Heu d'haver vist aquests vídeos de línies de muntatge a les fàbriques. Un flux continu d'elements perfectament dissenyats, que busquen un aspecte idèntic que flueix a través del pis de la botiga gairebé com si fos per màgia. Si només tu i jo podrien produir resultats en aquest nivell d'eficiència, rapidesa i precisió, dia rere dia i dia.
Causes principals de baixa productivitat
Desafortunadament, ser humà és alguna cosa que no ens ajudi a la precisió i la productivitat de la línia de muntatge. No obstant això, hi ha un munt de coses que fem als nostres llocs de treball que són desguassos de productivitat. Aquí hi ha una ullada a alguns dels sospitos habituals.
$config[code] not foundFalta de planificació
Un tema recurrent en molts equips és la manera desorganitzada en què els membres individuals s'apropen a un problema. Quan no hi ha una orientació clara sobre el que s'ha de fer en relació amb una tasca a la mà, cada membre decideix abordar-lo de la seva manera única.
Això podria significar que més d'una persona fa el mateix treball, sense saber-ho, que és un dels grans desguassos de productivitat. De vegades es fan tasques innecessàries. En altres ocasions, massa temps s'assigna a tasques insignificants. Cadascun d'aquests escenaris són drenatges de productivitat i representen un gran desembasament en els recursos d'una organització. Però són totalment evitables amb certa planificació anticipada.
De la mateixa manera que cada pel·lícula té un script perquè sàpiga exactament quina escena es desprèn quina, creeu un script per al vostre equip. Si el vostre treball està basat en el projecte, trace un pla d'acció detallat amb responsabilitats clares assignades i els terminis establerts per mantenir la implicació de tots.
Si no solen manejar els projectes i, en canvi, tractar amb processos que són rutinaris; aclareixi com vostè i el vostre equip s'aproparan a cada procés i asseguren que no hi hagi cap coll d'ampolla imprevistos. Utilitzeu eines com 10,000 Peus o Guru de recursos per planificar millor els vostres recursos.
Massa correu electrònic
Fins i tot en aquesta època de les xarxes socials i un milió d'aplicacions per arrencar, el correu electrònic aconsegueix dominar els nostres dies en el treball. Fins i tot des de fa un any, enviem col·lectivament 182.900 milions de missatges de correu electrònic els uns als altres cada dia. Amb uns 2.92 mil milions d'usuaris d'Internet del món el 2014, això fa que hi hagi més de 62 correus electrònics per cap, cada dia. Aquest és un altre dels grans drenatges de productivitat en el treball i un correu electrònic suficient per mantenir-vos ocupat tot el dia.
No deixeu que la regla de correu electrònic reguli el vostre dia laborable. Planifiqui el seu dia en els seus primers 10 minuts en el treball amb una llista clara de tasques pendents. Accediu a la vostra llista i, quan feu un descans del vostre treball, comproveu que la safata d'entrada del correu electrònic es desbordi. El motiu per prioritzar la vostra llista de tasques per correu electrònic és senzilla. El que heu posat en aquesta llista són coses que són prioritàries per a vostè. El correu electrònic és el que altres vol que faci i compleixi les seves prioritats, no la seva.
Sent una mica egoista en aquest sentit, es faran meravelles per la vostra productivitat diària. Si necessiteu comunicar-se ràpidament amb algú, només cal que aneu al vostre escriptori durant un temps de cara. No tens temps per això? Activeu el servei de missatgeria instantània de la vostra oficina. Slack i HipChat són dos exemples de serveis de missatgeria instantània extremadament populars i versàtils per al vostre lloc de treball.
Trobada Mania
Hi ha massa reunions i molt poc treball fet és un altre dels drenatges de productivitat i també un lament freqüent als centres de treball de tot el món. L'obsessió de convocar una reunió de diversos membres de l'equip per cada petita tasca els allunya del treball productiu real que podrien haver aconseguit i trenca el ritme del treball.
Fins i tot pitjor, moltes reunions inclouen persones que tenen poc o gens res a veure amb la qüestió. Aquesta és una gran quantitat de temps per a aquests membres i ofereix un valor zero a la reunió.
Eviteu el drenatge de la productivitat, com ara, limitant la quantitat de reunions que truqueu a vostè i al vostre equip. En canvi, invertiu en una eina de col·laboració com Wrike, que us permetrà crear plans, debatre idees, assignar treballs i fer un seguiment de la contribució individual, tot des de la comoditat d'un "centre de comandaments" que s'integra amb Word, Excel, Gmail, Dropbox, i pràcticament qualsevol altra aplicació habitual que estigui utilitzant. No hi ha reunions més desfavorables per a cada petita actualització de cada membre de l'equip.
Massa descansos
Tot el treball i la manca de joc fan que Jack sigui un noi apagat. Tanmateix, el nostre esperit de convertir llocs de treball en llocs allunyats sovint dóna lloc a oficines que tenen més gent que s'ocupa d'un "descans de fum" que les persones que treballen a les taules.
A continuació, hi ha infinites cafeteries i treballs personals que s'endinsen en hores de treball i s'eviten els temps productius dels nostres horaris sense que ni tan sols ho realitzem.
Anima't al teu equip a prendre pauses del seu treball per recarregar-se de tant en tant, però tome una posició clara contra els descansos massa freqüents que serveixen poc o cap propòsit a més de perdre el temps.
Molta gent al vostre lloc de treball fuma? Creeu una zona de fumadors fora de la vostra àrea de treball perquè els vostres companys de feina no hagin d'agafar l'ascensor cap amunt i cap avall per a cada descans de fum. Millor encara, anima al teu equip a donar-li un cop d'ull i, en segon lloc, relaxar-te a la sala de jocs o a la cafeteria.
Parting Words
Els drenatges de productivitat i la baixa productivitat no són només problemes que molesten al vostre equip. Més del 70% dels treballadors nord-americans estan "desactivats activament" d'acord amb un estudi de Gallup el 2013.
Imagineu l'estat de la nostra economia si aquests treballadors poguessin tornar a ser de manera activa i productiva. Encara no podeu transformar tota l'economia, però amb alguns canvis simples, podeu canviar la productivitat del lloc de treball.
Oficina ocupada Foto a través de Shutterstock
5 Comentaris ▼
