Per què la funció de nòmina és una funció que ha de subcontractar

"… una empresa tenia una persona que realitzava totes les funcions de processament de la nòmina. La companyia ara està subcontractant les funcions com a conseqüència de pensar amb anticipació. Ells van optar per subcontractar les funcions per reduir el risc de no processar la nòmina, gestionar el creixement anticipant-se a l'augment de les responsabilitats de nòmina que es requereixen a mesura que creixi l'empresa i contracta més empleats i mantenir-se al dia amb la tecnologia, com ara targetes de pagament i dipòsit directe ".

L'ideal és que l'outsourcing aconsegueix tres objectius principals:

• Allibera temps i recursos per centrar-se més en el negoci principal.
• Li dóna accés a més tecnologia i coneixements per fer bé la nòmina.
• Redueix els costos i els riscos.

Anem a examinar cadascun d'aquests beneficis amb més detall i el que volen dir.

1. Enfocament millor en el negoci principal

La nòmina és una d'aquestes funcions crítiques que pot no augmentar directament les vendes. Però es fa malament, pot posar el vostre negoci en un món de ferides.

I sobretot, pot donar a conèixer el temps intern i l'atenció lluny de les activitats bàsiques.

Les empreses han de complir amb una àmplia gamma de lleis quan es tracta d'empleats, des de federals, estatals i locals. Es necessita molt de temps i atenció als detalls per tractar-los.

Hi ha els requisits legals evidents, com ara informes d'impostos i remeses. Hi ha requisits sobre la retenció d'impostos de la paga de l'empleat, i també el càlcul de la part de l'impost dels empresaris. En alguns casos hi ha requisits d'arxiu electrònic. També cal saber quan heu d'emplenar: a nivell federal, estatal i local.

Els impostos, però, són només el començament.

"Com a empresari, també haureu d'entendre les lleis salarials i horàries. Per exemple, cal saber quan se li demana que pagui hores extres ", va dir Andy Childs, vicepresident de Paychex, en una entrevista recent amb Small Business Trends. Paychex és un dels serveis de nòmina més grans del país, que atén gairebé 600.000 petites i mitjanes empreses. Les regles salarials i d'hores, segons Childs, poden ser altament tècniques.

A continuació, pot haver requisits d'informes de nous contractes, i els requisits d'estat sobre compensació per desocupació i assegurança de compensació dels treballadors.

Childs va destacar que un problema encara més gran és el inesperat obligacions temporals.

"És possible que hagueu reservat una certa quantitat de temps cada setmana per executar la nòmina. A continuació, obté una sorpresa inesperada en forma d'un avís de l'IRS. Però no és només que l'IRS us informa que us deu una multa. Ara heu de passar pels vostres registres i investigar per determinar si realment ha comès la infracció. De sobte, vostè està involucrat en una resolució de conflictes ", va dir Childs.

I mai passa en un moment convenient per a un petit empresari, va afegir.

2. Accediu a l'experiència i la tecnologia

Una altra raó per subcontractar és obtenir accés a l'experiència i la tecnologia.

Els empresaris han de fer front a gairebé 10.000 jurisdiccions fiscals federals, estatals i locals als Estats Units. Si bé la majoria de les petites empreses no han de complir amb cadascuna d'aquestes jurisdiccions, encara apunta a la complexitat de les lleis. I cada any s'apropen centenars de noves lleis i normatives.

Per a les petites empreses a la part més gran (50 empleats a temps complet o més), la Llei d'Assistència Accesible només imposa considerables informes i requisits de compliment. Quan se li va demanar un exemple, Childs va assenyalar IRS Forms 1094-C i 1095-C. Aquests formularis exigeixen als empresaris que certifiquin si oferien als empleats a temps complet l'oportunitat d'inscriure's en una assegurança que proporciona una cobertura bàsica mínima.

"Aquests no seran simples formularis per completar", afegeix Childs. (Paychex ha creat un centre de recursos en línia per a les obligacions de reforma sanitària a causa de la complexitat de la llei).

Tan important com l'experiència és la nova tecnologia. Els empresaris avui dia depenen de la tecnologia per operar de manera més eficient. A mesura que un negoci creix, els empresaris tenen més registres d'empleats per mantenir i també necessiten més informes. La manca de tecnologia es converteix en un obstacle per augmentar el creixement del negoci.

Els empleats també esperen tecnologia. Els empleats d'avui volen opcions com ara dipòsit directe i autoservei l'accés a la seva informació de nòmines en línia. Els empresaris que no poden proporcionar aquestes opcions poden tenir un desavantatge competitiu.

