Hi ha un projecte d'escriptura davant teu … i un full de paper en blanc. Amb una suor freda, vostè comença a pensar que pot ser més fàcil contractar un redactor (després de tot, no va entrar en el negoci per ser escriptor). Penseu de nou. Amb cinc passos senzills i una mica de pràctica, podeu ser el vostre redactor i reinvertir els diners que hauria invertit amb ajuda externa per al vostre negoci.
Per què l'escriptura empresarial és important
La raó per la qual escriure, o qualsevol tipus de comunicació empresarial, és important és la mateixa raó per la qual fem negocis: crear resultats empresarials positius. L'escriptura empresarial efectiva pot promoure resultats empresarials positius de moltes maneres, incloent:
- Creació de valor per als grups d'interès
- Ajudar a alinear els grups d'interès amb estratègies i objectius de l'empresa
- Permetent que l'escriptor participi en l'aprenentatge continu
Els suggeriments d'escriptura a continuació milloraran la forma en què escriviu en qualsevol moment, des d'un correu informal a una proposta completa de l'empresa. (L'única cosa que variarà serà el temps dedicat a cada tasca d'escriptura).
Pas 1: Coneixeu el vostre públic.
Esteu comunicant-se amunt, avall o lateralment? El vostre públic és intern o extern a la vostra organització? Aquestes són les preguntes més bàsiques relacionades amb el vostre públic. Si us deixeu aquí a la vostra investigació, és probable que no tingueu prou informació per anar més lluny en el procés d'escriptura.
Conegui el vostre lector de la manera que pugui. Si és una persona específica, té un assistent que pot donar-vos una idea? Potser els informes directes de la persona us donin alguns suggeriments? Hi ha un perfil de la persona que us ajudarà a determinar els seus interessos i l'estil de comunicació? Si veneu o comunica la cadena de comandament, les respostes a aquestes preguntes poden ser un determinant crucial de si el vostre públic llegeix i actua sobre la vostra escriptura.
Preneu-vos un moment per considerar l'estil de comunicació preferit del vostre lector. Penseu en com es comuniquen amb vostè i amb altres persones. Volen que "arribeu al punt" o comencen preguntant com fa la vostra família? La saviesa predominant en la comunicació escrita nord-americana és arribar directament al punt; malgrat això; molts professionals de l'empresa prefereixen construir una relació primer, i no llegiran el seu correu electrònic si se senten devaluats per la comunicació que salta a l'empresa. Conèixer el vostre públic significa saber on posar el vostre punt principal: al principi o al final.
El més important per recordar quan es considera el vostre públic és saber què els importa. No hi ha res de dolent amb la pregunta: "Què hi ha per a mi?" Si no ho està demanant en nom del vostre lector, el vostre missatge pot passar per alt.
Pas 2: Decideix sobre el canal de comunicació.
Una vegada que coneixeu el vostre públic, podeu prendre una decisió informada sobre el canal que voleu utilitzar. Els canals o els modes de comunicació es poden dividir en interns o externs, formals o informals. De nou, aquest és només el primer pas. Penseu si el lector passarà la vostra informació. Si és així, a qui passarà? Aquestes preguntes l'ajudaran a decidir si necessiteu un fullet, carta, memòria, correu electrònic o un altre tipus d'escriptura comercial.
Un exemple: Anem a escriure al nostre supervisor per convèncer-li que s'ha de posar en marxa una nova política per sol·licitar el pagament del temps de pagament. Atès que es tracta d'una sol·licitud interna més formal, utilitzarem un format de memòria. El memoràndum s'escriurà de manera que el supervisor pugui dirigir-lo al director de Recursos Humans per al debat.
Pas 3: Verbalize l'acció desitjada.
Durant els tallers d'escriptura empresarial, els participants sovint comprenen l'audiència i el canal de comunicació, però en el punt on han d'identificar el seu objectiu general, creuen que "vull que els llegeixi". Aquest objectiu no arriba a la finalitat del negoci. escriure - per canviar el comportament. Verbalizar el que vulguis del lector encoratja una acció específica. Voleu que el lector segueixi una nova política? Vols que demanin una oferta d'exhibició o prova? Està suggerint un canvi o fer una sol·licitud que necessiti una acció immediata?
Si no estàs clar sobre l'acció ideal que resulta, el vostre lector no estarà clar, i és menys probable que actuï. A la inversa, tenint una idea clara de quina és l'objectiu de la vostra comunicació, és més probable que convingui el vostre lector per actuar. El temps és essencial en l'escriptura empresarial. Només tens un moment perquè el públic sàpiga que el que has de dir és valuós i necessita acció.
