Imagini's obligat a disparar a través de gabinets de presentació a la recerca d'una carpeta antiga amb un document important que cal resoldre una consulta al client.
Bé, trobar la informació que es mantingui dins d'un document en paper presentat pot ser gravable, frustrant i, sens dubte, redueix la velocitat. Tanmateix, quan escaneja els documents antics i els emmagatzema en una base de dades electrònica, pot fer que la gestió de documents sigui molt més simple i més eficient per a la vostra empresa.
$config[code] not foundQuè és l'escaneig de documents?
L'escaneig de documents, també conegut com a imatge de documents, es defineix simplement com el procés de captura d'una imatge digital d'un document en paper (o un microfilm).
"És com es converteixen els documents en paper en imatges de cerca electrònica, que poden ajudar molt al vostre procés empresarial", va dir a Neil McKeever, un especialista en imatges de documents amb el servei de gestió i escaneig de documents basat en el Regne Unit, Kefron.
Tot el procés de conversió de documents físics en format digital també inclou l'escaneig i la captura de la imatge mitjançant el programari Optical Character Recognition (OCR). OCR reconeix intel·ligentment les imatges digitals i les converteix en documents de text per permetre la recerca de paraules clau dins d'un document.
"Quan es fa correctament, l'escaneig de documents pot canviar la forma en què el vostre negoci funciona millor i estalviar temps i diners", va afegir McKeever.
Beneficis empresarials d'escanejar documents
Segons McKeever, el treball declarat és ajudar els clients petits i corporatius a implementar i mantenir el seu sistema de gestió de la informació de la manera més eficaç i oportuna, hi ha una sèrie de raons perquè l'exploració de documents (o imatges) pot ser valuosa per al vostre negoci.
Explica sis avantatges clau de l'escaneig de documents per a empreses:
1. L'escaneig de documents estalvia temps i diners
Amb un fàcil accés a tots els vostres fitxers i documents al clic d'un botó, vostè o el vostre personal no hauran de perdre el temps buscant a través de caixes i fitxers per intentar localitzar el document que necessiteu. No rebràs personal per una tasca que podria trigar unes hores en completar en qüestió de segons.
2. L'escaneig de documents millora el vostre servei d'atenció al client
Amb imatges de documents, podeu digitalitzar totes les parts d'un fitxer i indexar-lo amb una sèrie de metadades. Això vol dir que si necessiteu una informació específica -com ara un número de factura-, la podeu trobar a l'instant. Això és especialment útil si voleu satisfer les necessitats dels vostres clients el més aviat possible.
3. Escaneig de documents redueix l'espai d'emmagatzematge
En convertir tots els documents físics als fitxers digitals, ja no haurà d'emmagatzemar-los on estiguin a prop. Es poden emmagatzemar i enviar per a llocs segurs i dedicats, alliberant espai a la vostra oficina per a coses més importants i reduint els costos associats amb l'emmagatzematge de fitxers en paper.
4. L'escaneig de documents millora la seguretat
Com que no necessiteu aquests fitxers en paper, podeu conservar-los en instal·lacions dedicades d'emmagatzematge que tinguin protocols de seguretat destacats. No haurà de preocupar-se per la seguretat a la seva oficina, ja que tots els fitxers digitals i còpies de seguretat es poden emmagatzemar de forma remota en servidors altament segurs.
5. L'escaneig de documents us permet compartir i col·laborar
Una altra gran avantatge dels fitxers digitals sobre paper és compartir documents. Diversos col legues poden accedir al mateix document quan sigui necessari, reduint el temps perdut una vegada més, on els fitxers de paper s'han de passar d'un departament a un altre.
6. L'escaneig de documents us permet conèixer les normes de compliment
Finalment, podeu trobar que els procediments de compliment de la vostra indústria requereixen que mantingueu alguns documents digitalment, així com físicament. Posar una solució d'imatge de document segura i eficient ara pot estalviar temps i esforç per la línia.
Escaneig de la foto a través de Shutterstock
3 Comentaris ▼
