Si ets com altres propietaris de petites empreses, és probable que hagi passat un temps cada vegada més gran en reunions en línia en els darrers anys. Però hi ha situacions difícils d'intervenir en aquest tipus de reunions, en comparació amb la vella reunió escolar que se celebra al voltant d'una taula de conferències o en una oficina del client, és possible que vulgueu recordar. Per assegurar-vos que sou cortès a tots els altres participants de la reunió, aquí trobareu 50 consells per a l'etiqueta de negocis en línia.
$config[code] not foundConsells sobre Etiqueta de la reunió de negocis en línia
Només programeu reunions necessàries
La primera regla de les reunions, fins i tot en línia, és que han de servir un propòsit específic. Si és alguna cosa que només podeu enviar un missatge de correu electrònic ràpid o resoldre'l en un altre, menys temps, no faci que el vostre equip passi el temps assegut durant tota una reunió.
Convida persones essencials
De la mateixa manera, la vostra reunió només hauria d'incloure aquells que en realitat són essencials per a la conversa. Si convideu a algú que no és rellevant per a la informació, només us perdreu el temps.
No convideu convidats no anunciats
També haureu de deixar clar que tothom assistirà a qui es troba a la llista de convidats. No vol que algú se sorprengui quan s'iniciï la reunió.
Pregunti a la gent sobre programació
Per a reunions en línia, també pot ser una bona idea demanar als participants essencials sobre els temps que treballen per a ells, en lloc de programar-los i convidar persones.
Enviar una invitació oficial
Una vegada que hàgiu triat una hora i una data, podeu enviar una invitació oficial a un programa com Google Calendar perquè les persones tinguin una manera fàcil de reservar aquesta hora específica.
Confirmeu si és necessari
Si heu programat una reunió molt abans d'hora, també podeu confirmar ràpidament amb les persones amb qui es troba amb un dia abans, només per assegurar-vos-ho.
Envia un programa específic
Abans de la reunió, almenys uns dies a una setmana abans, si és possible, envieu una agenda a tots els participants que detallin el que cobrirà la reunió.
Oferiu un horari conjunt
També haureu d'incloure hores a l'agenda perquè els assistents tinguin la possibilitat de planificar la resta del dia.
Que la gent sàpiga què esperar
Si necessiteu que la reunió tingui documentació o altres materials accessibles durant la reunió, ja sigui un document important o alguna informació de contacte del client, deixeu-ho clar abans.
Assegureu-vos que tothom pot accedir a sales de conferències en línia
Si teniu una reunió virtual, és recomanable que consulteu amb tots els usuaris per assegurar-vos que tenen accés al programa que voleu utilitzar. Feu-los saber amb molt de temps en cas que necessiteu descarregar una aplicació per poder assistir a la vostra reunió.
Feu una prova prèvia
També és una bona idea que proveu prèviament la vostra pròpia aplicació o programa de reunions per assegurar-vos que la reunió es faci sense problemes.
Teniu un nom d'usuari i una fotografia adequades
Si utilitzeu un programa com Skype per a reunions, assegureu-vos que el vostre nom d'usuari i la vostra foto siguin adequats per a reunions professionals.
Confirmeu zones horàries
Amb reunions virtuals, també heu de tenir clar sobre la zona horària quan feu la programació. No només assumeixi que els contactes nous es troben a la vostra zona horària.
Show Up on Time
Ja sigui que estigui executant la reunió o simplement assistiu com a convidat, haureu d'aparèixer a temps. De forma realista, haureu de ser una mica d'hora per estar segur.
Truca si tens conflictes
Si teniu una emergència o un conflicte que us farà perdre una reunió o arribareu tard, heu de permetre que l'amfitrió o els assistents coneguin el més aviat possible. Si el conflicte apareix el dia de la reunió, això probablement significa que heu de trucar a la persona perquè pugueu estar segurs que reben el missatge.
Espereu que tothom arribi
Una vegada que heu marcat o entrés a la vostra sala de conferències en línia, acolliu-vos a les persones tal i com apareixen, però espereu-vos que tothom sàpiguen que assisteixi abans d'entrar a fer-hi una immersió.
Trieu una ubicació tranquil·la
Encara que pugui tenir reunions en línia des de qualsevol lloc on sigui bàsic, el millor és triar un lloc tranquil on no hi haurà moltes distraccions o sorolls.
Establir volums directament
Quan tothom es presenta en una conferència en línia, tots han dit que val la pena provar el volum perquè pugui fer els ajustaments immediatament, si és necessari.
Vesteixi adequadament
Si participes en una videoconferència, cal que consideri la seva aparença. Pot ser que no sigui tan important com per a reunions presencials. Però encara heu de buscar professionals.
Feu presentacions
Si heu convidat a persones que no es coneixen a una reunió en línia, assegureu-vos d'introduir-les personalment o donar-los l'oportunitat d'introduir-se al començament de la reunió.
Recordeu noms
Ja sigui que es trobi amb algú per primera vegada o la setena vegada, recordeu els noms i usi realment quan saludar a la gent pot recórrer un llarg camí.
Queda't al tema
Durant la reunió, podeu anar a converses paral·leles de tant en tant. No obstant això, assegureu-vos de dirigir la conversa a l'objectiu principal i mantenir-vos vigilant al rellotge perquè pugui ser amable de tots.
Parla amb força
Quan parleu durant una reunió, assegureu-vos d'enunciar i parlar en veu alta perquè tothom us escolti.
No interrompi altres persones
I quan parlen altres, sempre deixeu-los acabar abans d'oferir-vos un pensament propi.
