Tanmateix, aquests sistemes generalment pretenen "configurar-lo i oblidar-lo" tipus d'ofertes. Això pot ser enganyós i pot donar lloc a expectatives poc realistes, així com a estratègies d'implementació defectuoses.
Afortunadament, és possible obtenir un gran valor dels sistemes d'automatització sempre que entengui els seus avantatges i les seves limitacions.
És important entendre quins processos es poden automatitzar de manera fiable dins de la vostra empresa. Aquests poden incloure la nòmina, la facturació, la comptabilitat de costos, la supervisió d'infraestructura de TI, el màrqueting relacionat amb Internet, la gestió de clients potencials i de participació, el seguiment de la intel·ligència competitiva i molts altres. El truc és determinar quins processos, si són automatitzats, proporcionaran el major valor per a la vostra empresa en particular.
Un mètode per determinar aquest valor implica un seguiment atent del temps dels empleats per determinar si els empleats estan gastant grans quantitats de temps en processos que poden ser fàcilment automatitzats. En casos com aquests, la implementació d'un sistema automatitzat sovint proporciona un elevat rendiment de la inversió reduint el temps dedicat a les activitats tedioses mentre allibera els empleats per treballar en altres tasques.
Selecció i implementació de programari específic per complir amb els requisits d'automatització és un tema massa ampli per cobrir completament aquí (aquí és on els consultors fan els seus diners).
Dit això, una vegada que heu determinat quins processos dins de la vostra empresa es poden automatitzar amb èxit, hi ha algunes pràctiques recomanades per a un programari d'automatització universal:
Funcionalitat d'integració
Assegureu-vos que la funcionalitat d'integració està present al sistema que trieu. Els programes empresarials moderns haurien de comunicar-se entre ells de manera que pugueu recollir, recuperar i manipular les dades, però, si ho consideren oportú.
Si un programa utilitza molts protocols de propietat, consulteu en un altre lloc programari que us agradarà als altres.
Longevitat
Un altre factor clau a tenir en compte a l'hora d'escollir programes d'automatització és la longevitat. Els programes de nínxols que són nous i relativament no comprovats en un entorn empresarial són arriscats, ja que poden no durar molt de temps. Per tant, fins i tot si el programa funciona com s'anuncia, es podria quedar atrapat quan es necessita una actualització i el negoci ha quedat sota.
Quan es tracta d'automatitzar processos empresarials clau, és prudent seleccionar entre programes d'alta qualitat que han superat la prova del temps. Les petites empreses sovint busquen Quickbooks, ADP i fins i tot Microsoft Dynamics GP per proporcionar les bases per a la infraestructura d'automatització. Tot i que aquests no s'ajusten perfectament a les necessitats de tots, cadascun mereix un aspecte acurat.
Monitoritzar i actualitzar
Finalment, tingueu en compte que fins i tot els sistemes d'automatització més avançats no es poden executar sense un seguiment regular i actualitzacions. En general, els programes s'han de revisar diàriament per garantir el bon funcionament perquè es pugui corregir ràpidament qualsevol problema.
Si el programa que trieu ofereix un contracte de manteniment, seria prudent invertir-hi. Els sistemes d'automatització han de ser reevaluats o actualitzats almenys dues vegades l'any. De vegades, un contracte de manteniment inclourà actualitzacions automàtiques de programari, que suposa un benefici molt valuós.
El programari canvia ràpidament, el que requereix un manteniment regular per garantir una integració fluida amb els processos diaris. Si descobreix que el programari està retardant o causant problemes fins i tot després d'actualitzar-se, definitivament hauríeu de considerar la possibilitat de buscar un reemplaçament. L'inconvenient d'implementar un nou programa d'automatització sovint es veu mitigat per l'augment de la funcionalitat que ofereix.
Els programes d'automatització poden afectar significativament la línia de fons de la vostra empresa, però és important no superar-los a la optimització. El vostre cotxe no us condueix a treballar i l'estufa no cuina els aliments per si sola. Només les persones poden executar un negoci. Quan el programari es deixa per executar, es produeixen coses dolentes.
Centreu-vos en la creació d'una estratègia sòlida d'implementació i manteniment i podeu optimitzar els vostres processos tot augmentant els vostres beneficis.
Easy Way, Hard Way Photo a través de Shutterstock
3 Comentaris ▼
