Hi ha una responsabilitat que la majoria de petits empresaris probablement voldrien oblidar. Però és imprescindible que tothom tingui alguna cosa més gran que una única propietat. Aquesta és la vostra responsabilitat de mantenir registres als vostres empleats. Encara que aquesta no sigui la part més emocionant de fer negocis, és important.
Requisits de retenció de registres d'empleats
Els governs federal, estatal i local tenen diversos requisits a l'hora de mantenir una documentació precisa sobre la contractació i altres funcions de recursos humans per protegir els empleats i les empreses. Com a empresa, no poder mantenir aquests registres a la mà podria deixar-te obert a trameses il·legals de terminació o repercussions similars sense cap paperassa per defensar-te. Aquests són alguns dels requisits que el vostre negoci pot haver de satisfer quan es tracta de mantenir registres dels empleats.
$config[code] not foundManteniu registres de contractació durant un any
Quan vostè està contractant una nova posició, els estatuts federals com la Llei nord-americans amb discapacitat i el títol VII requereixen que no sigui discriminatori en el procés de contractació. Per tant, haureu de mantenir totes les sol·licituds, currículums i altres documents del procés de contractació durant almenys un any després d'omplir el treball en cas que alguna de les parts que no hagin rebut la feina decideixi presentar una demanda.
Guarda els registres de nòmines durant tres anys
Els registres de nòmines són essencials per assegurar-vos que els empleats es compensen amb força per les hores que han treballat i per assegurar-vos que el vostre negoci compleixi amb els requisits de les hores extres i els salaris mínims. La llei requereix que mantingueu aquests registres a la mà dels empleats no exempts durant tres anys. Tanmateix, els empleats també poden optar per presentar demandes si consideren que se'ls paga el pagament d'hores extraordinàries. Per tant, pot ser beneficiós per a vostè que els mantingui a la mà durant un màxim de cinc anys després de la seva resolució.
Manteniu els formularis I-9 durant un any després de la seva rescissió
Es requereixen formularis I-9 perquè les empreses demostrin que han verificat que un empleat és apte per treballar als Estats Units. Per llei, haureu de conservar aquests formularis tres anys després de contractar un empleat o un any després que finalitzi un empleat, la data arribi posteriorment. També heu d'emmagatzemar aquests formularis per separat d'altres registres de personal.
Conserveu la documentació de separació durant cinc anys després de la seva rescissió
Mantenir la paperassa relacionada amb la resolució o la separació també és essencial en cas que s'enfronti a qualsevol problema de resolució il·lícita. Mantenir cartes de renúncia i sortir de documents d'entrevistes a la mà durant tres anys després que el treballador deixi la paperassa de separació durant cinc anys.
Mantingueu Informes de Leave FMLA durant tres anys després de la seva rescissió
La Llei de la Llei de Medicina Familiar està aquí per assegurar que els treballadors elegibles rebin una indemnització no remunerada on la seva feina està protegida en cas d'incidència mèdica o familiar. Si un empleat presenta una sol·licitud d'abandonament de FMLA, haureu de mantenir aquesta informació en els vostres registres durant almenys tres anys després que aquest empleat formi part del vostre negoci, independentment de si s'ha concedit o no.
Mantingueu els formularis de prestacions de jubilació durant sis anys
Si proporcioneu avantatges de jubilació als empleats, haureu de mantenir aquesta informació a la mà durant almenys sis anys després que l'empleat surt o es rescindeixi, per la Llei de seguretat per a la jubilació dels empleats. A més, els tribunals han determinat que és responsabilitat de l'empresa demostrar que proporcionen suficients cobertures i beneficis en el cas que un empleat demandi, en comptes de la responsabilitat de l'empleat demostrar que la cobertura no era suficient.
Conserva els registres de prova de drogues durant cinc anys
En alguns casos, la verificació de fons i la informació de prova de medicaments poden quedar sota l'estàndard d'altres dades de contractació. Tanmateix, si la feina està relacionada amb el transport, es requereix que mantingueu registres de les proves de fàrmacs realitzades durant cinc anys com a part de les normes de seguretat del Departament de Transport.
Conserveu els registres d'impostos dels empleats durant quatre anys
Pel que fa als impostos relacionats amb els empleats, l'IRS recomana guardar registres durant quatre anys en el cas d'una auditoria. Això hauria d'incloure tots els salaris, pagaments de pensions, informació de consells, formularis W-2 i W-4, i qualsevol altra informació relacionada.
Mantingui els registres de seguretat i salut dels empleats durant cinc anys
La Llei de seguretat i salut laboral requereix que porti i mantingui registres de lesions i malalties dels empleats obtingudes en el lloc de treball, amb una breu descripció i qualsevol altra informació pertinent. Es tracta d'assegurar que els empleats disposin d'un entorn de treball segur i que es tracti qualsevol problema en conseqüència.
Mantingueu la informació d'assegurança d'atur durant un màxim de set anys
Els requisits de registre d'assegurança d'atur varien segons l'estat. Tanmateix, en alguns casos, és possible que estigui obligat a mantenir aquests registres entre quatre i set anys. Concretament, Washington D.C. obliga a les empreses a mantenir aquests registres durant set anys.
Mantenir contractes durant un màxim de cinc anys
Si treballeu amb contractistes independents o amb tercers, és possible que també hagueu de complir alguns requisits de manteniment de registres de l'estat. A Virginia, les empreses estan obligades a mantenir els contractes a mà durant cinc anys després d'un acord. I altres estats també tenen requisits similars d'entre tres i quatre anys.
Foto a través de Shutterstock
2 Comentaris ▼
