Amb tots els mètodes de comunicació disponibles, podeu pensar que els vostres empleats no requereixen formació en missatgeria interinstitucional. La veritat és que la varietat d'opcions sovint fa que sigui difícil triar el camí correcte. L'establiment d'unes poques regles i bones pràctiques garanteix que els empleats prenguin les decisions correctes quan diverses oficines es dediquin al diàleg. Quan tingueu protocols clars, es produeixen menys conflictes i malentesos.
$config[code] not foundCreació de polítiques i procediments
Redacció, redacció, revisió i publicació de polítiques i procediments formalitza les interaccions fonamentals que es produeixen a la vostra empresa. Si no preneu el temps per considerar aquestes situacions, les vulneracions de seguretat i les preocupacions sobre la privadesa podrien frenar les vostres operacions. Cal establir normes sobre com recopilar, processar, transferir i utilitzar informació entre oficines, mitjançant correu electrònic, sobres especials per correu postal i altres mètodes accelerats. Tingueu cura de protegir les dades del personal i del client i assegureu-vos que esteu complint legalment. Per exemple, capaciteu els empleats per detectar correus electrònics sospitosos que representin el phishing o altres activitats fraudulentes d'Internet.
Desenvolupament de plantilles
La capacitació dels empleats en comunicació entre oficines hauria d'incloure com utilitzar plantilles per a correus electrònics, butlletins informatius, presentacions i altres informacions d'oficines. En crear un format estàndard, s'imposa l'ús del logotip, fonts i colors de l'empresa. La publicació d'aquests en un lloc de la intranet de l'empresa els fa fàcilment accessibles per a tots els empleats. L'entrenament implica descriure el propòsit de la plantilla, com personalitzar-lo i usar-lo.
Realització d'exercicis de rol
La comunicació sense interferències ineficaç es produeix quan les persones no es manifesten amb claredat, escolten amb atenció i es respecten completament. En realitzar exercicis de creació d'equip, proporciona oportunitats perquè el seu personal practiqui la comunicació en un entorn de pràctica no amenaçant. Per exemple, divideix un grup d'empleats de diferents ubicacions en parelles. Demana als participants que pensin en una conversa difícil, com ara la finalització d'un empleat. Una persona fa el paper del director i l'altra persona compleix el paper de l'empleat. Després de cinc minuts de lliurament del missatge, pregunteu als participants que parlin sobre la conversa i sobre el que va funcionar o no va ajudar al procés. No podem evitar desacords o negociacions en el lloc de treball. Tanmateix, aprenent a desxifrar patrons que no contribueixen a la resolució, podem conversar sense defensivitat, escoltar el veritable significat del que es diu, mantenir-se calmada a pesar de les acusacions i de la ira, i centrar-se en la resolució de problemes productius.
Recompensar i reconèixer els bons comunicadors
Una vegada que estableixi patrons de comunicació efectiva, perpetuï la tendència recompensant i reconeixent a aquelles persones que difonguin conflictes i col·laboren. Per exemple, podeu recompensar els jugadors de l'equip que utilitzen les xarxes socials de manera responsable per promocionar els productes de la companyia distribuint fitxes petites del vostre agraïment, com ara targetes de regal, entrades de pel·lícules o cupons. També podeu agrair públicament als empleats la seva capacitat de mantenir informats a les reunions d'empreses, esdeveniments i cerimònies. Per exemple, proporcioneu un certificat d'assoliment del millor butlletí distribuït a la vostra empresa.
