En una posició de recepcionista, una persona s'encarrega de dirigir la recepció sense problemes i de manera eficient mentre representa la companyia. Després de tot, la primera persona que veus quan entres a un negoci sol ser la recepcionista. En ser un recepcionista eficaç, una persona ha de tenir una comprensió sòlida de les habilitats administratives i clericals i de la comunicació interpersonal.
Conegui el seu camí a l'ordinador. Per executar una bona recepció, una persona necessita la possibilitat de navegar bé per una computadora. Una gran quantitat de recepcionistes implica respondre correus electrònics, imprimir agendes setmanals i distribuir avisos als membres del personal. Alguns programes que són útils per a recepcionistes són Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks i Access. Escriure ràpidament i amb precisió també és un avantatge.
$config[code] not foundTracta els problemes cap a fora. Una gran part de ser una recepcionista efectiva és saber manejar els problemes de manera eficient i oportuna. Les habilitats ràpides de pensament crític són imprescindibles, tant si necessiteu fer front a un embús de paper d'impressora o si el vostre cap es retarda per a una reunió crítica en una altra ciutat.
Comunicar-se eficaçment amb els altres. La recepció de treball és una posició ideal per a persones amb personalitats amistoses, brillants i fortes habilitats interpersonals. El treball és certament no per l'antisocial. Per ser recepcionista, haureu de poder comunicar de manera clara i concisa amb altres persones. També és vital mantenir sempre un comportament compost, relaxat i professional, no importa què tan agitat o aclaparat que sigui.
Utilitzeu el telèfon com un professional. A la recepció, el telèfon necessita ser el vostre millor amic. Els recepcionistes passen un gran tros del dia al telèfon, ja sigui per treure els missatges del cap, dirigir els interlocutors a les línies individuals dels membres del personal o configurar trucades de conferència. Per funcionar correctament el telèfon, un recepcionista ha de parlar sempre en un to polit, evitar menjar mentre parla, abstenir-se d'utilitzar un llenguatge pobre i mostrar una veritable preocupació per ajudar a la persona en l'altre extrem de la línia.
Mostra un sentit intens de l'organització. Les habilitats organitzatives són essencials per operar bé la recepció. Ser recepcionista es tracta de tasques múltiples.De vegades, pot ser responsable de manejar una dotzena de coses al mateix temps, de no mantenir a algú en espera per parlar amb algú que estigui esperant una cita per enviar faxos i escriure factures. La posició pot ser caòtica, però una recepcionista especialitzada necessita tenir la capacitat de manejar-la amb facilitat.
Consell
Flexibilitat i acomodació. Per brillar com a recepcionista, necessiteu tenir la voluntat d'assumir nous rols i anar més enllà, encara que no sigui part de la descripció del vostre treball. Si l'intern està fora del dia i s'aproxima una gran reunió, no dubteu a anar a fer una cafeteria ràpida per als executius de l'oficina.
