Quan un client entra a una oficina, la recepcionista és la primera persona a la qual es trobarà. Els recepcionistes són el vincle entre el públic i les empreses a les quals treballen i, per aquest motiu, han de tenir coneixement de totes les polítiques i procediments d'oficina. Pot ser que no puguin respondre totes les preguntes que té un client, però sempre han de poder dirigir el client a algú que pugui.
Salteu Visitants
El deure principal d'un recepcionista és saludar els visitants i dirigir-los a les oficines o administradors adequats. La recepcionista és la cara pública de qualsevol empresa i ha de ser amable, servicial i informat de tots els procediments i polítiques d'oficina. Aquests poden variar d'una oficina a una altra. Per exemple, un recepcionista mèdic haurà de saber obtenir informació sobre l'assegurança de cada pacient i la forma de cobrar els co-pagaments si és necessari. Tot i que no necessiten respondre preguntes mèdiques, haurien de saber qui dirigir els pacients si tenen algun problema. Una recepcionista en un despatx d'advocats no hauria d'oferir assessorament legal, però ha de saber qui té la seva experiència professional per treballar amb un client i dirigir-lo ràpidament a aquesta persona.
$config[code] not foundReforça les polítiques d'oficina
En alguns casos, els recepcionistes són responsables de fer complir polítiques i procediments d'oficina. Les polítiques d'oficina específiques varien d'una oficina a una altra, però normalment es dissenyen per protegir la seguretat i el benestar dels empleats i clients de l'oficina. Les polítiques d'oficina poden incloure prohibicions de fumar, beure begudes alcohòliques i acollir-se a assetjament sexual o verbal a l'oficina o àrea de recepció. Moltes oficines també tenen un codi de vestimenta bàsic i requereixen que tots els que ingressin a l'oficina usin sabates i roba adequada. Altres polítiques bàsiques d'oficina inclouen hores de funcionament, facturació i com informar els clients de qualsevol canvi en serveis o tarifes. Com tots els empleats, la recepcionista hauria de ser conscient de les polítiques d'oficina i disposar d'un manual d'empleats en tot moment.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingPrivadesa i confidencialitat
En moltes oficines, els recepcionistes són responsables de presentar grans quantitats d'informació. Aquests podrien incloure registres d'ocupació dels clients, històries legals o mèdiques, adreça i informació de contacte o informació financera. Tot i que l'empresari d'una recepcionista pot tenir accés complet a aquesta informació, la recepcionista no hauria de compartir-la amb ningú fora de l'oficina o amb personal no autoritzat a l'oficina o lloc de treball. Les polítiques d'oficina proporcionen regles estrictes sobre els clients a la privadesa i sovint inclouen sancions per alliberar informació no autoritzada. Atès que els recepcionistes se'ls confia una informació molt personal, han de ser conscients d'aquestes polítiques i adherir-se a ells en tot moment. Els recepcionistes també haurien de poder informar els clients sobre els seus drets de privacitat i respondre qualsevol dubte sobre aquests problemes.
