El món empresarial sembla girar en un eix de reunions, però no totes les reunions són productives. Investigueu en la planificació d'una sessió productiva per assegurar-vos que les vostres reunions facin el treball. Doneu un cop d'ull al que necessiteu i qui hauria de participar.
Determineu l'objectiu i l'audiència
Establir un objectiu per a la reunió, i fer-lo breu i clarament declarat. Per exemple, creeu una breu llista de punts de bala que descrigui objectius específics. L'objectiu de la reunió pot ser comunicar informació important, prendre decisions, resoldre problemes o assignar accions. Un objectiu conciso i puntual ajuda a l'organitzador de la reunió a determinar qui ha de participar a la reunió. Feu una llista de convidats alineant cada objectiu amb els membres de l'equip, la presència dels quals permetrà assolir l'objectiu.
$config[code] not foundEstableix l'agenda
Establir l'agenda de la reunió basada en cada objectiu en l'objectiu. Si un objectiu és comunicar l'inici d'un projecte, estableixi un ítem del programa que identifiqui qui presentarà aquesta informació i com es compartirà la informació, com per exemple la presentació de PowerPoint. Si l'objectiu és assignar accions, estableixi un ítem del programa que descrigui com es realitzaran les tasques. Cada objectiu hauria d'incloure un o més elements de l'agenda alineats directament amb ell.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingSeleccioneu la data i l'hora
Seleccioneu una data i hora de reunió segons la disponibilitat del líder de la reunió i els convidats més crítics. Com més gran és la llista de convidats, més difícil és trobar un dia i hora quan tothom estigui disponible. Accepta un temps que s'adapti a tants horaris com sigui possible. Abans d'establir el temps, pensa en les zones horàries. Si alguns convidats participaran per telèfon o per Internet, consideri la seva jornada laboral i la vostra. A les 1 a.m. La reunió a l'hora estàndard de l'est és una reunió de migdia a l'hora estàndard central. Aquesta mateixa reunió és a les 2 a.m. a Tòquio.
Trieu la ubicació
Trobeu una sala de conferències que permeti aconseguir tots els temes de l'agenda. Trieu una habitació prou gran o petita per adaptar-vos còmodament al nombre de persones que esperen assistir. Una habitació amb capacitat per a 40 persones és una opció deficient per a una reunió amb 10 persones. De la mateixa manera, no vol que una multitud estrenyi tan estrictament que sigui necessari portar cadires addicionals.
Organitzar materials i incidents
Si s'esperen presentacions, assegureu-vos que l'habitació està equipada amb un projector. Si no, feu arranjaments per portar un projector amb vosaltres, també assegureu-vos que hi hagi alguna cosa per projectar, com ara una pantalla o una paret blanca. No oblideu tenir en compte la disponibilitat d'altres incidents, com ara taulers blancs amb marcadors d'esborrat en sec, fitxes i telèfons mòbils per a participants externs. Per a reunions de diverses hores, organitzeu els aliments i begudes perquè els participants se centrin en el tema més que en els estómacs.
Notifica els convidats
Notifica als convidats dels objectius de la reunió, la data, l'hora i la ubicació amb suficient antelació perquè puguin preparar-se correctament. En la majoria dels casos, és preferible avisar com a mínim una setmana. Utilitzeu el programari del calendari del lloc de treball per enviar una cita de la reunió a tots els convidats. Molts programes alertaran als convidats uns minuts o pocs dies abans de la reunió, o personalitzaran les alertes a les vostres necessitats.
