Els esdeveniments memorables no només succeeixen. Organitzar i organitzar un esdeveniment pren planificació. Tant si es tracta d'una conferència, un seminari o un dia d'agraïment del client, i si teniu tres setmanes per planificar o durant tot un any, l'èxit de l'esdeveniment es troba en els detalls. Hem recollit 42 consells sobre planificació d'esdeveniments de petits negocis dels experts, inclosos alguns dels organitzadors dels Premis anuals de Influenciador de petites empreses.
$config[code] not foundPlanificació d'esdeveniments de petites empreses: què fer primer
1. Decidiu al públic objectiu abans de res més. El primer pas - abans de fer qualsevol altra cosa - ha de ser definir clarament qui és el vostre públic objectiu. A partir d'aquí, totes les altres decisions es posaran en funció del format, el contingut, els preus, la ubicació, etc. Aquest enfocament estructurat també us ajudarà a centrar-se a assolir objectius específics i no permetre que l'àmbit sigui massa ampli o reduït.
2. Feu una llista de detalls: tot inclòs la il·luminació i el transport públic, als continguts i als refrescs. Quan decidiu tenir un esdeveniment, tot importa. Des del contingut del programa i la il·luminació fins al transport i l'estacionament, tot compta. I el vostre públic us atribuirà tot i … la teva marca. Fer una llista garantirà que no passeu per alt les coses.
3. Tenir un propòsit comercial clar per a la celebració de l'esdeveniment. Abans de poder començar a planificar un esdeveniment reeixit, tingueu en compte el motiu pel qual ho feu en primer lloc, perquè totes les decisions que hi ha després hauran de donar suport al vostre objectiu principal. És la generació de lideratge? Es tracta de crear consciència de la vostra empresa o d'un producte determinat? Es tracta de desenvolupar la fidelització dels clients? O simplement vols guanyar diners (que està bé)? I assegureu-vos que l'equip sigui conscient del propòsit, de manera que no tingueu "fluctuació d'abast".
4. Compteu amb altres esdeveniments industrials quan planifiqueu. Consulta el calendari. Assegureu-vos que no programeu l'esdeveniment ni tan sols a les vacances o a les hores de vacances populars. És igual d'important que comproveu si hi ha altres esdeveniments que els vostres assistents a la vostra destinació podrien tenir.
5. Sigues flexible amb els canvis de mida, ubicació i altres detalls. A mesura que accediu al procés de planificació d'esdeveniments, podeu trobar que el vostre esdeveniment canvia de mida, ubicació i moltes altres maneres del que vau imaginar originalment. Això és natural i perfectament perfecte sempre que no perdis de vista la raó per la qual esteu fent tot aquest treball en primer lloc. És necessària certa flexibilitat.
6. Coneixeu les vostres limitacions. Tots sabem que l'objectiu és llançar un gran esdeveniment en directe. Per a això, també hem de ser conscients del que podem o no podem fer realment, ja sigui pressupostari … o temps. Si decideix fer un esdeveniment en directe en una setmana, planifiqueu un assumpte més íntim. Si és un gran esdeveniment, prepara't per diversos mesos endavant. Si el pressupost és petit, és possible que hagueu de compensar amb la creativitat i amb un munt de treballs de bricolatge.
7. Crea objectius SMART. Comenceu sempre amb l'estratègia. Igual que la construcció de qualsevol negoci, grans esdeveniments comencen amb una estratègia sòlida, reflexiva i mesurable. Els esdeveniments en directe són una forma sorprenent de compartir la vostra marca, connectar-vos amb el vostre mercat objectiu, obtenir comentaris sobre el vostre producte (i més!), Però necessiteu saber el que voleu aconseguir. Adheriu-vos als objectius SMART i perfila el que esteu apuntant. A continuació, assegureu-vos que seguiu la línia d'assolir aquests objectius.
$config[code] not found
Pressupost: Com pagar el vostre esdeveniment
8. Desenvolupeu un "pla de finançament" per al vostre esdeveniment i calculeu els números. Sapigueu com pagarà l'esdeveniment. La majoria dels esdeveniments són finançats per patrocini, venda d'entrades, pressupostos interns de màrqueting o una combinació dels tres. Quan creeu el vostre pressupost per a l'esdeveniment, haureu d'estimar quants diners podeu augmentar realment de cada àrea. Abans de reservar el vostre lloc o signar contractes, és una bona idea començar a subscriure patrocinadors o vendre entrades anticipades per assegurar-vos que hi hagi prou interès a la vostra idea per finançar-lo.
