No només generar un lloc de treball sense papers ajudeu a les empreses a estalviar diners i gastar menys, sinó que també els fa el camí per ser més respectuosos amb el medi ambient. Si esteu pensant a l'hora d'intercanviar els gabinets d'arxius amb muntanyes de documents per a un sistema sense paper, però no sabeu per on començar, feu un cop d'ull als 10 passos següents per anar sense paper.
Anar sense paper al treball
Compartir arxius digitalment
En comptes de confiar en la impressora per imprimir hordes de documents, compartiu fitxers amb companys a través de mètodes digitals, com ara Documents de Google. A més, com aquest servei gratuït a través de Gmail es guarda de forma contínua, els fitxers de treball mai es perdran, a diferència d'una fotocopiadora!
$config[code] not foundNick Candito, cofundador i conseller delegat de Progressly, va dir a les tendències de petites empreses que algunes maneres clau van ajudar sense fils a les empreses. Parlant de "adherència" i com la digitalització millora les pràctiques laborals, Candito va dir:
"No hi ha dubte que la digitalització millori la col·laboració. Quan tothom pugui accedir als documents essencials i recopilar la informació adequada per a la persona adequada quan sigui necessari, esteu engrasant les rodes del vostre motor de comunicació intraempresarial ".
Arxius de la botiga al núvol
Les empreses de totes les mides es basen en la paperassa, que aviat es configura com a requisits d'emmagatzematge fortes. En lloc d'omplir paperassa important en els gabinets de presentació, guardeu-los convenientment en sistemes basats en núvol, com Dropbox. Aquests sistemes digitals sense papers us estalviaran quantitats increïbles d'espai a l'oficina, per no dir que ajudaran a mantenir els documents vitals segurs.
Escaneja i no hi ha més fax
Els documents d'escaneig i enviament de fax requereixen l'ús del paper. Ajudeu al vostre negoci a ser sense paper utilitzant una aplicació d'escàner al vostre telèfon per escanejar documents. Els documents desats es poden convertir en PDF i compartir-los per correu electrònic.
Fomentar les comunicacions digitals
Fomenteu la vostra força laboral per adoptar una cultura de comunicació digital, on els antics mètodes de comunicació basats en paper, com ara les factures de correu i els paquets de pagament, es reemplacen per mètodes digitals com ara correus electrònics i missatges instantanis.
Basant-se en la comunicació digital en comptes de missatges en paper, us ajudarà a estalviar temps al vostre negoci. Les notes Candito, utilitzant fluxos de treball digitals en comptes de paper, permeten a la gestió "monitoritzar el vostre negoci i col·laboracions clau en temps real i amb vista a analitzar els colls d'ampolla per millorar-los i millorar els resultats".
Intercanvi de comptes de paper i comunicats per a ordinadors digitals
Tant si es tracta de factures d'energia, declaracions bancàries o factures de contractistes, totes les empreses generen factures i declaracions. Si les vostres factures encara es creen en paper, simplement sol·liciteu que s'envien digitalment. En termes generals, els gustos dels bancs i altres organitzacions prefereixen enviar comunicacions i enviaments digitals, ja que estalvia costos d'impressió i enviament.
Generar targetes de visita digitals
Les targetes de visita, encara que essencials, requereixen quantitats substancials de paper arborícola. En lloc d'augmentar la seva cartera amb un munt de targetes de visita, digitalitzeu la vostra targeta de visita. Hi ha un munt de programes i aplicacions disponibles, com ara Pearl Scan i CamCard, que escanegen targetes de visita i les converteix en un document digital.
Utilitzeu signatures electròniques
Fins i tot les nostres signatures es poden subscriure electrònicament. En lloc d'haver d'imprimir un document, signar-lo físicament amb un llapis i enviar-lo a un destinatari, les signatures es poden signar electrònicament, el que significa que no hi ha cap necessitat de paperassa molt costosa i costosa. Abode Reader es pot utilitzar per signar documents sense haver d'imprimir res.
Aquests mètodes digitals poden ajudar a millorar la seguretat d'un negoci. Candito diu: "Amb processos digitalitzats, identificar governança i controls d'accés, només les persones adequades poden accedir a determinats documents i sistemes".
Sift and Sort Paperwork existent
Per crear correctament una oficina sense papers, haureu de 'diluïr' alguns dels tràmits existents que poden haver estat asseguts a l'oficina durant els darrers 20 o fins i tot 30 anys. Dediqueu un matí, o més, a fer un pas a través de documents antics i determinar el que es pot fer a través de l'escorxador. L'eliminació de paperassa superflua des de l'oficina generarà més espai, a més de ser increïblement satisfactori.
Feu reunions sense papers
En lloc de lliurar fullets de paper a les reunions, utilitzeu projectors i tecnologia que transmeti la informació que voleu compartir d'una font visual.
Establiu el personal perquè sigui més intel·ligent de manera digital
Un negoci sense paper requereix alguns coneixements digitals. Des de tasques com l'enviament de documents per correu electrònic a sistemes basats en núvol per emmagatzemar fitxers, si la seva plantilla manca de visió digital, invertir el temps i els diners en l'entrenament, probablement sigui una inversió a llarg termini i d'una inversió gratificant i inestimable.
Segons Candito, el fet d'estar lliure de paper ajuda a optimitzar el rendiment i la conclusió d'una empresa, que indica:
"En definitiva, el que estàs fent servir per anar sense paper és una experiència millorada del client i, per tant, una línia de fons millorada.
Llançament de paper a la foto a través de Shutterstock
2 Comentaris ▼
