Com escriure una memòria formal amb tancaments i inicials

Escriure una memòria formal és una manera efectiva de comunicar-se dins d'una empresa. Escriviu la nota amb una veu autoritzada que té la intenció d'informar i no intimidar el lector. La informació suplementària inclosa amb la nota es coneix com un fitxer adjunt i els tancaments normalment s'inclouen amb lletres. Una memòria formal inclou seccions específiques i inclou, al final, les inicials de l'escriptor i de l'assistent. Encara que la majoria dels memos són d'una pàgina o menys, recordeu incloure un paràgraf de resum al final de la nota si és més llarg que una pàgina.

$config[code] not found

Creeu l'encapçalament de la nota, que inclou les seccions "A", "Des de" i "Assumpte". Decidiu qui necessita rebre una còpia de la memòria. Si incloeu fitxers adjunts, decidiu qui necessita obtenir els fitxers adjunts i qui només necessita una còpia de la memòria perquè coneguin la informació i que s'hagin distribuït els fitxers adjunts (per exemple, un administrador pot haver creat el fitxer adjunt i no necessàriament necessitarà una còpia). Incloeu els noms de tothom per obtenir la nota a la secció "A" de l'encapçalament. Les persones a qui voleu copiar van a la part "cc" de la memòria al final de la memòria. També hi pot haver persones a les quals vulgueu informar en privat de la nota. Aquests destinataris seran "còpia copejada". Se'ls lliurarà una còpia, però no es mostrarà públicament a les seccions "A" o "cc".

Escriviu el cos de la nota de manera clara i concisa. Utilitzeu el llenguatge directe i formal, però mantingueu la nota intimidant o despectiva. Les memòries més llargues han d'incloure encapçalaments de paràgraf per facilitar-ne la lectura.

Acaba la memòria. A la conclusió del cos de la memòria, les inicials de l'autor haurien d'aparèixer, amb les inicials de l'assistent després d'una barra "XX / ai". Les inicials de l'autor són majúscules; els assistents estan en minúscules. A continuació, dos espais a baix, haurien de ser la paraula "Adjunts (x)" amb el nombre d'adjunts inclosos entre parèntesis si hi ha més d'un. A continuació, indiqueu les persones que voleu copiar en carboni o "cc". Hauria d'estar en un format de llista. Les persones que no siguin còpies haurien d'escriure en les seves còpies manualment. Assegureu-vos d'incloure el "bcc" perquè sàpiguen que s'han copiat de manera anònima. L'autor de la memòria hauria d'iniciar-se amb el seu nom a la secció "De" de l'encapçalament abans que es distribueixi la nota.

Consell

Manteniu una còpia addicional o dos de la nota en un fitxer amb els fitxers adjunts en cas que algú més cal afegir a la llista de distribució.

Revisió de la memòria per errors tipogràfics que els corrector ortogràfics falten (form / from).

La majoria de programari de processament de textos inclou una plantilla de nota si la vostra empresa no ha especificat cap a utilitzar.

Avís

Assegureu-vos que inclogui tots els destinataris a la secció "A" de la memòria.

Memos només s'hauria d'utilitzar per a comunicacions internes de l'empresa. La comunicació amb proveïdors o clients s'haurien d'escriure en un format de carta.