Com a líder, voleu un equip productiu, de manera que només té sentit reforçar la puntualitat i ajudar els membres de l'equip a evitar els hàbits de treball dolents com la procrastinació.
La dilació es desfà en la productivitat de la persona que s'està fent. Més que això, afegeix estrès a l'esforç del procrastinator, així com a la resta de l'equip, que ha de lluitar per assumir el descans dels terminis perduts.
$config[code] not foundTambé condueix a emocions negatives que erosionen el treball en equip. El procrastinator té una càrrega de culpabilitat per no ser oportú, i altres en l'equip se senten ressentits per haver de compensar que una altra persona caigui la pilota.
Per no esmentar, per descomptat, pot fer mal al final de la vostra empresa. La dilació pot conduir a clients infeliços, sancions per retards i vendes futures perdudes.
El programari proporciona una solució fàcil per ajudar el vostre equip a trencar l'hàbit de la procrastinació. Aquí hi ha 5 formes senzilles d'utilitzar el programari per allunyar-se de la procrastinació i fer que vostè i el seu equip siguin més productius.
Utilitzeu els calendaris al seu màxim potencial
Els calendaris digitals són perfectes per trencar el cicle de la procrastinació: si els utilitza de la manera correcta. Anima't al teu equip a provar aquestes tècniques del calendari (i utilitzar-les per liderar per exemple):
- Bloqueja un període de temps determinat per fer un projecte o tasca important en el teu calendari. Si està al vostre calendari amb una o dues hores reservades per fer-ho, esteu a un pas més enllà que simplement posar la tasca en una llista de tasques pendents.
- Quan configureu l'avís del calendari, afegiu enllaços als documents que necessiteu per a la tasca, directament a l'avís del calendari. D'aquesta manera, no perdreu temps en cercar documents per començar-o distreure's.
- Utilitzeu calendaris compartits a les vostres organitzacions, per evitar anar i venir per comprovar la disponibilitat. Amb calendaris compartits, podeu veure qui és gratuït. A més, apreneu les funcions del vostre programa de calendari per trobar petits hacks que faciliten la programació. Per exemple, els calendaris d'Outlook tenen alguna cosa anomenat Assistent de programació que pot fer que la configuració de la reunió sigui més ràpida.
Esbandida i repeteix: plantilles, plantilles, plantilles
Res no afavoreix la procrastinació com mirar una pantalla en blanc on es pregunta on començar per a aquest proper projecte. Una plantilla us treu del bloc més ràpidament a tasques com escriure un informe, crear una presentació o crear una agenda de reunions.
Hi ha dos tipus de plantilles. Una és de plantilles genèriques que podeu trobar a Internet o fins i tot a la suite d'Office que feu servir. Office 365, per exemple, té moltes plantilles gratuïtes en diversos mòduls, com ara fulls de càlcul i presentacions.
Un altre tipus de plantilla són aquells que estan específicament adaptats al vostre negoci. Amb el temps, crearà plantilles per a presentacions de vendes, informes i molt més. La clau és assegurar-se que tots puguin trobar-los quan els necessiti. Creeu una biblioteca central de plantilles i animi a tothom a usar-la. Amb les carpetes compartides i l'emmagatzematge de fitxers en el núvol, és molt fàcil configurar-lo.
Tick Tock: utilitzeu temporitzadors d'administració del temps
De vegades, la postergació es veu ajudada i agreujada, passant massa temps en tasques poc importants. Ajudeu al vostre equip a entendre com assignar millor el seu temps, gastar-lo en tasques més urgents i més importants.
Aquí és on una cosa tan simple com un temporitzador pot ajudar. Si algú del vostre equip tendeix a passar massa temps a llegir correus electrònics sense importància o permet executar reunions, un temporitzador pot ajudar a estalviar minuts que es complementen en hores al llarg d'una setmana.
He trobat més consciència del temps que té efectes sorprenents. Fins que vaig començar a rastrejar, no em vaig adonar del temps que s'està desaprofitat en les tasques de baixa importància.
Windows 10 té una aplicació de temporitzador gratuïta integrada. També podeu trobar aplicacions temporitzadores a la Xarxa o simplement utilitzar el temporitzador i l'alarma al telèfon intel·ligent.
Canvis instantanis: col · labora sobre documents compartits
Suposem que teniu un comunicat de premsa que voleu que alguns dels vostres equips consultin abans de sortir per Internet. Tractar d'aconseguir que tots els que necessiten donar ingressos per revisar-lo i respondre poden portar el temps, especialment per als procrastinadors del vostre equip.
Aquí, el núvol arriba al rescat en forma de documents en núvol compartits.
Sabíeu que podeu col·laborar a Word mitjançant una funció que us permetrà copiar en temps real? Podeu fer un seguiment del caràcter de les modificacions per caràcter quan algú més treballa en el document. D'aquesta manera, podeu trucar a tots en una trucada i reunir tots els ingressos ràpidament en temps real, evitant la tendència d'alguns a retardar.
Microsoft Office 365 també ofereix equips multijugadors i equips de plataforma d'àudio HD perquè el vostre grup pugui discutir números, campanyes i projectes de diferents ubicacions. Si teniu un client que voleu apuntar idees per a la seva campanya més recent, això fa que tothom en la mateixa pàgina en línia.
El planificador s'ha creat específicament per a Office 365. Funciona en tots els dispositius. Podeu afegir fitxers, tasques i fins i tot parlar amb l'equip independentment del lloc on estiguin. Les notificacions per correu electrònic fan que sigui fàcil deixar saber als membres de l'equip quan se'ls ha donat una nova tasca. El planificador s'ocupa de tots i els manté actualitzats sobre qualsevol novetat.
El vídeo Office 365 és una altra opció per evitar la postergació. Carregar i compartir contingut de vídeo a través de la vostra empresa posa una cara i acció en directe a les notes i directrius escrites.
Utilitzeu un assistent virtual com Cortana
Aquí hi ha un pirateig d'evasió de la desinversió: utilitzeu un assistent virtual per prendre notes i fer recerca per al vostre proper projecte. Per exemple, podeu utilitzar Cortana per dictar de forma verbal algunes notes d'aquest gran informe i desar-les a OneNote. De vegades, és molt més senzill començar si comença amb passos per a nadons, com dictar algunes notes de coses per incloure en un informe.
També podeu utilitzar Cortana per fer una recerca web de manera compartida per a un projecte. Això fa que se senti menys com un treball laboriós i més com una discussió senzilla, si utilitzeu alguna cosa com Cortana per mirar les coses.
Com han demostrat aquests exemples, hi ha moltes maneres d'utilitzar la tecnologia per començar i evitar la procrastinació. Llavors, què estàs esperant? Comença a utilitzar algunes d'aquestes eines!
En el moment d'escriure aquest escrit, Anita Campbell participa al programa Microsoft Small Business Ambassador.
Home a Laptop Photo via Shutterstock
Més informació a: Microsoft, patrocinat 1
