Mantenir-se organitzat és fonamental per assegurar-vos que l'oficina funcioni sense problemes. Com a assistent executiu, sovint es busca mantenir eficient l'oficina i, si no esteu preparat, les coses es poden agitar. Se us demana que realitzi tasques cada dia, setmanalment i mensualment. Sense organització, és fàcil confondre's i oblidar els terminis importants.
Àrea de fer
Designeu una part del vostre escriptori com a àrea de "fer-ho" en lloc de tenir notes adhesives i paper a tot arreu. Col·loqueu els elements en una caixa o carpeta del vostre escriptori i consulteu-lo periòdicament durant tot el dia. Quan es completin les tasques, elimineu els elements de l'escriptori a una "carpeta acabada" o a un quadre per a la presentació. Al començament de cada dia, feu una llista completa de tasques del dia i poseu-la a la carpeta "a-do". Rasqueu les tasques a mesura que hagin acabat. Afegiu tasques a mesura que arribin i, al final, assegureu-vos que tot està completat.
$config[code] not foundSet dies
Assigneu dies per a tasques setmanals. "Podeu organitzar la vostra setmana perquè sàpiga, fins a cert punt, el que farà", diu Victoria Moran de la revista OfficePRO. Per exemple, trieu el dimecres com a dia de retallada i conserveu els papers que necessiten trituració en una caixa fins que arribi el moment. O bé, compte els diners petits els divendres. Això també pot funcionar amb activitats diàries. Moran suggereix retornar veu i correu electrònic en determinats moments per dia. (REF1) D'aquesta manera, no hauràs d'aturar el que fas amb freqüència durant el dia.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingCodificació de colors
L'ús de la codificació de colors us pot ajudar a organitzar el que cal fer i quan. "Tingueu en compte sempre les tasques que realitzeu i la freqüència amb què les feu", diu Judith Allen dels Secrets d'administració. (REF2) Codi assignant setmanalment un color com el vermell; donar tasques diàries de tasques blaves, mensuals, groc, etc. Col·loqueu les tasques en carpetes de codi i, seguidament, feu el vostre calendari i marqueu el que cal fer amb un quadrat de colors darrere d'ell. En calendaris electrònics, escriviu les paraules dels colors de la tasca si no podeu crear un quadre.
Comparteix la responsabilitat
Compartir responsabilitats és una part essencial per mantenir-se organitzat. Pot semblar difícil, ja que sou la persona a qui se li delega la majoria de les tasques, però es pot fer. De vegades, la puntualitat de la vostra tasca depèn de les accions dels vostres supervisors i companys de feina. Si esteu a càrrec d'equilibrar el llibre, feu que els vostres companys de feina tinguin una data límit per activar-los. També els calgui tancar cada control que prengui del llibre. Si el cap fa un viatge, escriu-lo o doneu una llista de verificació del que cal fer. A continuació, doneu-li una còpia de la llista per assegurar-vos que estigueu tots dos a la mateixa pàgina. A més, feu que els col·laboradors carpetes especials converteixin tots els rebuts en efectiu en una mateixa carpeta. D'aquesta manera, no caldrà que caigui cap a ningú quan arribi el moment de conciliar el calaix.
