Els alts executius com CEOs, vicepresidents i directors d'operacions gestionen les seves organitzacions amb l'ajuda administrativa executiva. Sovint anomenats secretaris executius, administradors executius o ajudants executius, aquests professionals s'encarreguen de les necessitats d'informació i detalls administratius per als seus caps. A causa del seu contacte amb els empleats més importants d'una organització, poden realitzar moltes tasques de nivell superior, com assistir a reunions importants i realitzar investigacions vitals.
$config[code] not foundHabilitats
Com que s'ocupen de directius, executius, tècnics i empleats en tots els nivells de l'organització, així com clients, els administradors executius necessiten excel·lents habilitats interpersonals. Han d'escoltar activament les instruccions dels seus patrons, explicar informació verbalment als subordinats i escriure informes que els empleats generals entenen. La seva percepció social els ajuda a recollir informació de les persones i motivar els altres a l'acció. Es necessiten bones habilitats d'organització i de gestió del temps perquè conjuguen diverses tasques al mateix temps i poden treballar per a més d'un executiu. Els administradors executius han de tenir habilitats informàtiques efectives per utilitzar el programari per processar, organitzar i presentar dades de manera efectiva.
Deures
Els administradors executius actuen com a titulars dels seus executius mitjançant la selecció de les seves trucades telefòniques i les seves cartes, i prenent missatges. Els visitants de les empreses han de passar-los per poder decidir si permeten l'accés als executius clau. També fan arranjaments de viatges, planifiquen reunions i aténen-los per gravar minuts, i recopilen dades que els seus caps sol·liciten. Corregeixen i escriuen correspondència i altres documents comercials per part dels executius, i distribueixen memos o altres comunicacions per escrit. Com a part de la seva experiència, poden operar equips d'oficina tan variats com ordinadors, copiadores, màquines de fax i sistemes telefònics.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingSupervisió
En grans organitzacions, els administradors executius poden estar a càrrec d'altres secretaris, assistents i empleats, de manera que puguin afegir tasques de gestió a la seva descripció de la feina. Publiquen descripcions de feines, i després entrevisten i comproven les qualificacions dels candidats. Llavors contracten, entrenen i motiven els administradors subordinats. També assignen tasques i horaris, assignen espai d'oficina i subministraments, i supervisen el progrés i la qualitat del treball. Els administradors executius també poden ser responsables de les subvencions i les promocions, així com els títols.
Qualificacions
O * NET OnLine mostra que el 41 per cent dels administradors executius tenen algunes classes postsecundàries però cap grau, el 28% té un diploma d'escola secundària o GED, i el 26% té un títol associat. Alguns administradors comencen en posicions clericals de nivell inferior, però amb experiència i formació addicional augmenten les posicions de responsabilitat creixent fins arribar a nivells executius. Els títols associats per a assistents executius triguen dos anys a completar-se i estan disponibles a les escoles de negocis i col·legis comunitaris. Uns pocs secretaris executius van a obtenir una llicenciatura en administració d'empreses de les universitats, que dura quatre anys. La certificació voluntària està disponible per part d'organitzacions nacionals, que poden augmentar les oportunitats laborals.
