Els correus electrònics de treballs diplomàtics són senzills i educats, i s'esforcen per garantir que els destinataris no entenguin ni entenguin malament la informació. En escriure un correu electrònic diplomàtic, utilitzeu un llenguatge formal i precís i eviteu paraules emocionals. L'objectiu és utilitzar un llenguatge tàctil: paraules que retransmeten els missatges importants sense causar sentiments dolents.
Estableix el to
Establiu el to centrant-vos en com les idees, missatges o instruccions us ajudaran als vostres empleats. Reconeix qualsevol lluita relacionada amb el treball a què s'enfronten, com ara problemes tècnics o contratemps, i demana -en comptes de demanar- quan hi hagi alguna cosa que vulgueu o necessiti. Per exemple, si afegiu més personal a un projecte existent, escriviu: "Sé que aquest projecte ha posat una tensió addicional al vostre equip, així que he demanat a Jane Doe que us ajudi a l'edició de la còpia. Podria proporcionar-la un esborrany abans del cap de setmana? " El llenguatge diplomàtic té un to educat que intenta posar els destinataris a gust.
$config[code] not foundMantingui-ho professional
Eviteu assumptes personals, confidencials o sensibles, com ara informació salarial, problemes de personal o conflictes interns, en un correu electrònic diplomàtic. Només es discuteixen assumptes públics, suggereix la revista Inc. Sempre es tracti de problemes personals o confidencials presencials o per telèfon si no és possible una reunió presencial. Mai se sap quan es podria passar un correu a l'oficina. Utilitzeu salutacions professionals i tancaments, de manera que els destinataris saben que la correspondència és de treball, no de caràcter personal.Per exemple, inicieu el correu electrònic amb "Hola", "Salutacions" o "Bon dia", no "Hola", "Jo" o "A mi amics".
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingTrieu les paraules amb prudència
Centreu-vos en les afirmacions "jo", en comptes de "vostres", especialment quan esteu adreçant defectes, errors o correccions en un correu electrònic. Expliqueu les vostres declaracions, de manera que els destinataris obtinguin una comprensió clara dels vostres objectius i intencions. Per exemple, si voleu enviar un correu electrònic per a tota la companyia sobre la importància de complir els terminis, escriviu "Sempre ha estat el meu objectiu complir els terminis per mantenir una base de suport al client sòlida. La puntualitat i l'eficiència són dues de les meves prioritats principals., si us plau poseu-vos en contacte amb mi si es presenten situacions que podrien provocar dificultats en el termini ".
Ser directe i específic
Sigues honest i directe amb la vostra correspondència, de manera que els vostres companys de feina no han de llegir entre les línies o endevineu el que esteu tractant de dir. El llenguatge diplomàtic és tàctil, conciso i al punt. Elimineu en excés paraules, idees o pensaments que puguin confondre els vostres empleats o reduir el vostre correu electrònic. Per exemple, si voleu adreçar-vos a les infraccions del codi de vestimenta dels empleats en un correu electrònic als professors, escriviu "Si us plau, reviseu els requisits del codi de vestimenta al manual d'empleats. No hi ha pantalons curts, cistelles ni xancletes durant l'horari escolar". Adreça el correu electrònic a "tots els empleats", de manera que ningú no està assenyalat.
