Ningú vol aprendre sobre la mort de l'empleat, però quan ho feu, teniu un pla per a què us tractarà la vostra empresa i la vostra empresa. Aquest pla ha d'incloure una llista dels formularis que necessiteu enviar al beneficiari, la família o l'executor de l'empleat, i els passos que ha de seguir abans i després d'emetre el xec de pagament final de l'empleat. Les lleis estatals solen seguir les directrius federals, però comproveu amb el vostre estat per assegurar-vos-ho.
$config[code] not foundEn el moment del lloguer
Inclou una designació de forma beneficiària en la documentació de tots els empleats de nova ocupació. En completar aquest formulari, un empleat fa saber qui hauria de rebre el seu últim xec de pagament en el cas que mor quan hi treballa. Recordeu els empleats cada any per revisar el formulari per garantir que la seva informació és actual i es manté alineada amb els desitjos dels empleats. Si el vostre empleat no designa un beneficiari, pot emetre el xec de pagament definitiu a un executor o familiars, sempre que tingui la paperassa necessària, com ara una carta original de testamentari o d'administració, una còpia certificada del certificat de defunció i el W aplicable -9 Formulari.
Després d'aprendre de la mort d'un empleat
Després d'aprendre sobre la mort de l'empleat, prepara i envia un paquet d'informació a la família de l'empleat i / o designació del beneficiari. Aquest paquet ha d'incloure informació sobre els beneficis, els formularis que cal completar, els sobres de retorn pagats per correu electrònic, si és necessari, la informació de contacte i la informació sobre els salaris pendents i quan es pagaran. Notifiqui immediatament al departament de nòmines de la mort de l'empleat. Aquest departament haurà de congelar els salaris dels empleats i aturar qualsevol dipòsit directe en el lloc fins que rebi la documentació necessària, que inclou un certificat de defunció i un formulari W-9 per al beneficiari o la propietat. El departament de nòmines també ha de calcular l'import del saldo final, que hauria d'incloure salaris i altres tipus de pagament, com ara temps de vacances o temps de malalties acumulades, si escau. Si utilitzeu un servei de processament de la nòmina, és possible que hàgiu de proporcionar una còpia certificada del certificat de defunció de l'empleat abans de processar el xec de pagament final de l'empleat. Aquests passos són importants perquè un banc pot congelar el compte bancari del difunt, la qual cosa podria afectar la recepció de l'últim xec de pagament.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingProcessament del pagament final
Si l'empleat ha rebut però encara no ha cobrat un xec de pagament, haureu de suspendre el pagament al xec i emetre un nou xec per aquest import al beneficiari o la propietat de l'empleat. Si l'empleat es deu un xec de pagament per guanys pendents, envieu-lo al beneficiari o domicili de l'empleat. Comproveu les lleis estatals que regeixen les condicions especials que s'han de complir abans d'emetre el xec de pagament final.
Informar els ingressos a l'IRS
Per als salaris adquirits i pagats durant el mateix any natural que la mort de l'empleat, cal incloure els salaris en el Formulari W-2 de l'empleat i també informar l'import del xec de pagament final en el Formulari 1099-MISC al nom del beneficiari o executor.. Si els salaris es paguen després de l'any en què mor l'empleat, no emeti un W-2 al nom de l'empleat per a l'any en què emet el xec de pagament final. En lloc d'això, emet al beneficiari o executor un formulari 1099-MISC que inclou l'import del xec de pagament final. Podeu obtenir còpies d'aquests formularis de l'IRS, que també poden oferir orientacions addicionals sobre com completar i emetre aquests formularis.
