Un coordinador d'oficina tindrà una varietat de funcions, la resposta als executius i / o la gestió de segon nivell. El coordinador d'oficina també és conegut per altres títols, per exemple secretari, assistent d'oficina o assistent administratiu, tal i com s'enumeren al Manual d'Outlook Ocupacional, edició 2010-11. El títol de la feina variarà segons la indústria, però la descripció de la tasca bàsica segueix sent la mateixa.
Administratiu
Per a la majoria d'organitzacions, el coordinador de l'oficina és la primera línia que presenta una imatge professional al públic. Els deures de la posició inclouen programar cites, respondre consultes, escriure notes i altres correspondències, crear i mantenir bases de dades i compilar diversos informes.
Tecnologia
Les habilitats informàtiques que necessita una coordinadora d'oficina inclouen processament de textos, creació / manteniment de bases de dades i publicació d'escriptori. El coneixement de les eines del sistema operatiu de l'ordinador és important. L'experiència amb diversos sistemes telefònics és una plus.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingSubministraments
Els coordinadors d'oficina sovint són responsables de l'inventari habitual de subministraments d'oficina, la compra i la repoblació.
Coordinació
El coordinador de l'oficina respon als supervisors, administradors, caps d'operacions o empresaris. La jerarquia variarà segons l'organització. Les comunicacions generalment inclouen informes sobre el funcionament diari de l'oficina.
Altres deures
La descripció del lloc d'un coordinador d'oficina també pot incloure la gestió de registres financers, pagar factures, desemborsar petits diners en efectiu i guardar rebuts, reemborsar empleats, mantenir registres de nòmina actualitzats i gestionar paquets de beneficis d'empleats, inclosos plans d'assegurança.
