Una oficina ben organitzada estalvia temps i et fa més feliç i més feliços companys de feina.
Passar per piles de papers, calaixos confusos, fils enredats i caixes de coses assegudes, potser no sembli un gran problema, però és una veritable càrrega física quan es considera que el temps dedicat a la recerca de coses que hauria de ser fàcil de trobar, però no ho són. Els fitxers electrònics desorganitzats i la confusió són tan grans problemes.
$config[code] not foundDesprés hi ha la càrrega mental. Tant si ho adverteu conscientment com si no, el desordre pot estressar a tots.
Aquí teniu 21 formes d'organitzar els vostres espais de treball físics i electrònics.
Get it off the Floor
Vés vertical amb prestatgeries i prestatgeries. Sovint ens quedem sense espai d'escriptori o espai de planta. L'emmagatzematge vertical fa que l'espai sigui més eficaç i es posi més a la vista.
Crea "Centres d'activitats"
Poseu tot el que necessiteu per completar una activitat en una àrea, especialment si feu una activitat amb regularitat. Evitaràs perdre el temps buscant i muntant el que necessites. Per exemple, els subministraments i eines d'embalatge i enviament han d'estar en una àrea. O bé, creeu un prestatge per als articles que porteu amb vosaltres quan viatgeu, com ara el vostre maletí de viatges, les mànigues de neoprè i els carregadors portàtils.
Arxivar-lo, escanejar-lo, esquinçar-lo
No utilitzeu l'escriptori com a safata d'entrada, ja que es pot perdre paper crític (com ara xecs). Els contractes signats i altres articles que voleu conservar en paper s'han de presentar immediatament. Escaneja qualsevol altra cosa en format digital. Esquinça i es descarta o es recicla el paper.
Una carpeta per a tot
Feu una carpeta per a tots els documents en paper. Les carpetes penjants de Pendaflex, juntament amb les carpetes internes de Manila, són una solució econòmica. Etiqueta ambdós. Les carpetes Pendaflex són el marcador de posició al gabinet de presentació, i s'han de deixar sempre en tot moment. La carpeta interna de Manila és la que heu de treure si cal. A continuació, és fàcil refilar la carpeta de manila en el seu pendaflex quan es fa.
Enganxar els cables d'ordinador
Teniu cables d'ordinador i cables elèctrics en un embolic enrenou? No ets l'únic. Afortunadament, els vincles especials de torsió i les cobertes del cordó poden mantenir les coses netes. Etiqueteu les vostres cordes, de manera que pugueu trobar el correcte quan heu de desconnectar o moure alguna cosa.
Utilitzeu Corkboards per mantenir els elements "Top of Mind" davant vostre
Si necessiteu referir-vos a una llista de comprovació per a una tasca o algun tipus de recordatori, pingeu-lo a un tauler de suro just al costat de l'escriptori. Això és bo per a qualsevol procés nou fins que es converteixi en un hàbit arrelat. Simplement desempaqueta l'element quan ja no necessiteu referir-s'hi.
Guardeu tots els manuals d'un sol lloc
Alguna vegada necessiteu referir-vos al manual d'operacions de la vostra impressora? O trobeu el petit volant d'instruccions que venia amb els auriculars Bluetooth? Si col·loqueu tots els manuals en un calaix específic, caixa de plàstic o carpeta, no haurà de buscar-los.
Crea caixers dividits
Si els calaixos no disposen de divisors integrats, compren separadors de metalls o de fusta barats, o millor encara, de plàstic reciclat. Organitzeu els carregadors de dispositius; bolígrafs; clips de paper; blocs de notes i notes adhesives; tisores i altres articles. No només estalviar temps a un calaix organitzat, se senti menys estressat si no ha de submergir-se en un embolic confús diverses vegades al dia.
Utilitzeu un etiquetador per guardar els prestatges organitzats
No són només fitxers que necessiten etiquetes. Els prestatges i els calaixos es poden beneficiar d'etiquetar-los. D'aquesta manera, tothom a l'oficina coneix el lloc adequat per tornar les coses.
Conserva una llista "Per fer"
El desordre mental és tant un problema com el desordre físic. Un dels punts clau del sistema Getting Things Done és aconseguir elements fora del cap i en paper (o una llista electrònica). D'aquesta manera, podeu centrar-vos en la tasca. Només cal que la llista de tasques sigui curta i esclata.
