Un empleat d'oficina d'automatització és un professional administratiu que realitza funcions clericals principalment per a les oficines governamentals. Els administradors d'automatismes d'oficines són responsables del flux de comunicació, documentació i operacions entre els diferents segments del seu departament. Les seves funcions van des de respondre trucades telefòniques i redactar correspondència als protocols de recerca i informes. Els administradors d'automatismes d'oficina proporcionen un suport administratiu vital per al personal de camp, l'oficina interna i el personal de supervisió per garantir operacions suaus en tots els nivells del departament d'ocupació.
$config[code] not foundHabilitats necessàries
Els administradors d'automatismes d'oficines han de ser organitzats, pacients i atents als detalls per assegurar que la comunicació i les comunicacions interinstitucionals funcionin sense problemes. Han de tenir excel·lents habilitats interpersonals i ser capaços de manejar les interaccions amb múltiples persones tant dins com fora del departament. Els oficines d'automatització d'oficines també han de tenir coneixement i ser capaç d'operar diversos tipus d'equips d'oficina, com ara copiadores, màquines de fax, màquines de fax i ordinadors personals en xarxa.
Responsabilitats primàries
Mentre està en servei, els empleats d'automatismes d'oficina s'encarreguen principalment de diverses tasques administratives en nom del personal de supervisió, incloent comunicacions telefòniques, preparació de documents, esborranys de correspondència, manteniment de bases de dades i, en alguns casos, investigació investigadora. Els administradors d'automatismes d'oficines també responen a les sol·licituds d'assistència d'oficina immediata, com ara cerques de dades, memòries d'informes d'oficines o recuperacions de referència. També catalogen i gestionen registres i arxius de departament per a una recuperació ràpida i eficient. Els administradors d'automatismes d'oficines interactuen constantment i col·laboren amb diversos nivells de personal del departament per assegurar una bona comunicació del departament en general.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingTasques secundàries
Encara que els empleats d'automatismes d'oficines són diversos en els seus deures principals, també realitzen funcions secundàries com ara la formació de nous empleats, assisteixen a reunions de personal i participen en funcions socials patrocinades pels departaments, com pícnics i festes per donar suport a la cohesió d'oficines. Alguns oficines d'automatismes d'ofici realitzen tasques per iniciativa pròpia, com ara crear cartells il·lustrats, calendaris o pòsters motivacionals per millorar l'entorn de l'oficina. A vegades, els empleats d'automatismes d'oficines es comptabilitzen amb la responsabilitat administrativa d'un supervisor absent o de responsabilitats administratives de l'administrador en altres ocasions.
Perfil de fons
Els empleats d'automatització d'oficines emprats pel govern han de ser ciutadans nord-americans de 18 anys o més. La majoria de departaments requereixen un mínim de sis mesos d'experiència en oficines generals rellevants i la possibilitat d'elevar com a mínim 20 lliures. Tots els administradors d'oficines estan obligats a passar una investigació de fons per a una neteja de seguretat confidencial o superior per tenir accés als fitxers de dades personals. Els empleats d'oficines d'automatització d'oficines han d'estar registrats per al Servei selectiu.
