Com a propietari de petites empreses, ja fa un seguiment dels recursos de la seva empresa, incloent capital, empleats i instal·lacions. Però, què passa amb el temps dels empleats? El temps és difícil de quantificar i fer un seguiment, i com a tal, molts propietaris de petites empreses tracten equivocadament el temps com si fos un recurs il·limitat. No obstant això, això no podria estar més enllà de la veritat.
Un estudi recent de McKinsey va trobar que només el 9% dels executius estaven "molt satisfets" de com es va assignar el temps dels empleats. A més, gairebé la meitat dels executius van dir que la seva assignació de temps actual no s'alineava amb els objectius de la companyia. I el treballador d'oficina mitjà pot dir-vos que massa temps d'empresa es gasta en tasques trivials, com ara respondre als correus electrònics i assistir a reunions no essencials.
$config[code] not foundLa gestió eficaç del temps és fonamental per a la productivitat i la rendibilitat del vostre negoci. Llavors, com poden les empreses millorar la gestió del temps? No és tan fàcil com explicar als empleats que utilitzin el seu temps de manera més eficaç. En canvi, l'equip de lideratge ha de construir una cultura corporativa que recolzi activament la gestió eficaç del temps en tota l'organització.
Una cultura que recolza el temps de gestió eficaç
Privadesa dels empleats
La multitarea és una gran paraula de moda al món empresarial. S'espera que els empleats puguin malabarear eficaçment diverses tasques alhora. Així, els directius omplen les hores de treball amb diversos projectes, reunions i activitats corporatives.
No obstant això, els estudis demostren cada cop més que la multitarea és ineficaç. De fet, els investigadors de Stanford van demostrar que les multitaristes tenen habilitats organitzatives pobres, es distreguen fàcilment i sovint manquen de focus.
Si la multitarea no és la clau per a una gestió eficaç del temps, què és?
La resposta és el flux. Segons el que defineix l'autor i el psicòleg Mihaly Csikszentmihalyi, el flux es produeix quan entres en un estat de concentració intensa i sense esforç en la tasca que teniu. Sovint es coneix com "estar a la zona", i els empleats són molt més productius en aquest estat que en qualsevol altre moment.
Per millorar la productivitat, els empresaris han de fer tot el que puguin per mantenir els empleats en mode de flux. Això significa fomentar un entorn corporatiu de silenci i privadesa. Sempre que sigui possible, els administradors haurien d'evitar carregar els empleats amb múltiples tasques o distreure'ls amb correus electrònics i trucades telefòniques innecessàries.
Molts empleats també es beneficien de tenir oficines privades, en lloc de treballar en granges de cubículos sorollosos.
Menys reunions més efectives
Un dels plagues més importants per a una gestió eficaç del temps és la reunió corporativa. La reunió mitjana ocupa un temps valuós i interromp el mode de flux de l'empleat, tot generant molt poc de resultats significatius.
Segons una enquesta de Microsoft, les reunions ineficaces es troben entre els primaris en la setmana laboral mitjana. A més, els empleats passen gairebé sis hores setmanals a les reunions, i el 69% dels empleats senten que aquestes reunions són improductives.
Per gestionar millor el temps de l'empresa, els executius només haurien de programar reunions que siguin absolutament necessàries. Les reunions han de tenir un propòsit específic: prendre una decisió o resoldre un problema. Hauríeu d'haver una agenda detallada dels assumptes a discutir i en quin ordre, i la quantitat de temps assignada a cadascun.
Si una reunió només està dissenyada per impartir informació, considereu enviar un missatge de correu electrònic. Moltes reunions també es poden fer opcionals, de manera que si un empleat es troba en aquest mode de flux crític, ell o ella pot optar per no interrompre's.
Seguiment del temps
Tot executiu sap que per tal que una empresa pugui avançar, cal que hi hagi un conjunt clarament definit d'objectius i objectius per al futur. Tanmateix, simplement establir aquests objectius no és suficient. Amb massa freqüència, els executius i els seus empleats s'enfronten a les tasques quotidianes i mai no trobin el temps per avançar en objectius a llarg termini. Aquí és on s'inclou el seguiment del temps electrònic integrat.
Els sistemes eficaços de seguiment del temps electrònic haurien de capturar costos, així com el temps dedicat a cada treballador i projecte individual, i després integrar aquesta informació en una visió integral de l'assignació de temps de l'empresa. D'aquesta manera, podeu determinar si l'assignació de temps actual de la vostra empresa s'alinea amb els objectius de la vostra empresa. Igual que amb qualsevol recurs, assignar el temps correctament reduirà els residus i facilitarà el creixement de l'empresa.
Peter Druckers, el llegendari consultor de gestió, va dir una vegada:
El temps és el recurs més escàs i, llevat que es gestioni, no es pot gestionar res més.
En el món dels negocis, el temps és preciós. És en el millor interès de cada empresari promoure una cultura corporativa que mesura, gestiona i valora.
Fotografia improductiva Foto a través de Shutterstock
11 Comentaris ▼