9. Crea un pressupost de despeses i estalvieu diners a través de donacions de patrocinadors "en espècie". Els esdeveniments tendeixen a costar més que el propietari mitjà de la petita empresa pensa - principalment pel que fa al lloc i aliments i begudes. Recordeu que cal pagar tots els permisos i les llicències que necessiteu. (Aquí és on un planificador d'esdeveniments us pot ajudar a evitar mals de cap). Feu una llista completa de totes les despeses i, a continuació, seleccioneu àrees on creieu que els patrocinadors poden tenir un paper per oferir alguna cosa "en espècie". Com més treballeu amb altres marques i socis per allotjar els vostres esdeveniments, més us podeu estalviar.
10. Considereu el finançament del crowdfusion com una nova opció per recaptar fons per a un esdeveniment. Si aquesta és la primera vegada que executa esdeveniments, utilitzeu plataformes de crowdfunding per alleujar el risc. En publicar els vostres esdeveniments en aquestes plataformes, els assistents hauran de comprometre's perquè les entrades per a l'esdeveniment es realitzin. Si no es compleix el nombre mínim d'assistents requerits, l'esdeveniment no es durà a terme.
Màrqueting: aconseguir que la gent assisteixi
11. Necessitaràs un pla de màrqueting DETALLAT. Creeu un pla de màrqueting per a l'esdeveniment. Com més organitzat estigui, més professional serà el vostre esdeveniment.
12. Sigui incansable en els vostres esforços o el vostre esdeveniment fallarà. Si no vol ser només en el seu esdeveniment … mercat, mercat, mercat, mercat … i comercialitza una mica més.
13. Definiu una bona raó (s) perquè la gent es mostri. Quin és el sorteig per als assistents? Heu de definir QUÈ estàs fent a l'esdeveniment que portarà als assistents objectiu a la porta. Per a un producte de consum, pot ser una festa amb demostracions i productes gratuïts i d'entreteniment. Per a un públic comercial pot ser un contingut educatiu o un excel·lent i conegut orador expert. Sigui el que sigui, no perdeu la connexió amb el motiu pel qual voleu que aquest públic en particular intenti entrar.
14. Escriure per escrit el motiu pel qual hauria d'assistir el mercat objectiu: no assumeixi que els beneficis són obvis. Quan promocioni un esdeveniment, assegureu-vos de dir-li al vostre mercat objectiu què aprendran, qui es reunirà i per què hauria d'estar allà. No assumeixi que els seus amics els explicaran als seus amics. Si utilitzeu els altaveus, doneu-los una còpia publicitària perquè puguin promocionar l'esdeveniment als seus públics.
15. Aprèn a parlar amb els mitjans de comunicació. Els periodistes estan molt ocupats i sempre en el termini … no tenen temps per escoltar un camp de venda. Feu-los saber que la informació existeix i, per a futures històries, que sou un expert en aquest camp. Inclogui aquesta informació quan arribi.
16. Utilitzeu hashtags de Twitter. Twitter és fantàstic per promocionar esdeveniments i per crear un sentit de comunitat en línia al voltant d'un esdeveniment. Configureu un hashtag únic des del principi. Cerqueu a Twitter primer per assegurar-se que ja no està en ús. Poseu l'etiqueta en el lloc web de l'esdeveniment, i si utilitzeu el botó Tweet per compartir al lloc, feu clic a l'hashtag a la versió premade. Quan la gent tweet, promociona l'esdeveniment automàticament a Twitter.
$config[code] not found17. Utilitzeu pre-esdeveniments socials en línia per promocionar l'esdeveniment principal. Per generar interessos en el vostre esdeveniment, proveu de celebrar un Hangout de Google o un xat de Twitter algunes setmanes abans de l'esdeveniment principal. Convida alguns dels teus parlants a participar en l'esdeveniment social en línia. Doneu un cop d'ull al que hi ha a l'esdeveniment principal, fent una discussió sobre el que els parlants cobrirà, o ressaltarà les activitats. Genera anticipació.
18. Comprar publicitat a les xarxes socials. La compra de publicitat a les xarxes socials sovint passa per alt per petits esdeveniments. Les plataformes de publicitat social (Facebook, LinkedIn i Twitter, sobretot) ofereixen opcions de segmentació en profunditat que poden ajudar significativament a arribar al nostre públic objectiu a la nostra ubicació geogràfica. La bona notícia és que no es requereixen grans pressupostos i es poden mesurar fàcilment les vendes d'entrades.
