Els sistemes de presentació estableixen procediments d'oficina que organitzen informació d'acord amb regles coherents que faciliten la cerca de la informació. Els sistemes de presentació organitzen documents que altres persones i organitzacions envien a l'empresa, registres de les activitats internes de la companyia i registres d'informació que l'empresa envia a altres empreses i particulars.
Safata d'entrada i sortida
La safata de sortida conté documents sortints abans que es distribueixin. Els documents sortints inclouen missatges sortints, faxos o documents per escanejar i enviar correus electrònics a entitats alienes a l'organització. La safata d'entrada conté documents entrants abans que es presentin o es distribueixen internament. Aquests documents inclouen memos; documents que detallen un nou projecte, iniciativa o client; i documents que vénen per correu. Algunes safates d'entrada tenen dues seccions. Una secció conté documents que tenen fitxers existents i una altra secció conté documents que necessiten un fitxer nou.
$config[code] not foundFitxers i categories
Els fitxers són carpetes que contenen informació que pertany a la llista segons el nom, la data, l'assumpte, la ubicació, el projecte o altres dades. Múltiples fitxers s'agrupen per categories. Sovint, a aquestes categories se'ls assigna un color i les carpetes o adhesius codificats amb colors s'utilitzen per a una fàcil referència a aquestes categories. Els sistemes de presentació estableixen la ubicació lògica dels fitxers individuals dins d'una categoria. Per exemple, una oficina de metge pot tenir categories codificades amb colors que corresponen a cada lletra de l'alfabet per als cognoms del pacient. Altres sistemes de fitxatge ordenen els fitxers segons les categories i les posicions subjectes, numèriques, geogràfiques i cronològiques.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingCorrespondència
El correu entrant s'emmagatzema en fitxers que pertanyen a la informació dels documents. Les empreses publiquen còpies de respostes al correu entrant en el mateix fitxer que els documents originals entrants. Algunes empreses copien fotocòpies de respostes completes per distingir-les de les respostes que encara no s'han lliurat. Així mateix, les fotocòpies dels documents sortints s'emmagatzemen en fitxers relatius a la informació dels documents i s'emmagatzemen en el mateix fitxer que qualsevol resposta que l'empresa rebi a aquests documents.
Distribució interna
La safata d'entrada conté documents que es distribueixen dins d'una organització, inclòs el correu per a empleats individuals, memoràndums i altres documents físics que reben els treballadors individuals. Els documents interns de la safata d'entrada es distribueixen als empleats mitjançant la col · locació dels documents en els quadres de treball dels empleats i, de vegades, escanejant o enviant per fax el document als empleats remots.
Clau de presentació
Si no hi ha cap fitxer existent que correspongui lògicament amb un nou document, es crea un nou fitxer per emmagatzemar-lo. De la mateixa manera, es crea una nova categoria per a un nou document si no hi ha una categoria existent que s'adapti al document. Les claus de fitxers proporcionen un índex per a un sistema de fitxers. Llista de claus de fitxers i codifica totes les categories en un sistema de registre i indiqueu com s'organitza la informació en cada categoria. Cada vegada que es crea una nova categoria, la clau del fitxer s'actualitza i es distribueix a la resta del personal o es mostra en un punt de referència central.
