Expliqui'ns si això sona familiar. Necessiteu que tothom pugui assistir a una gran reunió o obtenir una conferència telefònica, cosa que significa que tots estaran lluny dels seus escriptoris durant unes hores. La reunió és important, però també ho és el treball que la reunió interrompre.
Hi ha maneres d'atendre les dues necessitats en el treball. A continuació es detallen els consells sobre com organitzar reunions mentre es manté la producció en marxa, millorant l'eficiència, l'automatització i l'ús de la tecnologia.
$config[code] not foundEficiència
- Revisa els teus processos interns. És possible que tingueu algunes tasques que formen part de la rutina diària que podeu fer. Una vegada que sàpigues el que són, pot separar tasques importants d'aquelles que ja no són necessàries.
- Delegat. Assegureu-vos de comunicar-vos amb el vostre equip sobre el que poden fer per ajudar a racionalitzar els projectes. Coneix el que pots fer tu mateix i el que requeriràs reforços.
- Prengui pauses. Això pot semblar contradictori, però de vegades cal deixar de treballar per continuar treballant. Com diu Forbes: "Quan es tracta de sedentarisme, l'enzim lipoproteïna lipasa (LPL), responsable de trencar greixos al corrent sanguini i convertir-la en energia, disminueix significativament, provocant la formació de cèl·lules grasses. En resum, la manca de moviment és igual a la disminució de l'energia ".
- Planifiqueu el vostre dia per dinar. Molts de nosaltres som més nítids al matí, així que utilitzeu aquest temps per treballar, que requereix una anàlisi i pensament profunds. Escriviu informes i números de descomposició tan aviat com seureu. Després del dinar, quan hagueu refugiat, concentreu-vos en coses que requereixen que interaccioneu i compartiu idees, com ara reunions i trucades de conferència.
- Fer una llista. Poseu tot el que necessiteu per fer en ordre de prioritat i el temps que prendrà. A mesura que marqueu cada tasca, podeu descobrir quines hores del dia són les més productives.
Automatització
- Automatitzar les tasques de les xarxes socials. Hootsuite és probablement el més conegut, però també hi ha moltes altres aplicacions i eines de mitjans socials. Per exemple, Buffer us permet programar les publicacions d'acord amb un patró específic. Per tant, si volgués, diguem, els dies laborables a les 10 a.m., Buffer us pot ajudar a fer-ho. Una altra plataforma, Dlvr.it, us permet sincronitzar el vostre lloc amb Facebook, Twitter i LinkedIn.
- Creeu plantilles per a documents utilitzats habitualment. Suposem que envieu el mateix tipus de factura o carta cada setmana. Podeu estalviar temps creant una plantilla per a això, i només cal que ompli els noms, dates i números corresponents.
- Utilitzeu calendaris en línia al núvol i compartiu-los. Assegurar-se a les reunions pot trigar el temps, però també ho poden programar. Al deixar que els vostres col · legues i els vostres clients sàpiguen què faran i quan ho faran, podeu desar molts correus electrònics i trucades.
- Automatitzar el seguiment del client i tasques similars. Després de revisar els processos interns, és possible que hi hagi un nombre de temps que repeteixi el temps perdent les tasques que podeu automatitzar en 30 minuts o menys.
- Creeu respostes de correu electrònic "enllaunades" per a correus electrònics que requereixin la mateixa resposta una vegada i una altra. D'aquesta manera, no cal que escrigui el mateix correu electrònic cada vegada que respongui. O millor encara, si se us demana una i altra vegada la mateixa pregunta, creeu una pàgina o document de preguntes freqüents i publiqueu-la en línia o proporcioneu-la als vostres col · legues, de manera que les respostes són a la carta i es redueixen els requisits de comunicació.
Tecnologia
- Col·loqueu llistes de verificació al núvol per poder-les portar i compartir-les. Forgett us permet compartir-los o mantenir-los en privat, i fins i tot us permet afegir gifs animats. I Checkli té moltes de les mateixes característiques i us permet crear versions PDF de les vostres llistes.
- Familiaritzeu-vos amb les macros (també les dreceres). Programes com Microsoft Word tenen macros com una funció integrada que permet als usuaris realitzar tasques rutinàries automàticament. És fàcil crear-los i personalitzar-los. Alguns són prou fàcils (control per a i cursiva). Una vegada que tinguis un control sobre ells, estalviaràs temps mentre escric. Per obtenir més informació sobre com crear macros per a Microsoft Word, visiteu la pàgina d'assistència de Microsoft Office. I en l'esperit d'aquesta peça, guardeu aquesta informació com a document i compartiu-lo amb els vostres companys i personal per ajudar-los a racionalitzar les seves necessitats.
- Si voleu aprendre a fer plantilles en Word, Excel o PowerPoint, la vostra millor aposta és veure què ha de dir l'Oficina. A més, aquest article és útil perquè es centra en la col·laboració en equip.
- Utilitzeu un programari de comptabilitat per racionalitzar les tasques de facturació i facturació. No és necessari generar factures manualment per als clients que facturen la mateixa quantitat cada mes per al mateix servei.
- Feu ús d'etiquetes, carpetes i etiquetes a la safata d'entrada del vostre correu electrònic. Això ajuda a ordenar i organitzar elements, i més important, ajuda a recuperar ràpidament missatges.
Hi ha coses importants a les vostres reunions i no és una bona idea entrar-hi preocupada pel que us faltarà. Seguint uns quants consells sobre com organitzar reunions, podreu reduir algunes tasques més petites a l'oficina per centrar-se en les més grans a la sala de juntes.
Imatge de la reunió a través de Shutterstock
Més informació a: Sponsored 2 Comentaris ▼