19. Utilitzeu YouTube per promocionar el vostre esdeveniment. YouTube és el segon motor de cerca a tot el món després de Google. Carregar vídeos dels nostres esdeveniments o entrevistes anteriors amb els nostres parlants / intèrprets és una bona manera de convèncer els possibles assistents per fer clic a la compra. El vídeo proporciona indicacions visuals importants que afecten molt al nostre procés de presa de decisions. Amb els esdeveniments sempre sentim el risc de no saber què passarà, el vídeo acorta aquesta tensió.
20. Crea un increïble vídeo promocional de baix pressupost. Una mica de creativitat amb algun tauler de cartells, un clip de música sense royalties i una bona càmera de vídeo per a telèfons intel·ligents crearan un divertit vídeo per ajudar-vos a difondre el que ve. Aquí teniu un bon exemple de vídeo, que només va fer això amb un pressupost reduït, per promocionar un petit esdeveniment empresarial.
21. Obteniu els bloggers locals implicats. Sigues intel·ligent amb els bloggers. Involucrar els bloggers locals per participar en l'esdeveniment sol ser una gran estratègia per guanyar audiència abans, durant i després de l'esdeveniment. Els blocaires generalment compten amb un ampli abast i normalment no segueixen les regles de mitjans tradicionals.
22. Aprofita les plataformes d'inscripció d'esdeveniments com Meetup. Utilitzeu les plataformes existents. Si aquest és el vostre primer intent d'executar un esdeveniment i no teniu les habilitats necessàries per promocionar-lo, consulteu Meetup.com. A més d'oferir una suite per gestionar esdeveniments en línia, Meetup és un gran referent per a públics rellevants de la vostra zona. També compta amb capacitats de gestió de registre i RSVP que són particularment útils si tens experiència.
23. Utilitzeu el registre en línia. La manera més senzilla d'espantar a la gent és tenir un registre analògic (faxos, esborrany bancari o només a la porta). Oferiu un registre en línia per assegurar el major nombre d'assistents tan aviat com sigui possible, que us ajudarà a pronosticar els números i generar pressupost aviat.
24. Obteniu llista a llocs que atenen al vostre grup. Una vegada que sàpigues qui vols assistir, el següent pas és posar-te davant d'ells. Hi ha llocs web que s'especialitzen als esdeveniments de la llista a nivell nacional (per exemple, Meetup, Lanyrd) i localment, per la qual cosa comença allà i la recerca és la més adequada per obtenir una llista.
25. Ofereix als associats locals incentius per promocionar-te. Els comunicats de premsa enviats als mitjans de comunicació pertinents ajudaran a generar buzz de notícies i podrien veure com els socis fan que els mitjans de comunicació (en línia i fora de línia) participin com a socis. Obtenen exposició al vostre esdeveniment a canvi de publicar-lo. Si no vol involucrar-se en aquest nivell, apropeu-los amb la idea d'executar un concurs perquè els seus lectors guanyin entrades.
26. Faciliteu als vostres altaveus que facin publicitat als seus seguidors. Si teniu experts / oradors assistents, els encoratja a donar a conèixer la seva assistència als seus seguidors / subscriptors de mitjans de comunicació social.
27. Donar incentius primerencs als ocells. Els primers bitllets d'ocells a un ritme més barat són una forma excel·lent d'obtenir inscripcions anticipades, donant a la gent un incentiu per actuar ara, més que esperar i oblidar-se.
Equip: qui va a ajudar?
28. Responsabilitats delegades. No importa la mida del vostre negoci, sempre intenteu delegar-ne les responsabilitats. Tenir una persona a càrrec de cada detall normalment no funciona bé. Sempre que sigui possible, deixa que la gent es faci càrrec de les àrees que més gaudeixen. Per exemple, deixeu que l'alimentari de la vostra empresa gestioni els detalls de la restauració. Com més algú gaudeixi de les seves responsabilitats, més probabilitats els portaran a terme amb èxit.
29. Seguiment i seguiment de nou. Check in early and often. Tot i que ningú vol ser micromanagé, assegureu-vos que els empleats i els proveïdors estiguin en camí amb els seus deures d'esdeveniments. Sempre que la gent sap que espera que les actualitzacions de tant en tant, tenen menys probabilitats de frustrar-se quan truqueu o envieu un correu electrònic per una.
30. Els patrocinadors són drets reals: assegureu-vos que els agrada. Si tens patrocinadors - tracteu-los com reis. Funden el vostre esdeveniment i us permeten fer-ho (si aquest és el vostre model de negoci). Tingueu molt clar abans de l'esdeveniment el que obtindran com a patrocinadors.
