Quan es tracta de processar la documentació, cap detall és massa petit per als procediments d'embarcament o les expectatives dels empleats. Però, quan ajuda a veure certes regulacions en format imprès? Vam preguntar a nou membres del Young Entrepreneur Council (YEC) la següent pregunta:
"Quins documents assegureu-vos de tenir còpies físiques de sempre útils a l'oficina i per què?"
A continuació es detallen els membres de la comunitat de YEC.
$config[code] not foundLes còpies físiques de documents tenen sentit per:
1. La nostra declaració de missió i valors corporatius
"El nostre equip va definir la nostra cultura en vuit inquilins anomenats" The Modify Way ", i des de llavors han estat a la paret. Aquest document descriu com els aficionats, els inversors, els socis comercials i els empleats poden esperar que l'equip de Modify actuï. En publicar-ho, podem mantenir-nos centrats i fidels a nosaltres mateixos. Fer-lo públic i destacat també ens obliga a avaluar i actualitzar a mesura que la nostra cultura creix ". ~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Proves de disseny
"Com a agència de marca i disseny, passem la major part del temps treballant en pantalles per a mòbils i web. Però sovint mirant pantalles per a infinites hores també resulta sentir-se com si estiguessis en un vòrtex. Imprimim qualsevol treball que fem per als clients, inclosos logotips, paletes de colors, filferros, pantalles d'aplicacions per a mòbils, etc., de manera que puguem obtenir un millor context i una experiència tangible per al treball més enllà de la pantalla ". ~ Sunny Bonnell, Lema
3. Rebuts de despeses
"Creieu-ho o no, moltes organitzacions encara necessiten còpies físiques dels rebuts per al reembossament, i escanejar un rebut i enviar-lo per correu electrònic simplement no ho faran. Per aquest motiu, guardo tots els rebuts de la còpia impresa en una carpeta fins que hagi rebut el pagament, i si es reenvia un rebut, em fa costum d'imprimir i posar-lo a la carpeta també ". ~ Alexandra Levit, Inspiració a la feina
4. Documents d'assegurança
"Mantenir còpies en paper dels documents d'assegurança, fins i tot si teniu una còpia digital, és especialment important quan apareixen problemes. Per exemple, si guarda els documents d'assegurança en un disc dur de l'oficina que més endavant es torna corrupte, pot ser difícil accedir a una altra còpia en un moment oportú. Tenir una còpia en paper de documents d'assegurança importants proporciona accés immediat durant una interrupció de la potència. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Pla estratègic de la nostra empresa
"El vostre pla estratègic és la guia de la vostra empresa per créixer i tenir èxit en el futur. Tots els empleats han de poder accedir i consultar el pla estratègic per assegurar-se que el que fan és moure la vostra empresa cap endavant.Quan els empleats saben associar-se a les seves tasques amb la vostra visió estratègica, la vostra empresa està en un sòl molt més sòlid. "~ Nicole Muñoz, Comença a classificar ara
6. Juntes de visió
"En aquest moment, tots els documents de la companyia són virtuals, asseguts al núvol entre diverses plataformes, incloent Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign i Podio. Els únics documents físics que alguns de nosaltres tenim a mà són les taules de visió creades a principis d'any. Aquests ajuden a recordar als empleats tant dels seus objectius empresarials com personals. Tot el contrari es pot accedir fàcilment al núvol. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Res
"Intentem fer tot electrònic i posar-lo en el nostre tauler. D'aquesta manera, els nostres empleats locals i remots poden accedir a tot. Tenim alguns cartells necessaris per al compliment del lloc de treball, còpies de seguretat de documents clau en línia en cas de desastre i rebuts en emmagatzematge. Però, en general, posem a la vostra disposició totes les nostres idees, materials i documents bàsics perquè l'equip accedeixi ". ~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Qualsevol cosa relacionada amb l'impost
"Vaig posar gairebé tot a discs durs xifrats i al núvol, però l'únic que em nego a fer esquinçar o sacrificar còpies físiques és alguna cosa relacionat amb l'impost. Això significa rebuts, factures, contractes, declaracions d'impostos, declaracions, notificacions, etc. Emmagatzema còpies a casa i a la meva oficina en ubicacions segures i manteniu-ho tot ben organitzat de manera que sigui fàcil de mantenir. No ensopegues amb l'IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Cartells obligatoris legalment
"Els cartells de la legislació laboral no són els documents més emocionants, però el Departament de Treball dels Estats Units i el departament de treball estatal requereixen legalment que els empresaris publiquin de manera visible a l'oficina. Podeu utilitzar l'eina Assessor del Cartell del Treball per identificar els cartells que necessiteu o utilitzar una empresa de cartell de compliment. "~ Roger Lee, Captain401
Impressió de fotografies a través de Shutterstock
1
