El correu electrònic pot ser important, però si no es comuniqueu de la manera correcta, podríeu fer malbé la vostra empresa.
Hi ha algunes normes sobre etiquetes i directrius de correu electrònic de negocis que podeu seguir per assegurar-vos que la vostra comunicació per correu electrònic sigui sòlida. Aquí hi ha 50 consells.
Consells sobre Etiquetes de correu electrònic per a empreses
Tingueu una adreça electrònica professional
Abans de començar a enviar correus electrònics, cal assegurar-vos que la vostra adreça de correu electrònic sigui l'adequada. L'ideal és que tingueu una adreça electrònica oficial que finalitzi amb l'URL de la vostra empresa. Però si utilitzeu un compte personal de Gmail o alguna cosa semblant, assegureu-vos de mantenir-lo senzill amb el vostre nom o amb les vostres inicials, en comptes d'intentar-vos valent o divertit.
$config[code] not foundInclou una línia d'assignació directa
A cada correu electrònic, heu d'incloure una línia de tema que reflecteixi amb precisió el contingut del correu electrònic. Només un resum de paraules donarà al destinatari una idea de què esperar abans de llegir el vostre missatge.
Utilitzeu només "Respon a tots" quan sigui necessari
Quan obtingueu missatges de correu electrònic que incloguin tots els membres de la vostra organització o fins i tot algunes persones, és possible que tingueu la temptació d'incloure tots els usuaris a la vostra resposta. Però això pot comportar un gran temps perdut per a les persones si el missatge no és rellevant per a ells. Per tant, tingueu cura i només respon tot quan és absolutament necessari.
Revisió
No voldreu dedicar-se a crear un missatge de correu electrònic únicament per tenir-lo ple d'errors ortogràfics i gramaticals. Així que prengui un minut per corregir i verificar l'ortografia abans d'enviar per poder detectar possibles errors.
Torna a llegir per Tone
Però també hauríeu de llegir el vostre missatge amb una ment sobre com el vostre destinatari el llegirà. De vegades, el to es pot perdre en el correu electrònic. Així que assegureu-vos que llegeix com pensa.
Cuida els teus modals
I per descomptat, haureu d'incloure notes com si us plau i gràcies a cada missatge.
Mantingueu-lo més formal per als clients / superiors
Hi ha un munt de diferents nivells de formalitat a l'hora de fer el correu electrònic. Així que assegureu-vos de tenir en compte la vostra relació amb cada persona abans de sentir-vos còmode. "Hola nois" pot ser una salutació adequada per als teus amics. Però quan es tracta de clients, és probable que vulgueu mantenir-lo una mica més professional.
Utilitzeu formalitat per a contactes nous
De la mateixa manera, és una bona idea mantenir les coses bastant formals amb les persones que envieu per correu electrònic per primera vegada, fins que arribeu a conèixer-les prou bé com per canviar-les.
Utilitzeu una salutació acceptable
Més específicament, voldreu considerar les salutacions que utilitzeu per a cada persona. En general, heu de mantenir "Hey …" a persones que coneixeu bastant bé. "Hola" i els noms complets són més apropiats per als clients o contactes per primera vegada.
Adherir-se al punt
En el cos real del vostre correu electrònic, voldreu mantenir-lo el més curt possible. No facis que el destinatari llegeixi una novel·la només per esbrinar quin és el teu punt principal.
$config[code] not foundTrenqueu missatges llargs
Si teniu diversos punts per fer, trenqueu el text amb diferents paràgrafs o fins i tot números per facilitar la lectura.
Esborreu amb la vostra crida a l'acció
També heu de considerar el que voleu que el destinatari faci amb el vostre missatge. Si el voleu respondre amb una informació específica, dir-los que al final del vostre correu electrònic.
Feu servir l'atenció amb sigles i l'argot
Si heu inclòs qualsevol acrònim o jerga específica de l'empresa als correus electrònics, consideri el coneixement del destinatari. Si teniu problemes amb clients en diferents sectors industrials, per exemple, és possible que vulgueu incloure una mica més d'informació del que voleu amb els vostres companys de feina.
Penseu en la possibilitat de tancar
A continuació, al final de cada correu electrònic, voldreu seleccionar una instrucció de tancament adequada. Feu servir alguna cosa com "gràcies" o "el millor" per als correus electrònics comercials.