Pas 4: Pensa com un reporter.
Igual que un reporter, respon als "Cinc W's" -quan, què, on, quan, per què (i com). Recordeu que l'escriptura empresarial és més clara quan arriba al punt. No proporcioneu història i detalls de fons "interessants" tret que es relacioni directament amb el que voleu que el lector faci.
Si teniu un lector que li agrada un detall considerable, considereu respondre les següents preguntes a l'escriptura:
- Per què es preocupa el lector?
- Com es beneficia el lector?
- Què ha de fer el lector?
- Quan ha de fer el lector?
- Què passa si el lector pren mesures?
- Què passa si el lector no ho fa actuar?
- Qui més es beneficiarà? Per què?
- D'on ve el lector per obtenir més informació?
Pas 5: tanca la venda.
Demana la venda al final de la comunicació empresarial. Sol·licita al lector l'acció que espera i quan l'espera. Aquesta és la tècnica de "tancament" que és més eficaç amb els EUA. Si escriviu per a un públic internacional, hi ha diferents passos; no obstant això, proporcionar un final convincent potenciarà la vostra comunicació.
Fem un cop d'ull a un exemple que utilitza els cinc passos del procés d'escriptura.
Per: Evan Datta Des de: Soma Jurgensen, x555 Data: 29 de desembre de 2010
Re: Augment de l'eficiència de les sol·licituds de temps de pagament (PTO) En una reunió de personal recent, em vaig emocionar pel vostre desig de millorar l'eficiència en els nostres processos per prioritzar el nostre temps i descobrir més equilibri laboral / familiar com a organització. Les vostres idees pensatives que el dia em van inspirar per oferir una idea meva. Si us plau, considereu aquesta nota com una sol·licitud de canvi en un procés que costi a la nostra empresa incomptables hores d'ineficiència i retruc. Armat amb aquesta sol·licitud de canvi, podeu afegir una altra tàctica per defensar la vostra estratègia de centrar-se en les persones mitjançant la racionalització dels processos. La política actual és que els empleats enviïn per correu electrònic el seu supervisor per a la PTO. El supervisor investiga el nombre de dies que l'empleat té i emplena parcialment un formulari perquè l'empleat completi i signi abans d'aprovar la sol·licitud. A mesura que la nostra empresa ha augmentat la quantitat d'empleats que informen a cada gestor durant la reestructuració de l'any passat, la demanda del temps dels gestors de les sol·licituds de PTO ha augmentat exponencialment. Amb un sol assistent, el director de RR.HH. està inundat amb sol · licituds de sol · licituds d'accionament de la PTO de treballadors individuals. El resultat és un temps considerable dedicat a la investigació i la satisfacció de les sol · licituds, la qual cosa ha generat nombrosos errors. Mitjançant l'ús de la companyia Intranet per distribuir els formularis i personalitzar el sistema HRIS amb els ingressos dels empleats, gran part de la recerca i els formularis podrien ser realitzats pels propis empleats. El nou sistema funcionaria de la manera següent: L'adopció d'aquest canvi de procediment permetrà obtenir temps per als empleats, directius i recursos humans. El temps estalviat es podria gastar en contacte personal amb els empleats que tenen més de preguntes rutinàries, millorant el servei d'atenció al client proporcionat per la RH. Continuar amb la política actual tindrà com a resultat perdre temps i recursos. Per obtenir més informació sobre les frustracions relacionades amb la política actual, l'assistent de recursos humans i jo estem disponibles per reunir-se després del primer any. Estem disponibles per proporcionar detalls específics que recolzin aquest canvi en una reunió amb el Director de RRHH. Aquest nou procés es pot implementar durant sis mesos, permetent a l'empresa beneficiar-se d'aquest any calendari (2011) i de destacar ràpidament la seva estratègia de centrar-se en les persones mitjançant la racionalització de la política. Us contactaré en una setmana del primer de l'any per aprofundir en aquesta oportunitat. Si teniu preguntes, mentrestant, poseu-vos en contacte amb mi a la meva extensió a la capçalera de la nota. Atentament, XXXX
Paraules de cloenda Recordeu-ho: fins i tot dedicant uns segons a organitzar els vostres pensaments amb aquest procés de cinc passos pot millorar el vostre treball, independentment del contingut. Després de cada pas d'inclusió mútuament, podeu permetre-vos, l'escriptor de negocis, facilitar una comunicació sòlida que tingui resultats positius per al vostre negoci.
