Si preferiu una posició de gestió que us permeti mantenir-vos en contacte amb tots els elements d'una empresa, considereu un lloc de treball com a gerent d'oficina. Quan treballeu com a director d'oficina, els vostres deures poden tenir menys impacte en la productivitat de l'empresa en comparació amb els empleats especialitzats, però el que feu és tan important per al bon funcionament de l'empresa. Un bon gerent d'oficina és un signe d'un entorn d'oficina ben dirigit.
$config[code] not foundDeures
Un gerent d'oficina és un empleat que supervisa específicament la gestió de l'oficina en general. Aquesta persona no es pot centrar en tasques directament relacionades amb la forma en què l'empresa fa els seus diners, sinó que funciona darrere de les escenes per mantenir l'oficina funcionant com una màquina ben engrasada. Les funcions comunes d'administració d'oficines inclouen l'ordenament de subministraments, la negociació amb proveïdors, el maneig de diners petits i els conflictes d'oficines. En algunes empreses més petites, el director d'oficina paga als treballadors, proveïdors i contracta a persones. El seu objectiu general és assegurar-se que els empleats i altres administradors tenen el que necessiten per completar els seus propis treballs amb èxit.
Organització
Com a gerent d'oficina, les habilitats organitzatives són clau. Per exemple, el gerent d'oficina ha d'organitzar i gestionar certs fitxers de forma continuada per fer referència a altres administradors i empleats. També ha d'organitzar i abordar els problemes que afronta l'oficina per ordre d'urgència. Si un responsable d'oficina és responsable de contractar empleats nous, ha de reunir i organitzar informació sobre els sol · licitants: el mateix passa amb el maneig de deures comptables si és part de la descripció del seu treball.
Comprensió i comunicació
Un bon gerent d'oficina també ha de tenir un nivell d'entesa per tenir èxit en aquesta posició. El gerent ha d'entendre les necessitats dels professionals de l'oficina i gestionar aquestes necessitats amb eficàcia. Ha de tenir la capacitat de posar-se a la pell dels altres empleats per resoldre els conflictes que sorgeixen. Un bon gerent d'oficina té la capacitat de comunicar-se eficaçment amb tothom, des dels treballadors fins a la direcció superior i els executius de l'empresa.
Gestió de costos
Una altra qualitat important d'un gerent d'oficina és la possibilitat de mantenir o reduir els costos del negoci. Quan treballa com a gerent d'oficina, aquest individu ha de supervisar de prop les despeses, com ara material d'oficina i costos generals (lloguer, serveis públics, manteniment d'equips i altres necessitats operatives). Tot i tenir cura dels costos, també ha de garantir que els empleats tinguin accés als recursos que compleixin amb els estàndards operatius i de qualitat de l'empresa.
