Treballant sota la direcció de compres, els assistents de compra coordinen les activitats de compra, garantint l'adquisició eficient de béns a preus justos.Aconselleixen als administradors dels productes comprar, mantenir comunicació amb els venedors, fer un seguiment d'ordres i mantenir registres de compra precisos. Els assistents de compra, que normalment necessiten un diploma de batxillerat i alguna experiència administrativa o de suport clerical per contractar-se, poden treballar per a empreses, autoritats locals, agències governamentals i organitzacions sense ànim de lucre. Segons Simply Hired, un lloc web de recursos laborals, els assistents de compra van obtenir un salari mitjà anual de 42.000 $ a partir de febrer de 2014.
$config[code] not foundAssessorament
Per garantir que una organització adquireixi productes de qualitat, els assistents de compra proporcionen informació sobre les diferents marques de productes que hi ha al mercat. En una universitat, per exemple, l'assistent pot utilitzar els seus coneixements sobre productes de papereria per assessorar els membres del professorat sobre els millors productes per utilitzar-los. Quan els departaments de la institució posen requisits de compra, els revisa per complet i exacte. Si una requisició no és exacta, potser un departament demana un nombre inusualment alt de paper de copiadora: és la feina de l'assistent per investigar el problema abans de contactar amb els venedors.
Contractes de distribució
Després de rebre comandes de compra, l'assistent de compres coordina la compra i posterior lliurament de la mercaderia. Si l'organització vol contractar un proveïdor, l'assistent demana als proveïdors que realitzin ofertes, completin les llistes de preus dels productes ordenats. Posteriorment pot col·laborar amb l'administrador de compres per revisar les ofertes i triar un proveïdor fiable amb els millors preus. L'ajudant es posa en contacte amb el proveïdor seleccionat i programa una reunió on poden negociar termes de subministrament i signar el contracte de compra.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingSupervisió del rendiment del contractista
Els assistents de compra controlen el rendiment dels proveïdors contractats. Per exemple, quan un proveïdor lliura articles de papereria a la universitat, l'assistent inspecciona la qualitat del paper de copiadora, els fitxers de primavera, els complements d'escriptura i altres elements per garantir que compleixin les especificacions de la institució. Si alguns productes no són de la qualitat requerida, l'assistent informa al proveïdor que proporcioni reemplaçaments. Els assistents de compra mantenen als administradors actualitzats sobre el rendiment de diversos proveïdors, sovint recomanant accions apropiades, com ara terminacions del contracte, contra venedors amb baix rendiment.
Manteniment de registres de compra
És la feina dels assistents de compra per mantenir registres actualitzats dels documents d'adquisició, com ara ordres de compra, propostes d'oferta i revisions de proveïdors. Per fer-ho, han de desenvolupar i implementar un sistema de registre adequat. Si aquests ajudants trien un gabinet d'acer a diferència d'un sistema de registre electrònic, per exemple, poden col·locar documents similars o utilitzats habitualment en el mateix calaix, de manera que si els administradors de compres requereixen propostes d'oferta presentades per determinats proveïdors, els assistents poden fàcilment recuperar-los.
Utilització de les competències rellevants
Per ser eficaç, els assistents de compra han d'organitzar-se persones amb un ull fort per a petits detalls i fortes habilitats matemàtiques. Per exemple, utilitzen les habilitats organitzatives per treballar de manera eficient amb diversos documents de compra i habilitats matemàtiques per fer càlculs precisos dels costos totals dels ítems de comandes. Les habilitats de comunicació verbal també són importants, ja que els assistents solen estar en comunicació freqüent amb proveïdors i venedors.