Feu manteniment setmanal i netejar
Al final de cada setmana, posa les coses durant la setmana en els seus llocs. Pila de paper triturat o de paper. Si no deixa que el desordre s'acumuli massa, és més fàcil organitzar-se.
Utilitzeu una ubicació de núvol central per als documents de l'empresa
Una forma fantàstica d'estalviar temps i evitar la necessitat que cadascun estableixi el seu propi sistema de "presentació virtual" és utilitzar una ubicació central del núvol per als documents de la companyia. Opcions com Google Drive o OneDrive us permeten configurar carpetes centrals per tema o per a clients, per compartir documents.
Utilitzeu el programa de gestió de projectes o de l'administrador de tasques
Un sistema de gestió de projectes manté als empleats en marxa amb els projectes. Més important encara, elimina les llistes de tasques de paper i les instruccions de correu electrònic i la confusió que se'n deriva.
Escaneja rebuts i emmagatzema al núvol
A continuació, podeu descartar rebuts de paper. Amb les noves aplicacions per a mòbils, ni tan sols necessiteu un escàner, només heu de fer una foto. Amb aplicacions avançades, podeu sincronitzar els registres de comptes o registres de la vostra targeta de crèdit automàticament (evitant el tecleig manual).
Utilitzeu els marcadors del navegador per obtenir una referència ràpida
Alguna vegada has passat el temps buscant enllaços a llocs de referència recurrents o a pantalles d'inici de sessió? O no recordes on trobar-los? Marqueu-los com a favorits i organitzeu les adreces d'interès a les carpetes, de manera que podeu obtenir-les en un parell de clics.
Desa llistes de preferits per comandes recurrents
Un altre estalvi de temps és estalviar llistes de favorits als minoristes en línia que utilitzeu regularment. D'aquesta manera, no heu de buscar els mateixos subministraments cada vegada que compreu. Llocs com Staples.com us permeten desar llistes de preferits, i és molt còmode.
Arxiva arxius antics
Si no heu utilitzat fitxers informàtics (especialment correus electrònics!) L'últim any, feu-ne un arxiu. Seguirà tenint-los, però no hauríeu de travessar-los per trobar elements actuals. Penseu a configurar una política per eliminar fitxers arxivats després d'un cert temps, també.
Teniu un programari antivirus i programari antivirus adequat
Poques coses poden causar més interrupció i confusió que els arxius perduts o el temps perdut, a causa de virus informàtics i atacs de programari maliciós. "Nuff va dir!
Utilitzeu una aplicació organitzadora de notes
Tingueu en compte que aplicacions com Evernote, OneNote de Microsoft i SimpleNote us poden ajudar a organitzar i emmagatzemar la recerca web i les notes electròniques.
Veritablement els telèfons "intel·ligents" són estalviadors de temps
Els telèfons intel·ligents usen amb prudència estalviar temps i fer-nos feliços. Podem escapar de l'oficina per a un esdeveniment familiar sense culpa, perquè encara estem en contacte en cas que aparegui alguna cosa crítica. Tenir smartphones potents amb prou memòria interna per executar les aplicacions necessàries.
Sincronització automàtica per a tots els dispositius
Parlant de telèfons intel·ligents, empresaris i empleats per igual utilitzen diversos dispositius, potser una computadora d'escriptori, una tauleta i un telèfon intel·ligent per persona, tot el mateix dia. L'emmagatzematge de fitxers de núvol o, almenys, la possibilitat de sincronitzar fitxers automàticament és essencial per estalviar temps i evitar la confusió de no tenir el fitxer més recent.
Actualització d'ordinadors per a memòria i velocitat
Ni tan sols es pot adonar-se de la quantitat de temps que es perd quan tot allò que feu triga més, o pitjor, es bloqueja o es bloqueja regularment. La memòria adequada i la velocitat del processador de l'any passat poden no estar a la altura de la tasca d'aquest any. Així que actualitza't!
Aquestes són les meves 21 idees d'emmagatzematge i organització d'oficines. Quins són els vostres millors consells per organitzar la vostra oficina i dominar la desorganització i la bèstia més desordenada?
Foto de l'oficina a través de Shutterstock
10 Comentaris ▼