A més, l'explosió de l'ús dels dispositius mòbils està generant un nou nivell d'expectativa tecnològica. L'ús mòbil continua sent nen quan es tracta de nòmines, però "està creixent ràpidament a Paychex", va dir Childs.

Els empresaris utilitzen dispositius mòbils per cercar certs informes i buscar informació, com quant diners necessiten al banc en dates de nòmina, va assenyalar. Els empleats també comencen a utilitzar aplicacions mòbils per revisar els seus propis registres.

Childs espera que l'ús de mòbils de nòmina continuï creixent, ja que allibera els propietaris i directors de negocis per sortir de l'oficina.

"Amb les aplicacions de nòmina mòbil de Paychex, podeu fer gairebé qualsevol cosa des de la platja, si ho volieu", ha afegit Childs.

3. Reduir costos i riscos

La nòmina de subcontractació també pot ajudar a reduir costos i limitar els riscos. De mitjana, va dir Childs, les empreses paguen més que un 4 per cent els empleats a causa de les diferències entre el temps de l'empleat i un registre de temps precís.

"Solament amb una solució de registre de temps i assistència més precisa pot estalviar diners", va afegir. (Paychex té aquí una calculadora d'estalvi de costos).

A continuació, teniu les penes potencials per infringir informes i altres requisits. Segons les xifres de l'IRS, el 40 per cent de les petites empreses paguen una penalitat mitjana de 845 dòlars anuals per presentar una declaració final o incorrecta, va assenyalar Childs.

Avui hi ha solucions externalitzades per a empreses tan petites com un empleat, assenyala Childs. Les solucions són assequibles, a partir de menys de $ 50 al mes per a petites empreses, segons les necessitats.

Un bon proveïdor de nòmines ofereix capacitats que van més enllà del que podeu fer pel vostre compte. Si abans no heu considerat una solució externalitzada, feu que aquest any sigui l'any que canvieu. Li lliurarà la tranquil·litat com a propietari i alliberi el temps a la vostra empresa.

Consells per triar un proveïdor de nòmina externs

Si està pensant en outsourcing de nòmines, és una indicació que hauríeu de mirar la tres punts típics Voldria veure quan trieu qualsevol tipus de proveïdor:

• preu
• servei
• reputació

Però pel que fa a la nòmina, hi ha altres punts a tenir en compte:

Seguretat i fiabilitat del proveïdor

Esteu oferint al vostre proveïdor de nòmines els noms, les adreces, els números de seguretat social i els números de compte bancari dels vostres empleats. Estàs oferint un poder per fer presentacions en nom vostre.

Aneu amb un proveïdor que sigui financerament fort, amb bons controls en el lloc.

En cas contrari, podeu trobar la vostra empresa en unió, com ara algunes empreses de Carolina del Sud després que un petit proveïdor de nòmines de gestió familiar es va encarregar de robar $ 11 milions de clients.

El 2014, els clients de Employee Services Net es van sorprendre per descobrir que el proveïdor de nòmines havia utilitzat els seus diners per finançar estils de vida personals, en lloc de remetre'ls a les autoritats tributàries. Aquests clients, tots els petits negocis, es van trobar davant de l'acció de l'IRS. Per què? Perquè en última instància, l'empresari és responsable, fins i tot si el proveïdor de nòmines roben d'ells. (L'IRS té consells per protegir la vostra empresa si externalitza la nòmina).

Seguiment de serveis de registre de registres com el vostre

El proveïdor de nòmines té un historial raonable de servir a les empreses la vostra mida? El proveïdor té experiència en la vostra indústria?

Oferta de serveis complementaris

Tingueu en compte els serveis més amplis que necessiteu a mesura que el vostre negoci creixi, com ara els beneficis i els serveis de recursos humans. La companyia de nòmines serà capaç de proporcionar-los?

Capacitats de compliment normatiu

El proveïdor de nòmines té els recursos per mantenir-se al dia amb les creixents lleis i regulacions sobre l'ocupació, la salut i els impostos?

Tecnologia

Avalueu la tecnologia de l'empresa de nòmines, inclosa la seva disposició mòbil. És la companyia de nòmines que inverteix en noves tecnologies? Poden mantenir-se al dia amb la tecnologia, ja que creix la demanda d'aquest en l'empresari i el costat dels empleats?

Interfícies de comptadors

El seu comptador pot accedir fàcilment a la seva nòmina i registres relacionats amb finalitats de reconciliacions i presentacions fiscals?

Imatge de nòmina a través de Shutterstock