Durant molts anys, els fulls de càlcul Excel han estat un element bàsic tant en els cercles professionals com personals per organitzar, calcular i presentar dades.
Han estat una eina universalment funcional per a diverses aplicacions, com ara mantenir pestanyes sobre finançament de l'empresa i gestionar inventari.
No hi ha hagut un desenvolupament tecnològic únic que hagi pogut reemplaçar els fulls de càlcul com una oficina fonamental (a part de les actualitzacions en curs de Microsoft Office i competidors similars com Google Docs), de manera que els fulls de càlcul romanen en circulació activa.
$config[code] not foundPer a molts usos, els fulls de càlcul segueixen sent valuosos, però hi ha diverses ineficiències que impedeixen que siguin les potències que abans eren.
Raons per les quals hauria de deixar d'utilitzar fulls de càlcul
Si sou un fanàtic de fulls de càlcul dur, probablement estareu tremolant el cap a la idea d'abandonar-los. Tanmateix, hi ha algunes de les raons principals per les quals hauríeu de reduir la vostra dependència als fulls de càlcul en general:
1. Els fulls de càlcul són vulnerables als errors. Segons ID del sistema, gairebé el 90 per cent de tots els fulls de càlcul tenen errors. Pot ser una fórmula inadequada, un número incorrecte o un format ineficient que condueixi a interpretacions errònies. Per descomptat, això no és culpa dels fulls de càlcul inherentment: és culpa dels humans que els gestionen. Tanmateix, una sèrie de funcions de full de càlcul, com la senzillesa, la maleabilitat, la manca de controls i els saldos i la manca de comunicació fan que les persones puguin fer aquests errors. Com que els fulls de càlcul s'utilitzen sovint per a informació valuosa o sensible, fins i tot un sol error pot ser costós aquí, de manera que no val la pena el risc.
2. No hi ha cap regla de format clara. Excel us dóna tones d'opcions a l'hora de formatar les cel·les, les files, les columnes i, fins i tot, com es presenten els nombres i les dades al full. A la superfície, això sembla una característica excel·lent, però aquesta gran quantitat d'opcions significa que no hi ha cap norma clara sobre el que està "correcte" o "equivocat" per a aplicacions específiques. Hi ha algunes plantilles disponibles a Excel, però, de nou, no hi ha un format estàndard que tots els vostres empleats, socis i clients puguin seguir. El format que tingui sentit perquè no tingui sentit els altres, donant lloc a problemes de confusió i compatibilitat quan intenteu comunicar dades a una altra.
3. És massa genèric per ser rellevant per a la majoria de tasques. La potència dels fulls de càlcul és la seva versatilitat, però això també pot ser una debilitat. Els fulls de càlcul són una mena de "presa de tots els intercanvis, amo de cap". Són aptes per a realitzar diverses aplicacions diferents, però no són la solució ideal per a cap funció particular. A causa de la diversitat d'eines tecnològiques dissenyades específicament per a funcions individuals, els fulls de càlcul es distingeixen en pràcticament totes les aplicacions que penseu. És com anar a un restaurant especialitzat, en lloc d'un que ofereix una mica de cada cuina, aquesta especialització fa que el producte acabat sigui superior.
4. Només una persona pot utilitzar un full de càlcul a la vegada. Aquesta és una subtil, però forta debilitat dels fulls de càlcul. Només una persona pot treballar en un full de càlcul en un moment determinat. Fins i tot en les opcions de full de càlcul basades en núvol, en general, només una persona pot fer edicions actives, mentre que les altres treballen amb una còpia de només lectura. Això fa que sigui extremadament difícil per al vostre equip mantenir-se en una comunicació activa o continuada o col·laborar en un sol producte acabat. Al nostre món modern, amb treballadors remots i una tecnologia més sofisticada, necessiteu més solucions per a una gestió col·laborativa fàcil.
5. Les actualitzacions en temps real són impossibles. Segons Forrester Research, la transmissió de dades en temps real i les actualitzacions són algunes de les tecnologies emergents més importants en el comerç minorista (així com també altres indústries). Amb el volum d'informació disponible i l'escalada de les demandes dels usuaris, coses com el seguiment d'inventari i les dades del client s'estan iniciant en temps real per obtenir dispositius d'informació més ràpids i precisos. Els fulls de càlcul no són propicis d'actualitzacions en temps real, no es poden integrar a cap altre sistema d'actualització automàtica i, tal com ja hem vist, només un usuari pot fer canvis a la vegada. Les actualitzacions en temps real són molt més valuoses.
Què utilitzar en el seu lloc
Així doncs, hi ha moltes bones raons per deixar d'utilitzar fulls de càlcul, però això no fa que les vostres necessitats desapareguin. Encara ha de fer un seguiment de l'inventari. Encara necessiteu informar de finançament i és probable que necessiteu una manera senzilla de transitar els seus materials antics en un nou sistema. Què podria prendre el lloc dels fulls de càlcul?
La resposta simple és un programari especialitzat. Hi ha milers de tipus de programari de seguiment i gestió, alguns dels quals cobrixen moltes necessitats en general (com ara el programari de col·laboració d'equips) i alguns d'ells es redueixen a un nínxol centrat (com el programari de comptabilitat). La vostra millor aposta és triar un conjunt de serveis de programari, a la carta, que millor s'adapti a les necessitats específiques de la vostra empresa. No hi ha una solució d'una sola mida per aquí (per això els fulls de càlcul s'estan quedant obsolets), de manera que compreu-vos i consideri acuradament les vostres opcions.
Full de càlcul foto a través de Shutterstock
4 comentaris ▼
