Els minuts de la reunió constitueixen un registre important del que va tenir lloc en una reunió, incloent-hi els temes que es van discutir, les decisions que es van prendre, les tasques realitzades i delegades, i els terminis de compliment que es van establir. L'ideal és que els assistents a la reunió utilitzin els minuts de reunió i els que van perdre la reunió com a referència per a les accions que cal prendre. Els minuts també s'utilitzen en el futur com a recurs si algú vol tornar i fer referència a un moment o projecte específic. Les notes de reunions financeres han de ser especialment detallades i específiques ja que tracten números importants i estadístiques. Si esteu a càrrec de prendre les notes de la reunió de la comissió de finançament, assegureu-vos que les vostres notes segueixen el protocol de l'empresa i s'adhereixen a les pautes bàsiques per prendre notes de reunió eficaces i eficients.
$config[code] not foundTingueu en compte el nom de l'empresa, la data i l'hora a la part superior del document. També s'inclou qualsevol altra informació rellevant, com el departament específic o el nom de l'equip o qualsevol motiu específic de la reunió.
Registre els assistents. Els assistents a una reunió de la comissió de finançament solen incloure un president del consell, membres del consell i personal directament relacionat amb les finances de l'empresa, com un comptable o un director de finances. Si es tracta d'una reunió de finançament del govern, l'administrador de la ciutat i fins i tot l'alcalde poden estar presents. Addicionalment, les empreses externes poden estar representades a la reunió si hi ha una discussió sobre un projecte concret. Assegureu-vos de tenir en compte els títols de les persones. Si necessiteu, apropeu un full d'assistència per assegurar-vos d'obtenir els noms correctes dels assistents. També podeu registrar els noms dels assistents que no poguessin estar presents, però que necessiten una còpia de les actes.
Si hi ha una agenda, registreu les vostres notes per cada tema que es tracti del tema. Els temes d'una reunió de la comissió de finançament sovint inclouen pressupost, finançament de projectes en particular, ingressos o estats financers, assignacions futures o canvis o actualitzacions del calendari pressupostari. Inclou punts importants de discussió i subpuntos en forma de prosa o bala depenent del protocol de l'empresa. Tingueu en compte qui està parlant, els noms o números que s'esmenten, així com qualsevol persona a qui es designi una tasca i la data de venciment de la tasca.
Registre "Altres negocis". Després d'haver cobert els temes de l'agenda, creeu una nova secció titulada Altres Negocis. Aquí farà notar tots els articles nous que es posin en discussió. De nou, tingueu en compte el parlant, les dates o números que es debat i les tasques assignades i dates de venciment.
Informació sobre la verificació i l'adreça que falten. Abans d'enviar les notes de la reunió, assegureu-vos que són llegibles i correctes gramaticalment, que no hi ha cap tipus d'error i que els noms s'han escrit correctament. Si hi ha informació que falteu que coneixeu, consulteu la informació que falta. Intenta escriure els minuts tan aviat com sigui possible durant la reunió mentre encara recordeu el que s'ha debatut.
