El frau de reemborsament de despeses pot ser molt costós per a petites empreses. Un estudi recent de Chrome River Technologies informa que hi ha un cost per a les empreses americanes fins a $ 1,9 mil milions cada any en total.
Això és aproximadament de $ 35,000 per empresa. Les tendències de petites empreses van parlar amb Anne Becknell, vicepresidenta sènior d'èxit del client a Chrome River Technologies sobre el que la petita empresa necessita saber.
$config[code] not foundCom el seu nom indica, el frau de reemborsament de despeses és un delicte que es produeix quan un empleat presenta una reclamació per pagar les despeses falses de l'empresa.
Com evitar el frau del reembossament de despeses
Utilitzeu la tecnologia actualitzada
L'administració i auditoria d'informes de despeses necessita utilitzar la tecnologia moderna per ser eficaç. L'ús dels informes de despeses manuals va ser el problema número u de l'enquesta.
"És increïble la quantitat de petites i mitjanes empreses que segueixen utilitzant el mètode de la llum de les espelmes i el llapis", diu Becknell. "Encara ho segueixen fent per paper o amb fulls de càlcul i envieu-lo per correu electrònic al voltant de l'empresa".
El problema amb aquests sistemes antiquats és la impossibilitat de fer un seguiment i veure tendències que haurien de desactivar les alarmes. La tecnologia que incorpora eines com a analítiques automatitzades us permet detectar els punts d'interès com el mateix rebut que s'ha enviat diverses vegades.
Becknell diu que la modificació automàtica retalla el frau de reemborsament de despeses a la meitat.
Entendre els homes trampa més
El frau de reemborsament de despeses no és una àrea on hi ha la igualtat entre els sexes. De fet, l'informe afirma que els homes tenien més del doble de probabilitat de cometre el delicte que les seves contraparts femenines. No només això, tenien més de quatre vegades més probabilitats d'afegir almenys $ 1000 a les seves despeses.
Conegui als empleats més joves que cometin més d'aquests delictes
De fet, gairebé un 83% del frau de reemborsament de despeses es va cometre per empleats entre 25 i 44 anys.
Implementar una política escrita formal
No només és important una política per escrit, les petites empreses haurien de tenir un procediment per fer-ho, ja que els empleats de gestió han processat el que necessiten saber. Becknell suggereix que els empleats que signin el document els ajudi a prendre la propietat de la política.
"Quan signes alguna cosa hi ha un enllaç emocional", diu.
Incorporar regles d'alt nivell
La política no necessita ser massa detallada, però cal establir els límits per a la despesa de despeses. Per exemple, si bé no necessita fixar la quantitat exacta que pot gastar en un viatge amb taxi, hauria de dir als vostres empleats si la classe de negoci o coach és acceptable.
La simplicitat hauria de ser un dels punts de referència que feu servir aquí.
No compliu el procés
Els comptadors solen veure l'oportunitat d'aprofundir en les despeses d'una empresa quan automatitzen el procés. El resultat és un informe de despeses que és complicat i tendeix a reduir el risc sense haver d'examinar correctament.
Per tant, és important tenir en compte quantes vegades i per què els informes de despeses passen de persona a persona. Les petites empreses haurien de buscar optimitzar aquesta part del procés.
Pagueu l'atenció a les despeses personals
Un dels majors reclams de frau de despeses és la substitució de despeses personals per a empreses. Un dels regals aquí és reclamacions per a menjars de cap de setmana quan l'empleat no està programat per viatjar.
Compte amb despeses extravagants
Més d'un terç dels que van ingressar a Chrome River Technology van informar que van afegir imports que oscil·laven entre $ 100 i $ 499. Els imports que es veuen modificats són banderes vermelles que haureu de cercar. Per exemple, un rebut que sembla que utilitza dos tipus diferents de tinta sol ser un regal mort.
Aprova els administradors
"Voldràs fer que l'aprovació d'aquests rebuts sigui significativa i formar als aprovadors", diu Becknell. Ella afegeix que és important que entenguin què buscar i que es responsabilitzen de la captació de reclamacions fraudulentes.
Utilitzeu les targetes de crèdit de l'empresa com a pas proactiu
Sempre que sigui possible, l'ús de targetes de crèdit de l'empresa desalienta les reclamacions fraudulentes. Aquestes són una excel·lent forma de bloquejar informació important com la data i la quantitat de qualsevol transacció.
Foto a través de Shutterstock