31. Sempre menyspreu la participació, per als patrocinadors. Si creieu que podeu obtenir 100 assistents, baseu el vostre camp de patrocini amb un pressupost més baix - sobretot si aquest és el teu primer esdeveniment. És millor donar als patrocinadors una sorpresa agradable que una decepcionant.
32. Pregunteu a la gent què pensa i estigui preparat per a la seva opinió, bé o dolent. Demana crítiques. Si heu fet un treball mig decent, obtindreu molts encomanes. Digui gràcies, però demana el CRITIQUE i estigueu preparat per a això.
33. Compartiu un equip especialitzat de mitjans de comunicació social que cobreixi el vostre esdeveniment. No us oblideu d'un equip de social media. Tot i que no és imprescindible per a cada esdeveniment o indústria, cada vegada hi ha més esdeveniments que se centren en aprofitar el poder viral del públic. Si el vostre públic torna a Twitter, Facebook i pren fotografies a Instagram - hauria de fer el mateix i necessitarà un equip format per executar.
34. Busqueu venedors que serveixin el vostre lloc i estiguin disposats a participar. Els millors venedors amb els quals podeu treballar són els que estan familiaritzats amb la cultura de l'empresa petita. Busqueu venedors que treballin amb empreses petites amb freqüència o que s'impliquin en un nivell més gran que el seu paper.
Dia de l'esdeveniment: tirar-lo
35. Configureu les expectatives acuradament i després lliuri. Assegureu-vos que el públic tingui una GRAN experiència (no bona); i que els donis el que esperaven d'assistir.
36. L'actitud és contagiosa. Els vostres convidats en gran part faran que la vostra actitud i dinàmica siguin durant l'esdeveniment. Dirigiu-vos per exemple i passeu-vos un bon moment.
37. Deixeu que la reacció de la multitud sigui el vostre baròmetre. Llegir el públic durant l'esdeveniment. Pregunti a la gent com estan fent. Si les coses van bé, i si no ho són, ho sabreu.
38. Pregunteu sempre: Com és rellevant per als assistents? Assegureu-vos que oferiu contingut rellevant per a més del 80% de l'audiència. L'audiència ha de caminar amb tàctiques tangibles per millorar el seu negoci i carrera … i han de sentir l'energia de l'orador. Parlant sobre el vostre negoci i el que fa, sense oferir al públic el que necessiten, és una pèrdua de temps i diners per a tothom.
39. Com a mestre de cerimònies o d'un parlant: pràctica. Coneixeu el vostre negoci, però no suposi que sàpiga com fer una presentació. Practica donar la teva presentació, respondre preguntes i manipular els membres conflictius i conflictius de l'audiència. Com més preparats estigueu millor.
$config[code] not found40. Mira el millor. Mireu la part … sigueu còmodes però avanceu la moda. Fins i tot si sou un comptador o un advocat, tria el teu vestit o corbata més distintiu. La gent recorda el còmode que teniu a la vostra pell.
Pla de contingències: què fer quan les coses van malament
41. Imagineu l'esdeveniment, pas a pas, i feu una llista de dues columnes: què podria passar malament en una columna i el vostre pla de contingència en el segon. Estigueu preparats per a l'imprevist. Potser el sistema de so falla. Potser les seves borses de presentador de claus. Pot fer front i continuar?
42. Estigueu preparat per prestar una mà per omplir qualsevol buit. Encara que planificar amb anticipació és una fórmula excel·lent per a l'èxit, mai no és suficient. Sempre apareix alguna cosa inesperada. D'aquesta manera, val la pena afegir una mica de greix addicional per a l'estirat per circumstàncies atenuants. Això s'aplica als arranjaments de restauració, als requisits d'impressió, als allotjaments dels hostes, a les previsions meteorològiques, a l'entreteniment i molt més
Moltes gràcies als experts que contribueixen als suggeriments anteriors de planificació d'esdeveniments de petits negocis:
- Matt Telfer, director de màrqueting de Heart Internet i blogger de Marketing Nerd Consells 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, directora general de Doubet Consulting Consells 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, planificadora d'esdeveniments i propietària, producció d'esdeveniments L2 Consells 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, màrqueting d'Internet i administrador de programes d'afiliats, impressió de dia 2 dies Consells 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, directora executiva, especialista en cap d'esdeveniments, esdeveniments de Liz King Consells 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, locutor de la indústria d'esdeveniments i editor de Event Manager Blog Consells 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, evangelista tecnològic i editor de la tecnologia Small Biz Consells 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, fundadora i directora general de tendències de petites empreses Consells 16, 17, 20
Shutterstock: pla, pressupost, buit, banquets, equip, embarassades
109 Comentaris ▼
