Les funcions d'un administrador varien entre indústries; No obstant això, alguns deures són similars a tot el tauler. Un paper clau d'un administrador d'oficines està contribuint a l'organització global de l'oficina. Els administradors recolzen els seus directius en un rol auxiliar i cobreixen les tasques quotidianes, que els permeten concentrar-se en tasques més crítiques de l'empresa.
Subministraments
Un administrador s'assegura que l'oficina funcioni sense problemes, especialment per a l'executiu al que informen directament. Com a administrador, estaràs a càrrec d'algunes tasques domèstiques, com assegurar-vos que estigui totalment proveït de material d'oficina. Les coses com ara demanar paper, cartutx de tinta i bolígrafs poden ser part de la vostra responsabilitat. A més dels subministraments, també pot servir com a "go-fer" i ser responsable dels diligències no relacionades amb el vostre treball. En algunes indústries, és possible que se us demani fer recàrrecs personals i no relacionats amb la feina del vostre cap.
$config[code] not foundProgramació
Els executius solen estar inundats de reunions per assistir. Com a administrador, una de les vostres tasques serà organitzar el calendari del vostre cap. Coordinaràs reunions per al teu cap i assegurant que no hi hagi cap reunió de reserva doble.Una vegada programada la reunió, també serà responsable de trucar a l'altra part i confirmar que es poden reunir. Si el vostre cap ha de viatjar per treballar, també pot ser responsable de reservar els seus desplaçaments.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingComunicacions
Atès que els executius són membres clau d'una empresa, es farà una gran quantitat de trucades entrants. Els administradors seran els encarregats d'examinar les trucades telefòniques i assegurar-se que només les persones que realment necessiten parlar amb un executiu se'ls permet fer-ho. A més de les obligacions telefòniques, es pot demanar als administradors que llegeixin i responguin a alguns dels correus electrònics generals que rep un executiu. Les tasques de comunicació que gestiona l'administrador faciliten la vida de l'executiu.
Productivitat i ordre
Un administrador sempre ha de pensar en maneres de fer l'oficina més eficient. Això podria significar el desenvolupament d'una nova forma de respondre als correus electrònics, trobar alternatives més barates que redueixin els costos de l'oficina o fins i tot amb una taula de seients que limiti les distraccions dels empleats. Si hi ha problemes que puguin limitar la productivitat de l'oficina, l'administrador ha de prendre mesures per corregir el problema. Per exemple, si una impressora o ordinador té problemes, l'administrador trucarà a un tècnic per resoldre el problema.