Inclou un bloc de signatura
També podeu incloure un bloc de signatura que inclogui més informació a la part inferior dels correus electrònics. Incloeu el vostre nom i informació de contacte.
Feu nota de qualsevol fitxer adjunt
Si adjunteu documents a un correu electrònic, deixeu que el destinatari sàpiga què és el que no heu d'obrir per descobrir-lo.
No us oblideu d'adjuntar
També és bastant comú que la gent digui que està adjuntant alguna cosa i que després oblideu fer-ho. Així que comproveu doble abans d'enviar.
Comproveu la mida del fitxer
Però tingueu cura quan adjunteu fitxers grans. Només ho fa quan sigui absolutament necessari. O podeu provar de tornar a dimensionar les fotos o trencar el fitxer a peces més petites per fer-les més manejables.
Fitxers grans zip
Quan hagueu d'adjuntar fitxers grans, poseu-los en un fitxer.zip per facilitar-vos el vostre destinatari.
Pregunta sobre aquests fitxers adjunts primer
També és una bona pràctica preguntar-li al vostre destinatari si és convenient enviar un gran fitxer amb antelació. A continuació, descobreixi quan seria el millor moment per enviar aquest tipus de fitxer.
Consulta sobre tipus d'arxius
A més, comproveu i vegeu quins programes tenen els destinataris perquè pugueu estar segurs que podran obrir els fitxers adjunts que envieu.
Enviar fitxers PDF quan sigui possible
Però els fitxers PDF són fàcils de veure en qualsevol tipus de dispositiu. Així que si és possible, envieu fitxers PDF en comptes de fitxers que requereixin un programa específic.
No obriu fitxers adjunts de persones que no coneixeu
A l'altre costat d'aquesta equació, quan obtingueu un fitxer adjunt en un correu electrònic que no esperava, aneu amb compte amb obrir-lo. Si no esteu segur sobre alguna cosa, pregunteu al remitent sobre el fitxer adjunt abans d'obrir-lo.
No compartiu informació confidencial
Atès que els missatges de correu electrònic són tan fàcils de reenviar i compartir, o bé enviar-los accidentalment a la persona equivocada, no és el format adequat per compartir informació sensible o confidencial.
Utilitzeu la precaució amb l'humor
També podria estar temptat d'afegir una mica de diversió o humor als correus electrònics. Però, ja que pot ser difícil de desxifrar el to en els correus electrònics, assegureu-vos que estigui molt clar o que mantingui els acudits a persones amb les que us sentiu molt còmode.
Estigueu fora de Silly Fonts
El correu electrònic també no és el lloc adequat per a que us pugueu fer creatius amb elements de disseny. Stick amb fonts que són clàssiques i fàcils de llegir.
Stick amb blanc i negre
Així mateix, manteniu-vos allunyat dels colors i els patrons de fons de la font única. El clàssic en blanc i negre és el més fàcil de llegir.
Limiteu l'ús dels punts d'exclamació
Els punts d'exclamació poden ajudar-vos a transmetre una sensació d'emoció o èmfasi. Però no els utilitzis en excés o el teu missatge no semblarà tan professional.
Utilitzeu la precaució amb totes les tapes
Totes les tapes també poden fer més èmfasi. Però també es pot veure cridant. De manera que, tret que sigui realment necessari, considereu utilitzar cursiva o alguna altra cosa.
Utilitzeu només Emoticones amb certes persones
Quan es tracti de emoticones i emoticones, mantingueu-los converses amb amics i companys de feina que coneixeu no els interpretarà malament ni els veurà com a professionals.
Considera diferents cultures i llengües
També es pot correspondre amb persones de diferents cultures o procedències. Així que assegureu-vos de tenir en compte que quan feu les vostres respostes perquè no ofegueu ni confonguis a ningú.
Passeu enrere abans de l'enviament de missatges emocionals
Si alguna vegada us trobeu en una situació en què heu d'enviar un missatge enutjat o d'una altra manera emocional, feu el vostre missatge i, després d'un temps, feu un pas per esborrar-vos el cap. Torneu a visitar el missatge més tard per assegurar-vos que realment és el que voleu dir.
Respon als missatges accidentals
En aquelles situacions on rebeu un correu electrònic que no us hàgiu destinat, responeu al remitent per informar-los ràpidament.
