La Llei de drets civils de 1964 exigeix que les sol · licituds d'ocupació es mantenin en el registre durant almenys un any. Si sap que un sol·licitant té més de 40 anys, la seva sol·licitud s'ha de celebrar durant dos anys, d'acord amb la Llei sobre discriminació per edat en l'ocupació. Les lleis estatals podrien exigir fins i tot un període més llarg per contenir els registres sol·licitants de feina. A causa de les regulacions estatals i federals, un registre precís i un sistema de registre per a sol · licitants d'ocupació és una part important del negoci. És possible que fins i tot hagi de tornar a consultar amb aquests sol·licitants si l'empleat que va contractar no funciona.
$config[code] not foundUtilitzeu un programari de gestió electrònica per crear i emmagatzemar aplicacions de treball. Diversos programes en línia permeten als usuaris crear formularis electrònics com aplicacions de treball. Aquestes formes d'ocupació s'envien i es guarden de forma electrònica i permeten l'emmagatzematge sense paper. Atès que la majoria de les aplicacions arriben per correu electrònic, es tracta d'una manera fàcil d'emmagatzemar material en fitxers que no ocupen cap espai físic. L'ús d'un flux de treball electrònic emmagatzemat en el sistema de gestió de documents de la vostra empresa requereix seguretat, de manera que els personal no autoritzat no hacke ni visualitzi fitxers d'ocupació. Establiu l'ordinador per enviar automàticament alertes per recordar-vos quan els fitxers s'han d'eliminar o revisar.
Configureu els fitxers de personal de la sol·licitud d'ocupació en carpetes de paper. Planifiqueu un sistema de presentació eficient mitjançant carpetes de fitxers codificades amb colors conservats en calaixos, prestatgeries o armaris de fitxers. Impressió de currículums i sol · licituds de treball rebudes per correu electrònic i registreu-les amb les sol·licituds emplenades en persona o enviades per correu. Els sol·licitants es poden presentar per nom o número de la Seguretat Social en seccions determinades pel tipus de feina. Per exemple, els treballs de vendes es mostraran en una carpeta anomenada "Vendes" i els candidats seran ordenats pel cognom o numèricament per números d'identificació. Asseguri els fitxers en un armari o habitació tancada.
Mantingueu registres durant almenys quatre anys si un sol·licitant de feina us exigeix la contractació de discriminació. La Comissió d'Igualtat d'Oportunitats d'Ocupació normalment requereix que mantingueu sol·licituds sol·licitades durant almenys un any, però si s'enfronta a accions legals, l'EEOC us recomana mantenir les sol licituds de feina durant almenys quatre anys. Si no emmagatzema correctament les vostres aplicacions, l'EEOC us podria cobrar amb pràctiques discriminatòries de contractació o violacions de registre.
Destrueix les sol·licituds de feina després del termini legal per tancar-les. Estableix un sistema amb recordatoris per fer-ho. Poseu-vos en contacte amb el vostre departament de TI per eliminar correctament els fitxers electrònics i reduir les aplicacions de treball en paper. Això és important perquè els fitxers d'aplicacions de feina contenen informació personal com ara números de la Seguretat Social i dades d'ocupació que s'han de mantenir estrictament confidencials.
