El sant grial de la gestió de projectes: estalviant temps i diners mentre encara es produeix un gran projecte de qualitat. És un objectiu que cada empresa vol aconseguir, però molts no ho fan per moltes raons. Tant si es tracta de manca de recursos, manca de pressupost o falta de coneixements, amb massa freqüència, les empreses permeten que els projectes vagin completament fora de control en l'abast, el pressupost o una de moltes altres maneres, els projectes solen sortir dels carrils.
$config[code] not foundAixí que, tan freqüent, el problema dels projectes fora de control i, el que és més important, quina és la clau per evitar-ho?
Com un projecte es converteix en un albatros
Fa uns quants anys, la Unitat d'Estratègia de Serveis Europeus va fer un estudi per determinar quants projectes van superar el pressupost i el que va costar les empreses a la llarga. Les seves troballes van ser més extremes del que es preveia:
- Valor total dels contractes: $ 47,65 mil milions de dòlars.
- Els excedents de costos van assolir els 14.540 milions de dòlars.
- El 57% del total de contractes (105) ha experimentat un sobrecost de costos.
- El 33% del total dels contractes (105) va patir importants retards.
- Es va finalitzar el 30% del contracte total (105).
Un estudi semblant publicat per Harvard Business Review, que va analitzar un total de 1.471 projectes de TI, va trobar que l'excés mitjà va ser del 27%. Mentre que això només és substancial, l'estudi va trobar que un de cada sis projectes va superar el seu pressupost en un 200% i va superar els seus horaris en gairebé un 70%.
Quina va ser la causa d'aquests problemes? L'estudi HBR va trobar que una sèrie de factors eren culpables. Però molts d'ells van baixar a una mala planificació ia la manca d'informació. Algunes empreses van subestimar greument el cost i el temps que comporta un projecte determinat. Uns altres van comprar el seu propi estoc de màrqueting, simplificant el que hi havia implicat i sobreestimant les seves pròpies capacitats.
Trobar el mitjà feliç
No cal dir que una bona planificació de projectes és imprescindible. Però què significa exactament això?
Tot i que els objectius elevats poden ser bons en la fase de la proposta, poden ser devastadors durant la vida del projecte. Com més gran sigui el projecte, més espai hi ha per assolir objectius excessivament elevats i el projecte ha superat les limitacions pressupostàries i de temps.
Però fins i tot amb la millor planificació, es produeixen coses imprevistes. Això podria ser qualsevol cosa a partir d'un canvi d'abast sol·licitat pel client a canvis imprevistos en el mercat que requereixen ajustament.
Una de les millors maneres de reduir els costos del projecte i la mala planificació pressupostària pot ser simplement seguint el temps i les despeses per projecte per als empleats implicats. En fer-ho, els administradors de projectes obtenen una estimació més precisa de l'abast del projecte i el que es gasta en relació amb el temps del projecte i les despeses reals del projecte. El temps de seguiment també pot revelar quins empleats poden requerir una mica d'ajustament o més orientació per acabar el projecte amb habilitat.
Molt sovint, un projecte excedeix els seus objectius abans que més tard. Malauradament, molts directors de projectes segueixen cegament el rumb esbossat i fan molt poc anàlisi per assegurar-se que els objectius intermedis s'originin amb objectius pressupostaris i de programació. Si heu aconseguit el 10% dels objectius del projecte, però ha consumit el 15% del pressupost, no hi ha cap raó per creure que aquesta tendència canviarà sense intercedir i fer ajustos. Sense fer ajustaments, es podria esperar que en un 20% del treball, el projecte hagi consumit el 30% del pressupost, etc. A aquest ritme, en el moment de realitzar el projecte, haurà costat el 150% del pressupost assignat.
Algunes pautes a tenir en compte
Amb cada projecte, és fonamental que s'hagin establert fites per avaluar el progrés realitzat i veure com aquest progrés es combina amb els paràmetres i objectius del projecte. Com més aviat això es faci, es descobriran els possibles problemes i es podran fer ajustos per mantenir el projecte en blanc.
No oblideu mantenir-vos en contacte regular amb els empleats del projecte en cas que necessiteu una mica d'aclariment al llarg de les fites. No només això manté el projecte en marxa, sinó que també afegeix una cohesió als esforços del grup.
Amb una bona planificació i seguiment diligent, la vostra empresa pot evitar ser una estadística desafortunada i aconseguir l'objectiu d'estalviar temps i diners mentre es lliura un producte o servei de qualitat.
Foto de la reunió a través de Shutterstock
2 Comentaris ▼
