Memos: curts per memoràndum, són gairebé els mateixos que les lletres. Una diferència principal entre ells és que les lletres transmeten informació a persones que no pertanyen a una organització, mentre que les notes solen escriure's a les persones a l'interior. Una altra diferència entre lletres i notes és el format. Una carta fa servir una salutació ("Estimada senyora") i un tancament ("sincerament"); una nota no ho fa. Una nota sempre conté una línia de tema. Els mons poden ser formals o informals, depenent de qui els llegeixi.
$config[code] not foundContingut del pla
Indiqueu els punts que heu de fer a la memòria i escriviu la informació necessària per donar suport a aquests punts. Incloeu informació de fons que calgui per donar a un context un tema.
Sol·liciteu la informació. Si el tema és complex, desagradable o controvertit, el context de fons probablement hauria d'anar primer. En cas contrari, comenci per la idea principal.
Comproveu que no heu deixat de donar suport o la informació principal.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingRecopila documents de suport que necessiteu de referència mentre escriviu la vostra nota.
Format de la nota
Comproveu si la vostra empresa té un format preferit per als memos d'interinstitució. Algunes empreses fins i tot tenen formularis de memòria preestablerts. Utilitzeu el format preferit o preimprès si n'hi ha un.
Establiu els marges, deixant almenys un espai de 1 1/2 polzades a la part superior i inferior i un espai de 1 polzada a cada costat. El contingut de la nota s'hauria de centrar a la pàgina; si la nota és molt curta, els marges superior i lateral s'han d'augmentar.
Estableix l'estil del document de processament de text per bloquejar el format: alineat a la dreta, espai únic, amb un espai entre paràgrafs.
Crea un encapçalament
Escriviu els components de l'encapçalament per iniciar la memòria, un component per línia única. Cada component ha de seguir un còlon. Per exemple: Data: A: De: Assumpte:
Ompliu la informació del tema mitjançant un estil de títol. És a dir, totes les paraules del subjecte haurien de ser majúscules excepte articles, preposicions i conjuncions amb menys de quatre lletres, llevat que comencin o acabin el títol. Fixa el tema específic.
Ompliu les línies "Data", "A" i "Des de", alineant la primera paraula de cadascuna amb la primera paraula de la línia de tema. La data s'ha d'escriure amb un mes detallat - 4 de juliol de 2020, per exemple. Utilitzeu els noms complets per a les línies "A" i "Des de".
Creeu un encapçalament a la segona i posteriors pàgines si la memòria s'executa més d'una pàgina. Si la nota és per a diversos destinataris, utilitzeu una forma reduïda de la línia de tema, un espai únic i incloeu la data, després un espai únic i incloeu el número de pàgina. Si a una persona, podeu utilitzar un formulari alternatiu, incloent el nom del lector, el número de la pàgina i la data en una línia, el nom alineat a la dreta, el número centrat i la data alineada a l'esquerra.
Escriure el cos
Escriure un paràgraf introductori si el lector ho necessita per context. Aquest paràgraf dóna un historial, indica el problema que s'ha d'abordar en la memòria i / o actualitza la memòria del lector sobre les comunicacions anteriors sobre el tema.
Indiqueu la idea principal del memoràndum. Aquesta serà la línia d'obertura si no heu escrit un paràgraf introductori. Aquí anuncieu una política, una solució, una decisió, una recomanació, una troballa o un esdeveniment. Si no hi havia cap introducció, proporcioneu un context breu, per exemple, "Com hem parlat …" o "Des que la cafeteria ha estat experimentant línies llargues …"
Proporcioneu la informació necessària per explicar, donar suport o transmetre completament la informació que el lector necessita per entendre el tema.
Acabar
Proporcioneu notacions a la part inferior, com ara un "cc:" si envieu una còpia de la nota a algú a més de la persona que apareix a l'encapçalament.
Editeu la nota. Assegureu-vos que l'ortografia i la gramàtica siguin correctes, es desenvolupin idees i que el lector entendrà el que necessita dir.
Imprimiu la nota i inicialitzeu-la. Algunes organitzacions volen les inicials escrites al costat de la línia "Des de" al encapçalament. Uns altres volen les inicials a la part inferior. Consulteu la política de l'empresa.
Consell
Ja sigui que escriviu un memoràndum a un superior o un subordinat, a diverses persones o que informeu als altres sobre temes controvertits o no desitjats, mantingueu el to d'aspecte comercial i formal. Manteniu notes memorables, clares i fàcils de llegir.
Avís
Quan escriviu, tingueu en compte que els memos ja no són comunicacions temporals com abans. El contingut probablement romandrà indefinidament, es mantindrà en el registre com a registre de l'activitat de l'empresa i de la història. Així que escriviu amb la permanència en ment.