Eviteu parlar directament
Quan es planteja una pregunta a tot el grup, podeu evitar interrupcions incòmodes esperant un segon per parlar. Si altres ho fan immediatament, espereu el torn. Si ningú parla, és bo anar-hi.
Pregunta abans de compartir pensaments llargs
Si teniu un llarg pensament o idea de compartir, pregunteu si és correcte fer-ho per endavant, en cas que estigueu curts a temps. Sempre podeu redactar-lo en un correu electrònic més tard o compartir-lo en una altra reunió.
Silenci quan no parles
Per evitar que els sorolls de fons es converteixin en una distracció per als altres, simplement silencieu-vos quan no parleu durant un bon temps.
Escoltar amb atenció
A més, mentre altres parlen, assegureu-vos que escolteu. No vol perdre res i després plantejar-ho en una pregunta més endavant.
Mostra que estàs escoltant
També hauria de mostrar a la gent que està escoltant quan parla, si està en una videoconferència. No deixeu d'enterrar el cap a les vostres notes. Mire'ls i practica l'escolta activa.
Utilitzeu l'atenció amb l'humor
Si sent la necessitat d'utilitzar l'humor durant les reunions, assegureu-vos que sigui apropiat per al vostre públic. Això és molt més senzill quan parleu amb els membres del grup. Però utilitzeu més precaució quan es trobin amb clients o persones que no coneixen bé.
Proporcioneu còpies de documents essencials
Si fa referència a documents importants durant la seva reunió, enviï aquests elements als participants de la reunió abans o durant el temps que els pugui fer referència.
Estigui preparat amb materials de presentació
I si necessiteu algun equip per realitzar una presentació, assegureu-vos que tot estigui en bon estat de funcionament de manera anticipada, de manera que no perdis temps intentant que funcioni.
Conegui la vostra audiència
Al preparar la vostra presentació o altres temes del programa, també és important que consideri el seu públic i atengui la seva missatgeria específicament. No perdis el temps de les persones amb camps que no són rellevants. I no utilitzeu un to o un tema que no sigui probable que apel·li a les persones amb què es trobi.
Poseu el telèfon lluny
També hauríeu de mantenir el telèfon silenciat durant les reunions perquè no s'interrompi.
Eviti els hàbits nerviosos
És natural que, en alguns casos, els participants de la reunió puguin practicar hàbits nerviosos com penjar bolígrafs o xiclet. Però feu un esforç conscient per evitar aquells durant reunions professionals.
No menis mentre parla
També heu d'evitar menjar durant les reunions en línia. Així que tingueu un aperitiu d'antuvi.I només beure aigua quan és el torn d'algú més parlar si és necessari.
Teniu un set de temps per a preguntes
També és bo tenir un temps fix per que les persones facin preguntes si és qui dirigeix la reunió. I si assistiu, assegureu-vos d'ubicar aquesta oportunitat a l'ordre del dia, de manera que sàpiguen quan apareixeran punts.
No domini la secció de preguntes
Quan apareix aquesta secció de preguntes, podeu fer una o dues preguntes. Però no domineu la conversa. Donar als altres una oportunitat també.
Oferta de crèdit per a idees
Si traieu res durant una reunió que inicialment no era la vostra idea, assegureu-vos de donar crèdit a l'autor. Si no ho fa, la gent només suposarà que era la seva idea.
Discuteix assumptes personals després de la reunió
Si alguna cosa apareix durant una reunió de grup que realment només és rellevant per a vostè i per a una altra persona, tingueu temps per discutir-ho més endavant en lloc d'assumir el temps de tots.
No truquis a la gent
També és possible que també trobeu situacions on un membre del vostre equip comet un error que afecta negativament la vostra reunió. Però no utilitzeu el temps de reunió per fer-hi una conferència. Torneu a convocar una reunió privada amb aquesta persona per discutir si cal.
Mantingueu-vos fresc
I sense importar amb qui estiguis tractant, no perdis el teu temperament durant una reunió.
Doneu pauses per a reunions llargues
Si allotgeu una reunió que tindrà unes hores o més, inclouen pauses programades a l'agenda perquè la gent agafi alguna cosa per menjar, consulteu els telèfons i utilitzeu el bany.
Finalització del temps
Al llarg de la reunió, mantingueu un ull en el rellotge perquè pugueu assegurar-vos d'acabar amb la reunió quan diguéreu.
Donar a la gent l'oportunitat de deixar
Si, per casualitat, no teniu l'oportunitat de discutir tot el que volíeu en el moment assignat, podeu demanar-li a les persones si volen quedar-se i acabar la reunió. Però dóna a la gent la possibilitat d'abandonar a temps si tenen compromisos previs.
Gràcies a tots per assistir
Si truqueu a la reunió, assegureu-vos de donar les gràcies a tots els assistents abans de sortir.
Conegueu altres idiomes i cultures
En alguns casos, també podeu trobar reunions amb persones de diferents orígens i cultures. Així que tingueu en compte el seu llenguatge i costums al màxim de la seva habilitat abans de reunir-se.
Seguiment amb notes
Després de la reunió, és una bona idea compartir algunes notes o recordatoris amb persones a través del correu electrònic. O bé, si no teniu res específic de seguir, envieu-vos una nota ràpida d'agraïment.
Eviteu compartir informació de reunions amb altres persones
Quan es tracta de reunions, els temes tractats haurien de romandre dins del grup d'assistents, tret que hagi explicat clarament el contrari. Així que no compartiu detalls amb altres persones que no van assistir.
Completar qualsevol element d'acció
I si es va oferir voluntàriament per completar qualsevol tasca després de la reunió, assegureu-vos que seguiu aquests elements amb promptitud.
Foto de conferència de vídeo a través de Shutterstock
Més informació a: Articles populars Comentari ▼
