La seva empresa està sagnant els diners? A continuació us indiquem com aturar-lo

"Necessitem parlar sobre el pressupost del projecte …"

Cap frase pot atacar la por al cor de la direcció júnior i superior, igual que un correu urgent per discutir el pressupost.

Si sou un administrador de projectes, ja sabeu molt bé el difícil que pot ser mantenir els projectes a temps i en pressupost. Entre canviar l'abast del projecte, les demandes de clients poc realistes i els contratemps inesperats, gestionar un projecte poden sentir-se sovint com els gats de ramaderia.

Si trobeu que el vostre equip executa rutinàriament el pressupost (encara que el pressupost inicial sembli completament dins del paracaigudisme), el problema podria no estar en contacte amb el vostre equip, el vostre lideratge o el vostre client, sinó amb les eines que esteu utilitzant. Sí, parlo d'aquesta plataforma de gestió de projectes costosa (i confusa) que esteu utilitzant.

L'elecció de l'eina de gestió de projectes en línia incorrecta pot configurar el vostre negoci per a una gran quantitat de problemes. És una de les maneres més habituals que les empreses poden acabar malgastant un efectiu seriós sense ni tan sols adonar-se'n. Esteu lluitant per triar el programari de gestió del projecte adequat o no està segur de si la vostra plataforma actual és l'adequada per a les necessitats del vostre equip?

Compte amb els següents indicadors vermells:

Bandera vermella núm. 1

La planificació del projecte i el treball ad-hoc no utilitzen la mateixa plataforma.

Els responsables del projecte passen el 90% del temps comunicant-se. El programari de gestió de projectes no hauria de facilitar el procés?

Quan seleccioneu un sistema de gestió de projectes, seleccioneu una plataforma que faciliti el seguiment de tots els aspectes dels vostres projectes des d'un únic sistema. D'aquesta manera, quan les tasques ad-hoc apareixen, podreu afegir aquestes tasques a la mateixa plataforma de projecte, cosa que facilita el seguiment de la càrrega i la disponibilitat del treball de cada membre de l'equip.

Identifiqui fàcilment quins membres tenen més temps en el seu calendari i que estan excessivament compromesos a canviar la càrrega de treball de manera transparent com a prioritats i canvis de disponibilitat.

Bandera Vermella No. 2

No hi ha un servei d'embarcament estandarditzat.

Quan gestioneu un equip virtual, el primer pas per a l'èxit és estandarditzar el procés d'embarcament a bord.

Obtingueu tots els usuaris des de la mateixa pàgina amb un tutorial bàsic sobre com utilitzar la nova plataforma. Establir expectatives de disponibilitat amb una guia de comunicació i full d'informació de contacte.

Les millors plataformes de gestió de projectes inclouen eines de xat virtual i programes de missatgeria interna. L'ús de la mateixa eina de xat que s'inclou amb el programari de gestió de projectes significa que podeu ajustar les assignacions de tasques, afegir notes a diferents treballs o canviar els terminis sense haver de sortir del programa.

Bandera vermella núm. 3

Utilitza un servei per a la gestió de projectes i un altre per compartir fitxers en el núvol.

Sí, DropBox i Google Docs són excel·lents, però crec que quan gestiono un projecte important, és molt més fàcil mantenir tots els fitxers en la mateixa ubicació que les llistes de tasques pendents i les reunions de pantalla / col·laboració.

Tinc el meu equip incloure un número de versió en tots els noms dels fitxers i les inicials de l'última persona per fer edicions al fitxer. D'aquesta manera, si hi ha una pregunta sobre el contingut o el que s'ha canviat, instantàniament sé a qui contactar. Això ajuda a mantenir els fitxers enterrats en una cadena de correu electrònic i les modificacions de la duplicació.

Independentment de la convenció de nomenclatura d'arxius que trieu, col·loqueu un sistema des del primer dia per gestionar i fer el seguiment dels fitxers i mantenir-los tots en un sol lloc.

Bandera Vermella No. 4

No hi ha espai per a debats col·lectius ni reunions virtuals.

Hi ha més programari de gestió de projectes que només realitzar tasques de seguiment i emmagatzemar fitxers.

Quan executeu un equip virtual, les reunions habituals poden ser un repte. Dit això, sense una comunicació clara, tot el projecte podria desaparèixer. Tria un dia i hora (com els dilluns a les 10 del matí i els dijous a les 2 p.m.) per tenir una sessió setmanal de facturació d'estat del projecte.

Tingueu en compte els membres de l'equip que viuen en diferents zones horàries; Les reunions del migdia solen ser més senzilles per a tothom "assistir". Tenir un dia i hora específics programats amb antelació periòdicament manté tots els usuaris a la mateixa pàgina i el projecte avança.

Bandera Vermella No. 5

Un munt de campanes i xiulets, però no hi ha suficient funcionalitat bàsica.

En seleccionar una plataforma de gestió de projectes, és temptadora triar el que tingui les funcions més atractives.

Assegureu-vos que la funcionalitat bàsica doni suport aquestes campanes i xiulets. Si la integració és completa amb Gmail i DropBox, feu clic a una transformació del correu electrònic a la tasca del projecte o a la missatgeria instantània en un espai de treball compartit, seleccioneu les funcions adequades per al vostre equip virtual.

Wrike, Zoho Projects i Clarizen són tres opcions populars basades en la web per a la col·laboració de projectes que ofereixen característiques similars. Abans de comprometre's amb una única plataforma, prengui'ls per a una prova de prova per determinar quina és la més adequada per a les vostres necessitats.

Linia inferior

Els projectes realitzats no es materialitzen a través de la força de voluntat. Gastar massa diners en plataformes de gestió de projectes costoses que no aconsegueixen el treball no només perjudica la línia de fons de la vostra empresa, sinó que també retarda la productivitat i arrossega els terminis.

Torneu a fer el seguiment amb una plataforma de gestió de projectes que s'encarregui de tasques, visites generals, emmagatzema fitxers, ofereix una visió global dels membres de l'equip i proporciona reunions virtuals / missatgeria instantània senzilles des del mateix lloc.

Foto de la ferida embenada a través de Shutterstock