Ja el 1917, el primer Bankers Box® es va fer càrrec del registre. Com el seu nom indica, va ser dissenyat perquè els banquers gestionin els registres bancaris. Aviat, però, va ser adoptat per empreses de tot tipus per organitzar i arxivar registres.
$config[code] not foundAvanç ràpid 95 anys. El món ha canviat, però algunes coses no ho han fet. Una cosa que no ha canviat és la necessitat de gestionar documents i registres al vostre negoci.
De fet, la gestió de registres s'ha convertit en una preocupació encara més gran en el nostre món modern. Per exemple, el litigi és avui un fet de negoci. Les qüestions de litigi han augmentat l'apreciació quan es tracta de registrar la retenció, és important tenir una política sòlida per retenir i destruir registres i recuperar-los de manera precisa si és necessari. I això és només un exemple.
Tanmateix, massa empreses tampoc tenen una bona solució de gestió de documents i, com a conseqüència, la incertesa de la seva experiència a causa dels registres mal organitzats-o que estan outsourcing a causa d'una percepció defectuosa, és un gran mal de cap per tractar registres interns.
I això és lamentable. Per què? Atès que la gestió de registres a través d'una solució interna és factible i té avantatges: no és difícil, pot estalviar diners, és convenient, és més segur i s'organitza.
La gestió de registres interns es troba dins de la capacitat de les petites i mitjanes empreses.
Fellowes, empresa reconeguda pel seu compromís amb la innovació en el lloc de treball, recentment enquestats en la presa de decisions en petites i mitjanes empreses amb 1 a 1.000 empleats. Aquesta enquesta mostra els avantatges de la gestió de registres interns, de la següent manera:
1) Estalviar diners - El 52% dels que utilitzen un sistema de gestió de documents interns diuen que els ha estalviat despeses de diners / tall. No només això, el 16% dels que diuen que un sistema de gestió de documents interns ha tingut un "impacte fortament positiu" en les despeses operatives.
De fet, el cost és un controlador clau per canviar a una solució interna. Gairebé el 65% dels que es traslladen a una solució de gestió de documents interns diuen que els costos del seu emmagatzematge, trituració, enquadernació i laminació fora del lloc van ser un factor en la seva decisió.
Per obtenir una instantània ràpida dels estalvis potencials de la vostra empresa, proveu l'anàlisi de estalvi de Fellowes a savingsanalyzer.fellowes.com.
2) No hi ha costos més inesperats i ocults Un dels problemes als quals s'enfronten les empreses que utilitzen l'emmagatzematge i recuperació de documents fora del lloc són taxes inesperades que poden augmentar el cost total de la gestió de registres fora de lloc. A més de les tarifes bàsiques d'emmagatzematge i recuperació, hi ha càrrecs addicionals per recàrrecs de combustible, caixes de mida estranya, re-boxejos, recuperació de presses, lliurament ràpid, lliurament de tercers, mínims d'emmagatzematge, càrrecs de manipulació, tarifes de programes, destrucció / facturació detallada i càrrecs de fotocòpies. Una solució interna pot minimitzar o eliminar tots aquests costos. Aquest gràfic mostra l'impacte negatiu de moltes tarifes:
Feu clic per veure una imatge gràfica més gran
3) Els temps de recuperació són més ràpids: El temps és diners en el negoci. Només el 14% va dir que el seu proveïdor de gestió de documents fora de lloc recuperava documents el mateix dia que es demanava. Gairebé un terç diu que triga tres o més dies a recuperar registres, de vegades més d'una setmana. Amb una solució interna, la velocitat està dins del vostre control.
4) Millora de l'eficiència i la comoditat. Segons l'enquesta, el 74% diu que anar a la gestió de documents fora de lloc no ha tingut cap impacte ni un impacte negatiu en l'eficiència.
Fellowes ha creat l'analizador d'estalvis per calcular el vostre potencial d'estalvi. Es triga tan sols 60 segons a executar la calculadora: proveu-la i vegeu-la.
7 Comentaris ▼
