Què penses: tots subestimamos la importància del correu electrònic? Potser perquè es perd en el correu brossa, o per altres canals a Twitter, LinkedIn i Facebook? Una persona intel·ligent em va recordar recentment que el correu electrònic és la columna vertebral de les xarxes socials.
I en una publicació recent sobre etiquetes de negocis al Fòrum OPEN American Express, l'expert en negocis petits Steve Strauss va escriure:
"L'adreça de correu electrònic és ara la forma dominant de la comunicació empresarial i s'ha de tractar com a tal. Algunes polítiques uniformes ajuden a tots a mantenir el bon camí ".
$config[code] not found
Jo dic que fins i tot amb la "e" davant d'ella, encara és correu. És la vostra comunicació empresarial. No es tracta només de vendes. I la nostra immersió en comunicacions de text ràpida i descuidada no vol dir que no hem de prestar atenció als nostres propis correus electrònics. I si ho fas, i fes-ho, fas-ho bé. Crec que la meva llista aquí no és res que tots ja no sabem, però potser necessitem recordatoris. Espero que això ajudi:
1. Mantingui-ho curt. Estem tots ocupats. La majoria de nosaltres està rebutjant els nostres correus electrònics, buscant els punts clau i intentant entrar i sortir d'ells ràpidament. Mai he escrit res que no fos més útil quan es talla a la meitat de la longitud.
2. Feu que el tema sigui un resum. Això sembla obvi, però escanegi els vostres correus electrònics i trobareu que la majoria de les línies de l'assumpte són atropellades en el millor dels casos. Tenim fils que creixen com boles de neu lligades al tema del primer missatge, un tema que durant molt de temps ha estat canviat. Hem inclòs temes com titulars, tractant d'endevinar-nos a llegir més. No sona com un spammer. Descriviu el vostre missatge a la vostra línia de tema.
3. Comença i finalitza amb "tu". Aquest és un dels fonaments de l'escriptura comercial: adreça l'interès personal del vostre lector. Comenceu el vostre primer paràgraf amb la paraula "Tu" i incloeu alguna cosa com "em vau preguntar …" o "voleu …" o "heu esmentat" o "que necessiteu". Inicieu el vostre últim paràgraf amb "vosaltres" una altra vegada i feu ressaltar el vostre el lector sortirà de qualsevol cosa que us demani.
4. Només un tema per missatge. Trobareu que els vostres resultats reals de correus electrònics s'apropen quan trenqueu els correus electrònics en un sol missatge per a cada tema. Els missatges addicionals que vulgueu incloure són molt més probables de perdre's. Trenqueu els missatges.
5. Utilitzeu el to apropiat. Aneu amb compte i siguin correctes amb el to. El sarcasme, la paròdia i la ironia són difícils d'introduir en un text blanc i negre fred. Els tons són molt fàcilment incomprendidos. No escriguis mai un correu electrònic que pugui ser mal interpretat i reenviat a algú fora de context. Mai escriviu un correu electrònic que seria vergonyós si es cita.
6. No envieu còpies addicionals. És un missatge, no un arxiu o una volta. Tots odien aquestes còpies addicionals de coberta a la part posterior enviant un missatge de correu electrònic a qualsevol que pugui vagament haver-vos acusat algun dia de no haver enviat alguna cosa, ni manejava alguna cosa o seguit. Envia el teu correu electrònic a les persones a les quals està destinat i a ningú més.
7. Respecteu l'ortografia i la gramàtica. Utilitzeu com a mínim un verificador d'ortografia, però reconeixeu que, tal com es fa, els verificadors ortogràfics no capturen molts errors evidentment dolents. Utilitzant "allà" per "el seu", per exemple, o la confusió molt comuna d'apòstrofs i plural, com si cada paraula plural necessités un apòstrof. Proveu aquesta cerca de Google o el meu preferit personal, deu errors ortogràfics comuns a oatmeal.com. Aquests errors fan a les vostres comunicacions el que fa un gran tros d'espinacs a les teves dents.
8. Recordeu que no és privat. El correu electrònic de la vostra empresa pertany a l'empresa i el correu electrònic personal es pot trucar a la cort. Les persones que vulguin i saben com poden escoltar el correu electrònic. No escriviu mai al correu electrònic res que sigui vergonyós per a vostè o el seu destinatari, inadequat, intolerant, il·legal o estúpid.
9. L'adreça electrònica no és per als arguments. Les paraules enutjades no són biodegradables. No discuteixi mai en el correu electrònic. Baixeu pel passadís o agafeu el telèfon. Ho he après molt bé, pensant que la meva brillant utilització de l'idioma anglès podria, d'alguna manera, fer un punt millor del que puc amb la xerrada passada de moda. Mai ho fa. El correu electrònic gairebé mai guanya un punt o atura un argument. Gairebé sempre les coses empitjoren, no millor.
10. Recordeu aquests fils. La majoria del nostre programari de correu electrònic construeix correus electrònics llargs com els nens que componen boles de neu que baixen. Cada nou correu electrònic es recull a continuació a la seqüència. Hi ha algú que no hagi comès, almenys, una vegada que es va adonar-se amb molèsties, massa tard, que ha enviat per correu electrònic un llarg fil conductor que incloïa massa informació o un comentari vergonyós sobre algú en el camí. No ho odiïs quan això passi? I, a part d'aquest problema, només hi ha la senzilla inexistència d'informació inútil, ja que cada correu nou del fil inclou tots els correus electrònics anteriors. Penseu en la quantitat de fang que estem enviant a través del gasoducte. Cal recordar a tots els correus electrònics sobre tot el que s'ha dit en tots els correus electrònics relacionats?
