L'etiqueta comercial afecta la manera com altres persones et perceben al lloc de treball, inclosos els companys de feina, els supervisors i els clients. Si se us demana que prengui els minuts d'una reunió, el punt més important és mantenir-los clar, conciso i precís.
Preparació i conceptes bàsics
Sempre que assistiu a una reunió de negocis, aneu aviat i estigueu preparats per a qualsevol tasca que se us pugui presentar a la reunió. Si manteniu els minuts, heu de tenir el vostre compte portàtil o equip preparat, juntament amb altres elements necessaris com ara bolígrafs o dispositius de gravació. L'assistència es registra a l'acta, així que prepareu un full d'inici de sessió abans d'hora. El full d'inici de sessió ha de tenir el nom de cada assistent i un espai per marcar els temps d'arribada.
$config[code] not foundTot i que s'oposa a l'etiqueta comercial per interrompre altres parlants en una reunió de negocis, s'espera que el que pren el minut mantingui notes precises del que s'ha dit i fet a la reunió. Qualsevol moviment formal s'ha de registrar de manera verbatim. Parleu i pregunteu si no heu sentit o entès prou bé com per gravar-lo amb precisió.
És la feina de la persona que dirigeix la reunió per crear una agenda i mantenir la trobada en el camí. Si la reunió s'allunya de l'agenda establerta, les actes haurien de reflectir això. Sempre hi ha la possibilitat que algú es demana que aclareixi exactament què va passar en una reunió. No importa què, assegureu-vos que els minuts descriviu amb precisió què ha passat realment i en quin ordre.
Etiqueta de presa de minuts
Els minuts de la reunió no són només notes per a la conveniència de les persones que van assistir a la reunió. Les actes d'una reunió són una registre legal del que es va fer en aquesta reunió d'acord amb un article de la parlamentària registrada Nancy Sylvester.
No cal que registreu tots els detalls del que s'ha dit. A excepció dels moviments oficials, només cal resumir els continguts. Incloeu només els detalls que encara importaran en el futur a qualsevol que busqui durant els minuts. Utilitzeu paraules clau per resumir l'essència de cada debat.
Eviteu qualsevol comentari, opinió personal o llenguatge descriptiu en els minuts. No només són subjectius, però podrien avergonyir el tema dels vostres comentaris més endavant. Per exemple, podeu afegir una nota llegint "El senyor Smith va sortir de la reunió a les 2:45 p. M.", Però no heu de pronunciar-lo com "El senyor Smith es va enutjar amb la Sra. Jones i va sortir fora de la reunió".
Per evitar comentaris innecessaris, no intenteu descriure el to emocional de la reunió de cap manera. Per exemple, "la Sra. Jones va insistir que les xifres de vendes milloraran en el pròxim trimestre" és massa subjectiva i es traduiria millor com "La Sra. Jones va dir que les xifres de vendes haurien de millorar en el proper trimestre". Deixeu que els fets parlin per si mateixos.
