La clau per escriure un informe eficaç és només complir amb els fets. Centreu-vos en els detalls més importants. Els millors informes proporcionen una explicació clara i concisa del tema que es presenta. Molta gent creu que un informe ha de ser llarg i inundat amb detalls, però, en realitat, un informe eficaç s'adaptarà a la qüestió de manera concisa. Abans de començar a escriure l'informe, primer creeu una llista de tots els temes que necessiteu discutir. A continuació, podeu organitzar l'informe en funció d'aquesta informació.
$config[code] not foundDescriviu el vostre informe abans d'escriure-lo. Creeu seccions generals i, a continuació, divideix aquestes seccions en subseccions més petites amb títols descriptius i fàcils de seguir. Feu que el resum en una taula de continguts i inclogui la taula de continguts al principi de l'informe, de manera que el lector pugui fer referència fàcilment a la informació de l'informe.
Determineu el vostre públic. Qui llegirà aquest informe? Això l'ajudarà a decidir sobre el to de l'informe. Decidiu si és informal o formal. Independentment del to que utilitzeu, escriviu amb un llenguatge simple i senzill. Eviteu "parlar corporatiu", jerga i paraules grans.
Comenceu l'informe amb un resum executiu. Resumir els punts clau. Utilitzeu bales per simplicitat i per cridar l'atenció sobre els objectius principals de l'informe. Torna a aquest resum executiu després de completar l'informe per confirmar que heu capturat tots els detalls més importants.
Proporcioneu detalls específics de cada subsecció que esbosseu al primer pas. Divídelos en paràgrafs curts. Cada paràgraf no ha d'excedir de quatre o cinc frases. Eviteu descripcions detallades: indiqui el vostre punt, les estadístiques rellevants o les accions suggerides, i aneu a la següent secció.
Utilitzeu els visuals amb moderació per il·lustrar els vostres punts. Els gràfics, gràfics i fotos que admetin els vostres resultats ajudaran al lector a comprendre els conceptes.
Llegiu l'informe dues vegades després de completar el primer esborrany. Retalla paraules innecessàries i llenguatge redundant. Corregeix errors de gramàtica i ortografia.
Configureu el text de l'informe en una plantilla atractiva amb una senzilla coberta. Microsoft Office té plantilles d'informes gratuïts disponibles al lloc de Microsoft (consulteu Recursos). Encaseu l'informe en espiral perquè els lectors puguin accedir fàcilment a les pàgines.
Consell
Minimitzeu el recompte de pàgines si voleu que l'informe sigui eficaç.
No permeti que el lector es perdi o es intimidi per la durada de l'informe. Voleu que la gent llegeixi l'informe en la seva totalitat en comptes de simplement eliminar-lo.
Permet que un altre lector miri l'informe per assegurar-vos que transmeti efectivament els vostres punts.
