El paper dels ajudants administratius és donar suport al personal professional perquè puguin exercir els seus deures amb eficàcia. Ja sigui en organitzacions governamentals, empresarials o sense ànim de lucre, els administradors mantenen el tarannà de l'oficina tenint cura dels elements essencials com ara la documentació i els registres informàtics. Normalment també realitzen algunes tasques administratives, però les tasques específiques depenen del nivell de la feina i del tipus d'oficina.
$config[code] not foundResponsabilitats diàries
Els assistents administratius realitzen funcions com organitzar reunions, programar cites, mantenir el calendari d'oficina, respondre telèfons i corregir la correspondència. Mantenen arxius d'oficina i bases de dades i creen fulls de càlcul i presentacions d'ordinadors. Sovint les seves responsabilitats també inclouen la compra de subministraments i la gestió de la sala de subministrament.
Les seves tasques de servei al client inclouen la recepció dels visitants d'oficines i veuen que obtenen l'assistència que necessiten.
Deures addicionals
L'altra tasca dels ajudants administratius depèn sovint de la indústria en particular. A les oficines jurídiques, els administradors ajuden a preparar documents legals, mentre que a les oficines mèdiques facturen les companyies d'assegurances. A les oficines escolars, es mantenen els registres dels estudiants i es comuniquen amb els pares.
El nivell i el títol del treball determinen quina responsabilitat correspon a un assistent administratiu. Els administradors d'entrada es centren en funcions clericals i en tasques informàtiques bàsiques, però els administradors sèniors amb coneixements informàtics avançats solen assumir funcions administratives, incloent la supervisió del personal clerical i la formació de nous empleats. Els assistents administratius als executius també poden fer investigacions, escriure informes, prendre minuts en reunions, supervisar altres administradors i fer acords de viatge.
Coneixement i habilitats
La capacitat organitzativa és essencial perquè el treball principal de l'administrador és mantenir registres d'oficines i fer un seguiment de reunions i cites. Els administradors també han de poder comunicar-se bé en anglès de manera oral i escrita i realitzar una recerca a Internet. La feina requereix competència amb equips d'oficina, inclosos ordinadors, fotocopiadores, sistemes de telefonia, faxos i equips de videoconferència.
Depenent de la posició i la indústria, Els administradors necessiten proficiència amb diversos programes informàtics, com ara el correu electrònic, la comptabilitat, la base de dades, el full de càlcul i el programari de processament de textos.
Qualificació per al treball
Els assistents administratius necessiten un mínim d'un diploma de batxillerat que inclou classes de pràctiques d'oficina i programari informàtic. Una formació addicional en anglès i habilitats informàtiques és útil, i molts administradors han pres algunes classes tècniques o universitàries o tenen un títol associat. Els empresaris solen contractar nous contractes en els seus procediments d'oficina i el vocabulari de l'empresa en particular: per exemple, el vocabulari legal.
Els administradors poden aconseguir la certificació voluntària de l'Associació Internacional de Professionals Administratius. La certificació requereix de dos a quatre anys d'experiència, depenent de l'educació d'un administrador, i els sol·licitants també han de superar un examen.
