La comunicació del lloc de treball adreçada al "fitxer" ha d'adherir-se al procés i estructura dels registres d'ocupació, així com al format bàsic per a la correspondència comercial. Les memòries de fitxers estan destinades a documentar accions com ara canvis de personal o decisions de treball. Així mateix, conserven els fets i les circumstàncies relacionades amb les activitats de recursos humans i les investigacions en el lloc de treball.
El destinatari
Encara que la memòria està destinada a documentar el fitxer, és possible que hi hagi destinataris que haurien de rebre directament una còpia de la comunicació. Per exemple, si documenteu el fitxer d'un empleat sobre la seva consideració per a una promoció, és possible que vulgueu incloure el seu supervisor actual i el supervisor a qui informarà sobre la nova funció. A més, proporcioneu a l'empleat una còpia de la nota.
$config[code] not foundInformació sensible
Les memòries sobre la informació sensible s'han de dirigir només als que necessiten saber i les notes s'han de marcar clarament "confidencials" si contenen informació que no s'ha de discutir entre els recursos humans i el supervisor de l'empleat. En alguns casos, les memoràndums per enviar informació sobre assumptes delicats no s'han de col·locar en el fitxer d'un empleat. Per exemple, en casos d'investigacions en llocs de treball, com l'assetjament sexual, un memoràndum per presentar-se entra en el fitxer d'investigació i no en el fitxer de personal de l'empleat.Els documents d'identificació per a finalitats d'investigació continuen essent confidencials i accessibles només per al personal amb necessitat de conèixer, com ara personal de recursos humans, executius i propietaris d'empreses o advocats legals.
Contingut de la nota
Tret que aquesta nota sigui part de la correspondència en curs, és possible que necessiteu descriure les circumstàncies o explicar el motiu de la seva documentació. Si es tracta d'una qüestió de personal, a part d'una investigació, comenceu la nota amb el nom, el departament, la posició i la durada del treball de l'empleat. Per exemple, si resumeix la sol·licitud de transferència d'un empleat, el primer paràgraf ha de contenir informació pertinent, com ara la posició de l'empleat i la posició o departament per al qual sol·licita una transferència. La memòria també inclouria detalls sobre si es va concedir, considerar o denegar la seva sol·licitud de transferència.
Distribució i arxius
Si esteu escrivint al fitxer d'un empleat, una còpia de la memòria ha d'ingressar al fitxer de correspondència general de recursos humans com a part de la llista de distribució. A més, l'empleat rep una còpia i també ho fan altres parts que poden estar a la privilegi de la informació dels empleats, tret que la nota sigui part d'una investigació confidencial del lloc de treball. En aquest cas, només els recursos humans i el personal que treballen en la investigació han de tenir accés a la memòria. Quan el fitxer que conté la memòria s'envia als vostres arxius, el departament de Recursos Humans conserva una còpia de la memòria localitzada a l'arxiu de correspondència general del departament.
