Si ha incorporat la seva empresa com S Corporation o C Corporation, la majoria dels estats requereixen que mantingui un registre acurat de les activitats de la companyia. Cada vegada que es reuneixi el Consell d'Administració, la vostra empresa ha de mantenir un registre en el fitxer per a finalitats de compliment normatiu.
Hi ha una llarga llista de possibles transaccions i resolucions que potser necessiteu mantenir registrades. Això pot incloure qualsevol cosa que abasti des de:
$config[code] not found- El nomenament d'un nou oficial.
- La renúncia d'un director.
- Compra d'assegurances.
- Venda de valors
- Obtenció d'una línia de crèdit / targeta de crèdit en nom de l'empresa.
Mantenir registres pot ser molt per mantenir-se directament, especialment per al propietari de la petita empresa. No obstant això, els minuts de reunió adequats són essencials per mantenir la seva corporació en bon estat i mantenir el seu escut de responsabilitat personal. A continuació es detallen algunes de les coses clau que cal saber quan es tracta de mantenir els minuts de les seves reunions.
Què són els minuts de reunió?
Els minuts de la reunió mantenen un compte oficial del que es va fer o es va parlar en reunions formals, incloent-hi les decisions preses o les accions realitzades.
Es prenen durant una reunió formal del consell d'administració o accionistes d'una corporació, com ara reunions inicials i anuals. Normalment, el secretari de la corporació registra els minuts de reunió (o un altre membre designat a la reunió).
Què hauria d'incloure en els minuts de reunió?
Els minuts de la reunió no necessiten incloure tots els detalls. Només cal documentar la informació clau i les decisions preses o les accions realitzades. En general, les seves actes haurien de ser prou detallades per servir com a "memòria institucional" de la vostra empresa.
Els minuts típics inclouran els següents:
- Informació bàsica sobre la reunió: data, hora, ubicació.
- A qui van assistir, juntament amb una nota especial en els casos en què els assistents van arribar tard o van sortir d'hora.
- Temes del programa amb una breu descripció de cada element.
- Accions de votació amb un detallat detall de com va votar cada persona, juntament amb qualsevol abstenció.
- Temps en què es va ajornar la reunió.
En la majoria dels casos, no cal crear minuts des de zero. Podeu trobar plantilles gratuïtes en línia per servir com a punt de partida. Trieu el tipus de minuts / documentacions, ompliu els espais en blanc i imprimiu-los i haureu complert les obligacions de manteniment de registres.
Qui és necessari per mantenir minuts de reunió?
La majoria dels estats exigeixen que les Corporacions S i les Corporacions C documentin les principals decisions empresarials i les principals reunions que mantingui.
Actualment, els següents estats no ho fas requereixen minuts per mantenir:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Dakota del Nord
- Oklahoma
A més, les LLC no estan obligades a mantenir minuts.
Què he de fer amb l'acta després d'haver-se gravat?
No cal que es presentin acta amb l'estat, sinó que es poden conservar amb altres registres corporatius, com ara articles d'incorporació, estatuts i resolucions.
Igual que altres documents, haureu de mantenir minuts per almenys set anys. Els membres de la corporació, com ara accionistes, agents i directors, tenen dret a revisar els minuts de la reunió sobre "sol.licituds raonables" a la corporació.
Encara que no necessiteu presentar aquests documents amb l'estat, encara s'han de considerar documents importants i són essencials per protegir la bona posició de la vostra empresa i el vostre estat de responsabilitat limitada.
16 Comentaris ▼
