Una de les responsabilitats dels membres del personal que treballen en diversos nivells de govern és escriure notes informatives per als responsables polítics, que utilitzen els memoràndums per educar-se sobre els problemes i guiar-los en la formació de protocols, procediments i lleis. Una memòria informativa és un resum conciso d'un assumpte o cas que presenta una crida d'acció al lector. Un memoràndum d'èxit convèncer al lector a actuar aportant proves concretes que són fàcils d'entendre i avaluar.
$config[code] not foundComenceu la nota escrivint "A:" i "De:" Insereix el nom del remitent i el destinatari després dels colons. A la següent línia, escriviu la data en què vau escriure la nota. Finalitzeu aquesta secció escrivint "Assumpte:" seguit del tema al qual es refereix el memoràndum.
Especifiqueu l'acció que voleu que el lector prengui la primera oració o paràgraf de la nota.
Mantenir l'atenció del lector mitjançant paràgrafs breus i succisos que no tenen més de 5 frases. Quan indiqueu els motius per prendre mesures, llista tots els motius en un paràgraf separat.
Utilitzeu proves empíriques per convèncer el lector de la necessitat del curs d'acció proposat. Per exemple, citeu estadístiques d'habitatge de baixos ingressos quan busqueu un canvi en una determinada política de zonificació. Eviteu generalizacions que no pugueu recolzar amb fets.
Escriure els cursos alternatius d'accions o polítiques, descrivint els avantatges i desavantatges de cadascun.
Eviteu expressions formals o innecessàriament formals, per exemple "segons la nostra discussió" i argot tècnica quan citeu fets i xifres. Utilitzeu un llenguatge senzill i directe que qualsevol lector pugui entendre.
Utilitzeu la veu activa, a diferència de la passiva, al llarg de la memòria per animar l'acció. Si coneixeu bé el destinatari del memoràndum, utilitzeu pronoms en primera persona com "I" i "nosaltres" perquè la gent té més probabilitats de fer alguna cosa per aquells que senten que coneixen personalment. Destaca aquestes connexions personals encara més utilitzant contraccions, com ara "jo sóc".
Reitereu la necessitat d'actuar al final de la memòria. Assegureu-vos d'indicar si hi ha un termini per a l'acció que cal complir.
Avís
Una nota informativa que supera dues pàgines de longitud es converteix en un informe, que és poc probable que el lector llegeixi immediatament després del rebut.
