Una carrera com a planificador de conferències us ofereix l'oportunitat de viatjar a destinacions interessants mentre treballa en una gran varietat d'activitats comercials. Podeu treballar com a membre del personal per a una corporació, organització sense ànim de lucre o una empresa de reunions i esdeveniments o consulteu el vostre comerç com a consultor independent. Bona part del treball d'un planificador de conferències ve després de l'esdeveniment; L'organització i l'atenció al detall són trets fonamentals dels professionals de reunions reeixits.
$config[code] not foundPlanificació
Els planificadors de conferències ajuden a desenvolupar reunions, fins i tot quan el client té idees detallades. A la reunió de planificació inicial, el planificador analitza els objectius del client; aquests objectius poden incloure la generació d'un benefici, la creació d'un benefici de reclutament i retenció de membres o recompensar als membres actius o als professionals de la indústria clau amb espais de traducció habituals. L'equip de planificació analitza ubicacions que poden atreure als més assistents, les millors dates, un tema per a la reunió, la història de l'esdeveniment passat, l'agenda i les necessitats logístiques.
Pressupost
Després de la reunió inicial, un planificador de conferències crea el primer esborrany del pressupost, incloses les projeccions detallades de rendes i despeses. Una vegada que el client hagi aprovat el pressupost, el planificador avança amb la negociació i la reserva del lloc, així com els venedors i proveïdors. Les tarifes de la sala de negociació, les despeses d'allotjament, els preus audiovisuals i altres despeses són una responsabilitat clau d'un planificador de conferències. La capacitat de trobar les millors ofertes i reduir aquests costos és un punt de venda clau per a molts professionals de reunions. En alguns casos, el planificador està autoritzat a signar contractes en nom del client; en altres casos, el planificador els prepara per a la revisió i la signatura del client.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingLogística
Una vegada que els contractes estan en marxa, el planificador gestiona els molts detalls associats a la conferència. Això inclou el màrqueting, la inscripció, la creació d'insígnies, les sales de conferències de reserves, la venda de publicitat, els estands i els patrocinis, l'organització de menjar i begudes, la creació d'activitats infantils i de cònjuge i l'organització d'esdeveniments externs com tornejos de golf i tennis. Aquest treball fa un seguiment i seguiment considerables, amb un treball detallat que és una responsabilitat primordial del planificador de conferències. Oblidar-vos d'ordenar les targetes, per exemple, pot danyar tota la reunió.
Execució
Durant l'esdeveniment, el planificador de conferències sovint es troba al lloc, apareixent per reunir-se amb el personal del lloc. El planificador supervisa les instal·lacions de la sala de seminaris, l'àrea de la fira de mostres, el taulell de registre i les àrees de menjar i els registres en tots els enviaments al lloc. El planificador de la conferència ha d'estar disponible a totes hores per fer front als problemes que sorgeixen. Els planificadors experimentats sempre tenen plans de còpia de seguretat preparats en cas d'un problema. Si el client paga els aliments i begudes pel nombre d'assistents, el planificador confirma els números d'assistència amb el gerent de càtering en cada esdeveniment.
Segueix
Després de l'esdeveniment, el planificador revisa tot el que va passar durant la conferència i prepara un informe posterior a la conferència. El planificador revisa i aprova tots els contractes, enquestes els assistents i compila els resultats, i envia factures per a qualsevol cabina, publicitat, patrocini o registre que ja no s'hagi recollit. És important destacar que el planificador es reuneix amb els clients per discutir la seva avaluació de l'esdeveniment.
