Una secretària realitza funcions administratives bàsiques. Normalment, per a una posició de secretària de nivell d'entrada, només necessiteu un diploma de batxillerat. Com a secretària, una persona haurà de saber com mantenir una oficina. Una persona ha de poder fer diverses tasques de manera eficient. Han de tenir grans habilitats escrites i verbals. Una secretària ha de tenir grans habilitats organitzatives i definitivament ha de saber escriure i utilitzar una computadora. Hi ha moltes coses que un secretari fa a l'oficina.
$config[code] not foundSalutació de la gent
Una de les coses més importants que un secretari ha de fer és saludar a la gent d'una manera agradable. Normalment, un secretari és responsable de saludar personalment a l'oficina. També saluden a la gent al telèfon. Un secretari ha de poder donar la informació correcta, prendre missatges quan sigui necessari i transferir trucades a les persones adequades a l'oficina.
Correspondència
Un secretari ha de tractar tot tipus de correspondència. Els secretaris formen i escriuen molts tipus de correspondència d'oficina. S'obre un secretari i ordena el correu. També envien correus.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingPreparació d'informes
Una secretària recull i analitza les dades. Recopilen informació de fonts proporcionades en un informe ben definit. Això significa que una secretària treballa en una computadora gran part del temps. Normalment, un secretari necessita conèixer la informació informàtica més actualitzada per poder fer bé la feina.
Presentació
Una secretària prepara la documentació per a la presentació. De vegades, un secretari s'encarrega de crear un nou sistema de fitxers. Els secretaris són sempre responsables de l'addició de material nou. Són responsables de mantenir organitzat el sistema de fitxers.
Compra
El secretari de l'oficina sol ser l'encarregat de comprar tots els materials d'oficina que s'utilitzen a l'oficina. Hauran de fer un seguiment del subministrament d'oficina. A continuació, han d'ordenar nous subministraments d'oficina quan s'estan esgotant. Un secretari també ha d'ordenar coses noves quan sigui necessari a l'oficina.
Còpia i fax
Una secretària sol ser la persona principal que utilitza la màquina copiadora. Són responsables de fer còpies de la paperassa a l'oficina. Els secretaris solen estar a càrrec de la màquina de fax. Envien faxos i fan un seguiment dels faxos que s'envien a l'oficina. A continuació, distribueixen els faxos a qui fos enviat el fax. Un bon secretari necessita saber com treballar una còpia i una màquina de fax.
