L'objectiu primordial de l'administrador d'una oficina és assegurar que la funció administrativa de l'empresa afavoreixi els objectius de l'organització, tant si es tracta d'una empresa sense ànim de lucre o d'una empresa sense ànim de lucre. Les seves responsabilitats com a administrador d'oficines inclouen supervisar operacions d'oficina, dissenyar i implementar polítiques d'empresa, preparar nòmines, mantenir registres de clients i empreses, i gestionar personal. També es pot esperar que organitzeu sistemes de presentació de fitxers electrònics i de paper, superviseu els inventaris i ajudeu a mantenir els pressupostos anuals. Els administradors d'oficina s'anuncien a la direcció superior i els informen sobre les necessitats i inquietuds de l'oficina.
$config[code] not foundComunicació d'empleats
Un dels objectius principals és garantir que el personal administratiu i administratiu mantingui les seves responsabilitats laborals. És la vostra feina supervisar les tasques administratives diàries, com ara el manteniment de registres, la presentació, les transaccions financeres, l'inventari i la correspondència del client. Heu de comunicar-vos amb els empleats de tots els departaments per assegurar-vos que tothom tingui la mateixa pàgina sobre els objectius, les polítiques i els pressupostos de l'empresa. També notificarà als empleats dels anuncis de la companyia, els canvis en les polítiques, les reunions del personal, les mesures de seguretat revisades i el manteniment o la reparació de les oficines.
Operacions d'oficines
Vostè també és responsable de garantir que les operacions d'oficina funcionin sense problemes. Saluda els visitants i els dirigeix a les oficines o sales de reunions apropiades per eliminar els espais de treball congestionats. Comunica't amb els propietaris, empreses de serveis públics, serveis telefònics i proveïdors d'Internet per assegurar-vos que tots els sistemes d'informació funcionin correctament. Heu de gestionar els inventaris per assegurar que els subministraments d'oficina estiguin sempre disponibles per als empleats. Podeu examinar els equips d'oficina i realitzar un manteniment lleuger a les computadores d'oficina, de manera que funcionin amb eficàcia. L'objectiu principal és resoldre problemes administratius, de manera que els empleats puguin fer el seu treball amb promptitud.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingGestió de diners
Com a director d'oficina, el vostre objectiu principal és destacar-se a la gestió dels diners per garantir que l'empresa es mantingui dins de les seves limitacions pressupostàries. Heu de consultar amb els líders del departament per assegurar-vos que es compleixin les propostes pressupostàries. Podeu crear fulls de treballs financers que detallin els costos esperats dels subministraments, contractes i equips per a cada departament. Preparar pressupostos financers anuals, necessaris per cobrir les despeses d'oficina i altres costos operatius, de manera que la gestió superior pot prendre decisions financeres fiables.
Manteniment d'instal·lacions
També s'espera que mantingueu un bon servei a les instal·lacions per garantir que siguin segures, segures, netes i ben conservades. Heu de garantir que l'oficina tingui plans d'evacuació d'incendis aprovats per la ciutat, suficients extintors d'incendis i kits de primers auxilis. És responsabilitat vostra assegurar als empleats que no hi ha riscos per a la salut, problemes mediambientals o problemes de seguretat als espais de treball de les oficines. També cal programar les reparacions en equips malfuncionats, inclosos els sistemes mecànics i elèctrics i les computadores, i contractar netejadors professionals per a sanejar àrees de treball. Esborreu els plans d'evacuació, els documents de treballs emesos per l'estat i les polítiques de l'empresa a llocs visibles de tota l'oficina, de manera que els empleats estiguin informats sobre els procediments d'emergència i les regulacions importants.
