Com escriure una descripció de treball d'assistent administratiu

Les descripcions del lloc de treball de l'assistent administratiu han d'estar a la mida de les necessitats de la persona i organització que assistiran. Haurien de tenir un acurat pensament i planificació, especialment perquè es pot considerar un contracte legal. Una bona descripció ofereix una llista detallada de tasques pendents i punts de referència per a que l'assistent administratiu funcioni.

Contempla les categories bàsiques del treball. Aquests haurien d'incloure el títol (és a dir, l'assistent administratiu del vicepresident), el departament, el supervisor directe, les àrees generals de supervisió, les tasques, les condicions d'ocupació i les qualificacions.

$config[code] not found

Feu aclarir exactament qui l'assistent ha d'ajudar. Això evitarà possibles conflictes d'oficines en el futur. Si aquest ajudant serveix a un grup de posicions, deixeu-ho clar. Escriure per escrit si aquest ajudant s'utilitza completament a discreció d'un executiu. Indiqueu també la cadena de comandament i l'estructura d'informes adequada.

Definir les tasques principals. Aneu amb compte amb frases perezoses i captures per a la descripció del treball, com ara "totes les tasques necessàries". Sigues específic. Serà l'assistent administratiu programar els viatges, reservar allotjament, dictar-se, prendre minuts per a reunions, gestionar un horari de calendari, organitzar sistemes de fitxers o supervisar un altre personal auxiliar? Incloeu-les en una llista de bala amb cada bala començant amb un verb d'acció (mantenir, ordenar, supervisar, crear, definir, recordar, etc.).

Defineix les característiques necessàries per a un rendiment excel·lent. Aquests haurien de ser tan específics com sigui possible. Per exemple, demaneu experiència en Word, Excel i Photoshop en lloc d'alfabetització informàtica.

Establir un nivell adequat d'educació i experiència. Això s'hauria de basar en els deures específics requerits. Per a alguns càrrecs administratius-assistents, només cal un diploma de batxillerat. No obstant això, es pot desitjar un títol universitari en administració d'empreses o alguna altra formació oficial de secretaria. Per als assistents administratius d'alt nivell, l'experiència prèvia és imprescindible.