Un dels majors reptes que s'enfronten moltes companyies en intentar mantenir-se en conformitat amb certes regulacions governamentals està implementant correctament el programari de seguiment del temps. Amb una gran quantitat d'opcions, incloent-hi tecnologia baixa i alta tecnologia, pot ser un repte determinar el programari adequat, els mètodes adequats i les millors pràctiques per implementar-se a tot l'empresa.
A continuació, feu un cop d'ull a algunes de les millors pràctiques de fulls de temps que inclouen algunes de les pràctiques més bàsiques i importants per trobar el programari de seguiment del moment adequat per a la vostra organització.
$config[code] not foundImplementar el seguiment del temps des de dalt, avall
Res no pot desmoralitzar els empleats més que sentir que hi ha un doble estàndard, especialment quan es tracta de seguir el seu temps. Quan el cap no només promociona el seguiment del temps, sinó que ho fa servir, això ajuda a emfatitzar als empleats la importància del seguiment del temps per a tots els implicats.
Hi ha moltes maneres creatives de responsabilitzar a tota l'organització. L'agència d'anuncis Colle + McVoy implementa no només un sistema de fulls de temps, sinó una solució de programari que permet obrir tots els divendres una nevera de cervesa per a tota la companyia, sempre que tots els fulls de temps dels empleats s'envien a temps.
Segons Adweek:
"Colle + McVoy ha construït una màquina meravellosa anomenada TapServer: un sistema de desplegament de cervesa multi-keg que utilitza programari RFID i programari personalitzat per verificar si ha deixat de ser un git deixat, ha acabat els fulls de temps i ha obtingut la seva pinta gratis.. "
Sobretot amb alguna cosa que pot ser impopular com el seguiment del temps, saber que el cap valora prou com per fer-ho ells mateixos i aplicar les mateixes regles per a tota la companyia pot ser una poderosa motivació perquè tothom pugui fer la seva part.
Ofereix la formació necessària
La comunicació és tot. Assegureu-vos que tothom entengui el que està involucrat en el seguiment del temps necessari pot canviar la manera en què els vostres empleats responen a les vostres noves polítiques de full de temps a passos superiors. Malgrat les bones intencions d'un empleat, si no entenen el que està involucrat, pot provocar errors i perdre informació sobre fulls de temps.
Això és especialment important per a les empreses que treballen amb agències governamentals, tenen tipus d'empleats horaris o salarials, o qualsevol altra organització que tingui requisits estrictes de seguiment del temps. L'entrenament adequat sovint pot significar la diferència entre complir restants i perdre un contracte valuós per complet.
Automatitzar tot el procés
DCAA News és una organització que proporciona informació als contractistes que busquen convertir-se en contractes governamentals compatibles amb DCAA. Com que el manteniment del compliment de DCAA requereix un seguiment precís del temps, val la pena assenyalar una de les recomanacions que DCAA News fa:
"… Ompliu qualsevol forma de comptabilitat manual; faciliteu la vostra vida amb un sistema automatitzat de programari compatible amb DCAA. Aquests paquets de programari poden informar quines dades han de realitzar el seguiment, poden automatitzar les aprovacions, permetre que els empleats puguin accedir o sortir de qualsevol lloc, generar factures, fer descàrregues a QuickBooks, fer pistes per deixar temps, crear informes ad hoc extremadament detallats i proporcionar contrasenya protecció i així successivament. Aquests paquets de programari poden permetre als administradors als administradors sobre tasques més tangibles, alhora que poden veure dades de fulls de temps precisos ".
No només automatitzarà els vostres processos empresarials, sinó que també us ajudarà a mantenir les dades de la vostra empresa segures. Segons un estudi d'IBM, "el 95 per cent de tots els incidents de seguretat involucra errors humans". Sí, això és tot insanamente alt.
L'automatització dels seus processos no només mitigarà aquest risc de dades, sinó que també us ajudarà a mantenir-lo compatible, i sempre que hàgiu entrenat correctament el vostre personal per seguir aquests nous sistemes, la vostra organització podrà aprofitar al màxim el vostre sistema de fulls de temps.
Mou a empleats per hores
Mentre que els empleats assalariats poden sonar bé en teoria, a la pràctica, l'arranjament rarament funciona per empresari o empleat. És molt fàcil per a un empleat aprofitar el xec de pagament no orientat als resultats, mentre que molts empresaris intenten obtenir més del valor dels seus diners de l'empleat. El resultat sovint és una lluita de tir a la lluita en què la productivitat és la baixa definitiva.
April Dykman, escrivint per Get Rich Lentamente descriu alguns d'aquests desafiaments:
"En un altre lloc de treball, se'm va dir que estar amb salaris significava que" si tancem l'oficina primerencament, encara se't pagarà ". Però vam tancar l'oficina potser dues o tres tardes fora de l'any, i hi havia moltes, Molts esdeveniments que requereixen 8 + hores de dies. Un cop he posat un dia de 22 hores per a un esdeveniment particularment gran ".
Una solució molt millor és moure tots els empleats a pagar per hora, on cada part entén clarament el que s'espera i hi ha molt menys espai per poder aprofitar l'altre.
Registreu el vostre temps diàriament
Un dels errors més importants que molts fan és registrar fulls de temps al final de la setmana. Molts de nosaltres gairebé no podem recordar el que teníem per esmorzar ahir, i molt menys recordar i recrear treballs complets després del fet. Per mantenir bons registres i bones pràctiques, assegureu-vos que tots els membres de la companyia registrin el full d'ús almenys una vegada al dia.
A la inversa, per ajudar a facilitar-ho, assegureu-vos que el procés de gravació d'un full de càlcul no sigui tan complicat que és una tasca important per fer-ho. L'enregistrament d'un full de càlcul no pot trigar més d'uns quants minuts al dia.
Tot i que certament no són exhaustives, aquestes millors pràctiques són algunes de les més importants i, malauradament, ignorades.
Si la vostra organització pot implementar-los mentre el sistema de fulls de temps s'estigui implementant i pugui continuar comunicant-se amb claredat i eficàcia amb els vostres empleats, la vostra empresa funcionarà millor per a això.
Foto del cronòmetre a través de Shutterstock
7 Comentaris ▼