Confirmeu el rebut dels missatges que no podeu seguir
I si obteniu un correu electrònic destinat per a vosaltres, però no és una cosa que podeu respondre de forma immediata, simplement deixeu que el remitent sàpigue que ho vau rebre i quan podreu accedir-hi.
Comença una nova cadena de correu electrònic per a nous temes
Quan envieu un missatge de correu electrònic a algú que us correspon amb freqüència, pot ser temptador mantenir una cadena de manera contínua. Però això pot dificultar-vos que organitzeu les vostres converses. Així que comença una nova cadena per a cada tema nou.
Només reenviar missatges quan sigui necessari
El reenviament pot ser una característica útil per als usuaris de correu electrònic. Però també es pot utilitzar massa. Així que abans de reenviar missatges, només assegureu-vos que són realment necessaris perquè no bombardeja gent amb correus electrònics.
Afegiu un missatge personal al reenviar
Quan creieu que és necessari reenviar missatges de correu electrònic, afegiu un missatge personal a la part superior per explicar-lo en comptes de fer clic i fer que el destinatari llegeixi tot el correu electrònic sense context.
Verificar contingut abans de reenviar
I si reenvieu una notícia o qualsevol altra informació que no pugui donar-li de forma personal, realitzeu una investigació ràpida per verificar l'exactitud, de manera que no acabeu de perdre el temps d'algú amb informació que no és correcta.
No afegiu persones a les llistes de correu electrònic que no es van registrar
Si teniu cadenes o llistes de correu electrònic del grup que envieu correus electrònics periòdicament, només afegiu persones a aquesta llista si heu donat el vostre permís.
Demana pressupostàriament que es retirin les llistes per les quals no s'ha registrat
I si alguna vegada s'ha afegit a una llista que no vau registrar-vos, no tingueu por de contactar-vos amb el remitent i demanar-li educadament que se't tiquin.
Donar a la gent suficient temps per respondre abans de l'enviament de recordatoris
Si heu enviat un correu electrònic i no ha rebut cap resposta, és possible que vulgueu enviar un recordatori ràpid. Només assegureu-vos que heu donat a la persona un dia o dos per respondre, depenent del temps que normalment els porti a fer-ho.
Comproveu la vostra carpeta de correu brossa
També és una bona idea consultar la vostra carpeta de brossa o correu brossa abans d'enviar correus electrònics de recordatoris a les persones, en el cas que ja ho hagin enviat.
Utilitzeu missatges fora de casa durant les vacances
Quan aneu de vacances o fora de l'oficina durant més d'un dia o dos, configureu un missatge de resposta automàtica o de manera que les persones rebin una resposta ràpida quan us enviïn un correu electrònic.
Feu saber a la gent quan respondreu
En aquest missatge, incloeu la data en què tornarà a l'oficina i quan esperi poder tornar correus electrònics perquè sàpiguen quan s'ha d'esperar una resposta.
Doneu-los un altre contacte per a assumptes urgents
I, en cas que qualsevol consulta sigui particularment urgent, inclogui un altre contacte al vostre negoci amb el qual es pugui posar en contacte.
Afegiu l'adreça de correu electrònic Última
Si redacteu un nou correu electrònic, comenceu amb l'assumpte i el contingut abans d'afegir l'adreça de correu electrònic del destinatari. Això evitarà que l'enviï accidentalment massa aviat.
Feu un cop d'ull al destinatari
També voleu assegurar-vos que l'envieu a la persona adequada. Així que sempre comproveu que abans d'enviar.
Ortografia de nom de triple
I torneu enrere i comproveu una vegada més que heu escrit el nom de la persona correctament al vostre correu electrònic. No podeu tenir molta cura en aquest cas.
Assegureu-vos que el vostre nom es mostra correctament
També haureu d'assegurar-vos que el vostre nom es mostri correctament a la vostra signatura i al camp del remitent.
Elimineu ràpidament si és necessari
Alguns clients de correu electrònic com Gmail tenen una característica que us permetrà eliminar correus electrònics enviats si ho feu immediatament. Així que si oblideu de revisar qualsevol cosa, suprimiu el correu electrònic ràpidament abans que arribeu al destinatari.
Correu electrònic foto a través de Shutterstock
Més informació a: Articles populars 9 Comentaris ▼
